Como as pequenas empresas usam aplicativos da Web - e o que procurar

“Vinte anos atrás, quando você estava montando uma pequena empresa, precisava comprar um computador pessoal ou um pequeno servidor … e precisava ter um profissional de TI e executá-lo internamente.

A coisa certa para uma pequena empresa fazer agora é não ter computadores, exceto as coisas que estão nos desktops e nos smartphones das pessoas… e fazer tudo na nuvem. … Os componentes seriam um sistema de e-mail, um sistema de agendas, um sistema de automação da força de vendas e, em seguida, o material que é vertical para qualquer que seja o negócio deles. ”

Esses comentários capturam a mudança fundamental pela qual as pequenas empresas estão passando, na última década. Cada vez mais, as pequenas empresas estão fazendo a transição de nossas necessidades de computação para um modelo de "computação em nuvem". Embora não seja possível que todas as pequenas empresas eliminem servidores locais e usem softwares totalmente em nuvem, como sugere Schmidt, uma coisa é certa: gradualmente, ano a ano, estamos indo nessa direção.

Hoje, você não apenas pode receber aplicativos de e-mail e agenda "na nuvem", mas também pode encontrar vários outros aplicativos de negócios:

• criação, planilha e apresentação de documentos
• Aplicativos de RH e folha de pagamento
• gestão de inventário
• contabilidade
• aplicativos de faturamento e pagamento
• serviços de marketing por email
• aplicativos de gerenciamento de projetos
• Software de CRM
• Central de Ajuda
• e muito mais

Na verdade, o Small Business Web lista 26 categorias diferentes de aplicativos de software baseados na Web em seu diretório de quase 200 aplicativos para pequenas empresas.

Vantagens da computação em nuvem

O crescimento da computação em nuvem é definitivamente positivo para as pequenas empresas, devido às suas principais vantagens de economizar dinheiro.

Geralmente, não há grandes despesas iniciais na forma de uma pesada licença de software. Em vez disso, você paga uma taxa de serviço mensal muito menor. Isso permite distribuir seus custos e facilita o fluxo de caixa.

Você também está aliviado da complexidade e do custo de carregar e manter software em seus próprios computadores. Tudo o que você precisa é de computadores para que os usuários finais acessem o aplicativo com uma conexão à Internet e um navegador da Web. E, como você não precisa manter o software internamente, pode conviver com uma equipe de TI menor (ou talvez sem problemas sem a necessidade de TI interna).

O que considerar ao escolher um aplicativo na nuvem

Mas à medida que mais softwares se movem para a nuvem, certas considerações assumem maior importância. Aqui estão 3 coisas a considerar ao escolher aplicativos de software baseados na Web

(1) O aplicativo de software se integra a outros softwares ou aplicativos que temos? - A maioria dos aplicativos costuma fazer um conjunto restrito de funções. Se você está tentando automatizar toda a sua empresa ou automatizar um processo de ponta a ponta, provavelmente terá que juntar vários aplicativos de software de diferentes provedores. Se os serviços de software on-line não interoperarem entre si, você e sua equipe poderão acabar fazendo o trabalho manual para mover dados de um sistema para outro por meio de planilhas ou digitando as mesmas informações em vários sistemas. Ou você terá que arcar com o custo de pagar pelo desenvolvimento de software para fazer com que diferentes pacotes interoperem.

O Small Business Web ajuda com alguns desses problemas. Em seu diretório, indica quais aplicativos de software se integram a outros aplicativos de software. Ele também indica se há uma API publicada - assim, se você tiver que codificar algum software para mover dados de um aplicativo para outro ou integrar dois pacotes de software, a tarefa será mais fácil, mais barata e mais rápida.

(2) Quão seguros são nossos dados? - Com os serviços de software baseados na Web, seus dados usados ​​nos aplicativos estarão em um servidor em algum lugar “na nuvem”. Em outras palavras, seus dados estarão nas mãos de outra empresa. Informe-se da empresa o que eles fazem para manter os dados seguros e privados.

É uma questão importante para perguntar, mas é difícil obter respostas que você possa verificar. Uma maneira de se satisfazer é pesquisar no Google para ver se houve denúncias públicas de violações de segurança envolvendo a empresa. Além disso, considere o tamanho do provedor de software. Grandes empresas tendem a ter requisitos de auditoria e seguro que os obriguem a avaliar seus processos e a implementar salvaguardas contra violações de dados. Pequenos provedores e startups podem ter políticas e procedimentos mais frouxos (ou inexistentes) para lidar com seus dados.

(3) O fornecedor estará por perto para o longo prazo e continuará apoiando e aprimorando o aplicativo? Isso é importante para solicitar qualquer software, mas assume um novo significado quando uma empresa possui seus dados confidenciais. Você precisa ter alguma garantia de continuidade com o software, para que não sofra interrupções em seus negócios. Veja o histórico do fornecedor. Há quanto tempo o fornecedor está por perto? Se houver um fórum de produtos ou fóruns de clientes, há muitas reclamações não resolvidas? Existe evidência de aprimoramentos contínuos? Investigue antes de se comprometer, pois pode ser mais difícil mudar mais tarde.