Não há nada pior do que uma reunião de trabalho aborrecida. Todos os dias, existem cerca de 25 milhões de reuniões somente nos Estados Unidos. Para facilitar essas reuniões, os gerentes médios tendem a perder cerca de 35% de seu tempo no escritório - enquanto alguém na alta administração provavelmente perderá quase metade de seu tempo nas reuniões.
Esses compromissos de tempo elevado valeriam a pena se todas essas reuniões gerassem grandes idéias, mas estima-se que 67% das reuniões sejam geralmente classificadas como baixas - gastando mais de US $ 37 bilhões por ano em produtividade perdida.
$config[code] not foundTendo isso em mente, só faz sentido tentar reduzir as reuniões inúteis. E se você é proprietário de uma pequena empresa sem uma resolução de Ano Novo para melhorar a maneira como as coisas são administradas na sua empresa, remover reuniões aborrecidas da sua semana de trabalho pode ser a maneira perfeita de melhorar o moral e começar 2017 com um estrondo.
Como reduzir o tempo gasto em reuniões
Para ajudar você a começar, veja aqui 15 maneiras de eliminar ou agilizar todas as suas reuniões de 2017:
Traga uma agenda
Um dos maiores timewasters em qualquer reunião é a falta de propósito. Para manter as coisas no ritmo certo, verifique se você tem uma agenda detalhada para orientá-lo em sua reunião o mais rápido possível.
Leve para fora
Se você está fazendo o check-in com uma pequena equipe, uma das melhores maneiras de engajar personalidades e fazer com que as pessoas falem é levando a reunião para fora. Não só um pouco de ar fresco e luz do sol acordam os colegas e fazem o sangue fluir, mas também estimulam o pensamento criativo. Uma mudança no ambiente quase sempre gerará uma mudança na forma como os trabalhadores pensam e colaboram.
Levante-se e mova-se
Uma maneira de reduzir os tempos de reunião é colocar todo mundo de pé e mexer-se. Ao remover as cadeiras de suas reuniões, os funcionários geralmente estão mais inclinados a falar com qualquer coisa importante e arquivar tópicos que desperdiçam tempo em outro momento. Se você realmente quiser incutir uma sensação de urgência e tiver espaço, convença os funcionários a falar em movimento.
Traga Guloseimas
As reuniões de almoço ganham uma má reputação por serem assuntos chatos e duradouros. Mas conseguir membros da equipe em torno de uma mesa pode realmente ser uma das melhores maneiras de incentivá-los a falar abertamente uns com os outros. A comida tende a unir as pessoas, e sempre faz as pessoas falarem - e assim, se suas reuniões tendem a ser preenchidas com silêncios constrangedores, tente atrair os trabalhadores com um pouco de pizza (ou algo um pouco mais saudável).
Tenha paciência
Normalmente, é preciso apenas um gerente intermediário e três perguntas estúpidas para transformar um rápido check-in em uma reunião horrível de duas horas. Uma das melhores maneiras de manter os membros da equipe e os executivos em tarefa durante uma reunião é pegar um cronômetro, configurá-lo por 15 minutos e informar a todos que quando o tempo acabar, a reunião termina. Isso não apenas ajudará você a aprender a explicar as coisas de maneira mais concisa, mas os funcionários gostarão de saber quando eles poderão voltar a ela.
Break it Up
Se você realmente não puder escapar de uma reunião de quatro horas, isso tornará a vida muito mais fácil e agradável se você conseguir dividi-la em capítulos distintos. No início da reunião, informe aos colegas que você lidará com isso em alguns trechos pequenos. Use cada parte para abordar um grupo de problemas e interrompa após cada problema ser resolvido, a fim de fazer o check-in com outras equipes, obter um pouco de ar fresco e reagrupar-se.
Pare de usar o PowerPoint
Mesmo em 2017, o PowerPoint ainda é praticamente sinônimo de negócios. Usamos o PowerPoint para tudo - desde relatórios de despesas e vendas até atualizações de marketing. E embora possa ser incrivelmente útil, você não pode negar que está um pouco cansada. Não há nada pior do que embaralhar em uma sala de conferência e assistir seu gerente de linha fazer uma apresentação de 30 slides - portanto, se você quiser manter seus colegas acordados, mantenha as luzes acesas e se envolva verbalmente. Isso manterá todo mundo acordado e as idéias fluindo.
Planejar com antecedência
Um dos maiores timewasters em reuniões está esperando que as pessoas ofereçam sugestões e questões para levantar. Para perder os silêncios constrangedores e fazer com que todos saiam da sala com mais rapidez, incentive todos os participantes a comparecerem à mesa com pelo menos uma ideia ou ponto de conversa antes mesmo de a reunião começar.
Pressione Record
Se você está tentando passar rapidamente por uma reunião, é fácil que alguns pontos de ação se percam na briga. Isso geralmente leva a muitas perguntas de acompanhamento, já que você está tentando tirar todo mundo da sala e pode ser uma grande perda de tempo. Se você está preocupado em abandonar as perguntas, vale a pena gravar a reunião em seu telefone e depois enviar o arquivo de áudio para todos os participantes depois que você quebrar. Dessa forma, todos sabem o que precisam fazer e quando isso é necessário.
Frases De Pipoca
Quer ter certeza de que todos estão contribuindo? Leve-o de volta para a escola primária e faça com que sua equipe se envolva em um pouco de pensamento de pipoca. Comece uma frase, faça um círculo e peça a cada membro da equipe que termine a frase para divulgar suas idéias. Isso não apenas manterá as pessoas envolvidas, mas também forçará os trabalhadores a pensar fora da caixa para contribuir.
Tome um suporte
Se você costuma encontrar sua equipe perdendo horas tentando tomar decisões em grupo aparentemente simples, tente tirá-los do sério e, literalmente, tomar uma atitude para chegar a uma decisão. Desenhe uma linha no meio da sala e peça a cada trabalhador que fique de pé no lado que corresponda à sua opinião. Então, use isso como um trampolim rápido para forçar todos a racionalizar sua escolha e seguir em frente.
Dê a todos um emprego
Outra maneira de garantir que as coisas sejam feitas rapidamente em cada reunião é dar a cada participante um trabalho para realizar nessa reunião. Por exemplo, peça a uma pessoa para tomar notas, uma para manter a hora e outra para levar lanches. Ao dar a cada pessoa seu dever de realizar, a reunião deve ser mais tranqüila e os indivíduos mais focados.
Ir virtual
Você está gastando muito tempo viajando entre escritórios e locais para se reunir com equipes? Pare de correr de um lugar para outro e comece a usar ferramentas como o Skype, o Google Hangouts ou o FaceTime. Dessa forma, os funcionários podem entender o que você procura e o que eles precisam fazer sem sair de suas estações de trabalho.
Pare de falar
Se você acha que muitas de suas reuniões estão se tornando monólogos inúteis, provavelmente é porque suas reuniões são monólogos inúteis. Diga o que você precisa dizer, desligue-se e pergunte a todos o que eles pensam. Isso não apenas reduziria o tempo gasto em reuniões, mas também daria aos outros a oportunidade de expressar seus próprios pensamentos e trazer novas ideias para a mesa.
Tentativa e erro
No final do dia, não há duas empresas iguais. O que funciona para suas reuniões pode não funcionar para outras empresas, e você precisará fazer um pouco de tentativa e erro para descobrir que tipo de reunião funciona melhor para você e sua equipe. Apenas lembre-se de ser paciente e focado em descobrir as maneiras perfeitas de tornar suas reuniões mais rápidas e menos dolorosas.
Foto da reunião via Shutterstock
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