Por que a folha de pagamento é uma função que você deve terceirizar

“… Uma empresa tinha uma pessoa executando todas as funções de processamento da folha de pagamento. A empresa agora terceiriza as funções como resultado de pensar no futuro. Eles optaram por terceirizar as funções para reduzir o risco da folha de pagamento não ser processada, para gerenciar o crescimento antecipando o aumento das responsabilidades de folha de pagamento que serão necessárias à medida que a empresa cresce e contrata mais funcionários e para acompanhar a tecnologia, como cartões de pagamento. e depósito direto. ”

Idealmente, a terceirização alcança três objetivos principais:

• Libera tempo e recursos para se concentrar mais no seu core business.
• Isso dá a você acesso a mais tecnologia e experiência para executar bem a folha de pagamento.
• Reduz custos e riscos.

Vamos examinar cada um desses benefícios com mais detalhes e o que eles significam.

1. Foco melhor no seu core business

A folha de pagamento é uma daquelas funções críticas que podem não aumentar diretamente as vendas. Mas mal feito, pode colocar seus negócios em um mundo de dor.

E acima de tudo, pode minar o tempo e a atenção internos das atividades principais.

As empresas têm que cumprir uma ampla gama de leis quando se trata de funcionários - federais, estaduais e locais. Leva tempo e atenção consideráveis ​​aos detalhes para lidar com eles.

Existem os requisitos legais óbvios, como relatórios de impostos e remessas. Existem requisitos sobre impostos retidos na fonte do salário do empregado e também o cálculo da parte dos impostos do empregador. Em alguns casos, há requisitos de arquivamento eletrônico. Você também precisa saber quando arquivar - nos níveis federal, estadual e local.

Os impostos, no entanto, são apenas o começo.

“Como empregador, você também precisa entender as leis de salário e hora. Por exemplo, você precisa saber quando é necessário pagar horas extras ”, disse Andy Childs, vice-presidente da Paychex, em uma recente entrevista à Small Business Trends. A Paychex é um dos maiores serviços de folha de pagamento do país, atendendo a quase 600.000 empresas de pequeno e médio porte. As regras de salário e hora, disse Childs, podem ser altamente técnicas.

Em seguida, pode haver novos requisitos de relatório de contratação e requisitos do estado em relação à compensação de desemprego e ao seguro de compensação de trabalhadores.

Childs enfatizou que uma questão ainda maior é a inesperado obrigações de tempo.

“Você pode reservar um certo tempo a cada semana para executar a folha de pagamento. Então você recebe uma surpresa inesperada na forma de um aviso do IRS. Mas não é apenas que o IRS esteja notificando que você deve uma multa. Agora você tem que passar por seus registros e investigar para determinar se você realmente cometeu a infração. De repente você está envolvido em uma resolução de litígios ”, disse Childs.

E isso nunca acontece em um horário conveniente para um pequeno empresário, acrescentou ele.

2. Tenha acesso a experiência e tecnologia

Outra razão para terceirizar é ter acesso a conhecimento e tecnologia.

Os empregadores têm que lidar com quase 10.000 jurisdições fiscais federais, estaduais e locais nos Estados Unidos. Embora a maioria das pequenas empresas não tenha que cumprir cada uma dessas jurisdições, ainda aponta para a complexidade das leis. E todos os anos centenas de novas leis e regulamentos são promulgadas.

Para pequenas empresas do lado maior (50 funcionários em tempo integral e até), a Affordable Care Act por si só impõe relatórios e requisitos de conformidade consideráveis. Quando perguntado por um exemplo, Childs apontou para o IRS Forms 1094-C e 1095-C. Esses formulários exigirão que os empregadores certifiquem se ofereceram aos funcionários em tempo integral a oportunidade de se inscreverem em um seguro que ofereça cobertura mínima essencial.

"Estas não serão formas simples para completar", acrescentou Childs. (A Paychex criou um centro de recursos on-line para obrigações de reforma da saúde devido à complexidade da lei.)

Tão importante quanto a especialização é a nova tecnologia. Os empregadores contam hoje com tecnologia para operar com mais eficiência. À medida que um negócio cresce, os empregadores têm mais registros de funcionários para manter e também precisam de mais relatórios. A falta de tecnologia se torna um obstáculo à expansão do crescimento dos negócios.

Os funcionários também esperam tecnologia. Os funcionários de hoje querem opções como depósito direto e acesso de autosserviço às informações da folha de pagamento on-line. Os empregadores que não puderem fornecer essas opções podem estar em desvantagem competitiva.

Além disso, a explosão do uso de dispositivos móveis está gerando um novo nível de expectativa tecnológica. O uso de dispositivos móveis ainda é incipiente quando se trata de folha de pagamento, mas está "crescendo rapidamente no Paychex", disse Childs.

Os empregadores estão usando dispositivos móveis para analisar determinados relatórios e procurar informações, como quanto dinheiro eles precisam ter no banco nas datas da folha de pagamento, observou ele. Os funcionários também estão começando a usar aplicativos móveis para verificar seus próprios registros.

Childs espera que o uso móvel da folha de pagamento continue a crescer, porque libera os proprietários e gerentes de empresas para deixar o escritório.

"Com os aplicativos de folha de pagamento para celular da Paychex, você pode fazer quase qualquer coisa na praia, se quiser", acrescentou Childs.

3. Reduzir Custos e Riscos

A folha de pagamento de terceirização também pode ajudar na redução de custos e na limitação de riscos. Em média, disseram Childs, as empresas estão pagando demais seus funcionários em cerca de 4% por causa das diferenças entre o tempo do empregado e um registro de tempo preciso.

"Basta ter um tempo mais preciso e a solução de manutenção de registros de atendimento pode economizar dinheiro", acrescentou. (Paychex tem uma calculadora de economia de custos aqui.)

Então você tem as possíveis penalidades por violar os relatórios e outros requisitos. De acordo com dados do IRS, 40% das pequenas empresas pagam uma multa média de US $ 845 por ano por registros atrasados ​​ou incorretos, observou Childs.

Hoje existem soluções terceirizadas para empresas tão pequenas quanto um funcionário, aponta Childs. As soluções são acessíveis, a partir de menos de US $ 50 por mês para pequenas empresas, dependendo das necessidades.

Um bom provedor de folha de pagamento oferece recursos que vão além do que você pode fazer sozinho. Se você não considerou uma solução terceirizada antes, faça este ano o ano em que você mudar. Ele proporcionará tranqüilidade para você como proprietário e liberará tempo na sua empresa.

Dicas para escolher um provedor de folha de pagamento terceirizado

Se você está pensando em terceirizar a folha de pagamento, é certo que você deve típicos três pontos você olharia ao escolher qualquer tipo de provedor:

• preço
• serviço
• reputação

Mas quando se trata de folha de pagamento, há outros pontos a considerar também:

Segurança e confiabilidade do provedor

Você está fornecendo ao provedor da folha de pagamento os nomes, endereços, números da previdência social e números de conta bancária de seus funcionários. Você está dando uma procuração para fazer registros em seu nome.

Vá com um provedor que é financeiramente forte com bons controles no lugar.

Caso contrário, você poderia encontrar sua empresa em uma ligação, como algumas empresas da Carolina do Sul, depois que um pequeno provedor de folha de pagamento familiar foi acusado de roubar US $ 11 milhões de clientes.

Em 2014, os clientes da Employee Services Net ficaram chocados ao descobrir que o provedor da folha de pagamento usara seu dinheiro para financiar estilos de vida pessoais luxuosos, em vez de remeter para as autoridades tributárias. Esses clientes - todas as pequenas empresas - se viram diante de uma ação do IRS. Por quê? Porque em última análise, o empregador é responsável, mesmo se o provedor da folha de pagamento rouba deles. (O IRS tem dicas para proteger sua empresa se você terceirizar a folha de pagamento.)

Track Record servindo empresas como o seu

O provedor da folha de pagamento tem um histórico sólido de servir as empresas do seu tamanho? O provedor tem experiência em seu setor?

Ofertas de serviços complementares

Considere os serviços mais amplos que você pode precisar à medida que sua empresa cresce, como benefícios e serviços de RH. A empresa de folha de pagamento será capaz de fornecer isso?

Capacidades de conformidade regulamentar

O provedor da folha de pagamento tem os recursos para acompanhar as crescentes leis e regulamentos sobre emprego, saúde e impostos?

Tecnologia

Avalie a tecnologia da empresa de folha de pagamento, incluindo a disponibilidade móvel. A empresa de folha de pagamento está investindo em novas tecnologias? Eles conseguem acompanhar a tecnologia à medida que cresce a demanda por ela no lado do empregador e dos funcionários?

Interfaces Contabilistas

O seu contador pode obter acesso fácil à sua folha de pagamento e registros relacionados para fins de reconciliações e declarações fiscais?

Imagem da folha de pagamento via Shutterstock