Reuniões destinadas a trabalhar em direção a uma solução específica podem tornar-se mais uma sessão de brainstorming improdutiva do que qualquer outra coisa. É por isso que pedimos a 13 empresários do Young Entrepreneur Council (YEC) a seguinte pergunta:
“Qual estrutura posso usar para tornar as reuniões programadas para solução de problemas mais eficazes?”
Como tornar as reuniões mais eficazes
Use o Business Model Canvas
$config[code] not found“O Business Model Canvas é um processo que aborda de forma holística a natureza multifacetada do desenvolvimento de soluções empresariais bem-sucedidas. Ele alinha sistematicamente os interesses das partes interessadas de seus clientes para sua cadeia de suprimentos e investidores, o que ajuda a produzir soluções viáveis e acionáveis. ”~ Christopher Kelly, Convene
Derrubar as paredes
“Muitas vezes, as reuniões para solução de problemas são eventos rígidos e coordenados. Em vez de aderir a uma abordagem estruturada, encontre alguém que seja competente em tomar boas notas e permita que sua equipe "confunda" a maneira antiga: em uma sala, conversando sem ter que segurar uma corneta comunitária e resolver problemas por comissão. ”~ Nathan Hale, Primeiro Mercador Americano
Adicionar responsabilidade
“Nós resolvemos muitos problemas técnicos em nossa organização que têm a ver com integrações personalizadas. A estrutura que funciona para nós é: analisar, discutir, sugerir, recapitular, resolver, acompanhar. Analisamos todos os problemas antes de uma reunião e discutimos brevemente (30 minutos no máximo). Sugestões para soluções são então reunidas e recapituladas. Nós implementamos, registramos e acompanhamos as resoluções. ”~ Duran Inci, Optimum7
Faça todos se levantarem para toda a reunião
“As pessoas não gostam de defender períodos de tempo desnecessários. Não é natural. Na InGenius Prep, Joel Butterly impôs essa regra e nos obrigou a abordar questões em reuniões com eficiência e encerrar com pontos de ação concretos. Os prazos podem ser muito inflexíveis e o tempo ilimitado é a pílula venenosa da produtividade. Então, levante-se. ”~ David Mainiero, Prep InGenius
Defina a única coisa que você deseja realizar
“Aqui está a estrutura que usamos para nossas reuniões: Defina a única coisa que você deseja realizar durante a reunião. Certifique-se de que o resultado seja claro. Siga a única coisa com três pontos de discussão. Isto é como as três pontas de uma declaração de tese. Quais são as três coisas que você discutirá para realizar a única coisa? Defina a agenda antes do tempo. ”~ Jon Tsourakis, Revital Agency, LLC
Certifique-se de que todos tenham ouvido
“Estudos mostram que a participação igualitária é fundamental para projetos envolvendo trabalho em equipe. Até mesmo os membros dominantes da equipe ganham ouvindo, e os membros da equipe mais reservados geralmente têm ótimas ideias que simplesmente não são ouvidas. Tente marcar uma reunião que desencoraje o julgamento aberto ou use um temporizador para que todos possam falar sem interrupção. ”~ Brandon Stapper, 858 Graphics
Mantenha-os curtos e estruturados
“Numerosos estudos mostraram que nossa atenção começa a diminuir após 20 minutos. É por isso que tenho um ponto de desligamento restrito de 20 minutos para as reuniões. Para garantir que tudo seja realizado em pouco tempo, também faço reuniões altamente estruturadas. Ao invés de tagarelar, eu fiz com que todos os funcionários dessem sua opinião sobre um problema, e então chegamos a uma decisão rápida juntos. ”~ Elle Kaplan, Lexion Capital
Venha preparado para discutir soluções, não problemas
“Todos os jogadores da empresa devem bloquear horas para diagnosticar o problema, comparecer à reunião com soluções razoáveis e, em seguida, usar uma reunião apenas para criar adesão ou obter feedback. Desta forma, os participantes podem ajustar uma ideia, em vez de gastar um tempo valioso de brainstorming. Além disso, você pode usar ferramentas como e-mail, Slack ou Trello para manter as conversas breves e fora da sala de reunião. ”~ Jake Dunlap, Skaled
Dê à sua equipe um novo quadro de referência
“Se você acha que resolver problemas significa trancar todos em uma sala indefinidamente, então olhe para um gráfico de visão. Não pestaneje a menos que a secura acesa melhore (em vez de embaçar) a sua visão. O fato é que estímulos monótonos (mesmo os de um enigma desafiador) entorpecem a mente. Então, tente uma mudança de cenário. Novas coisas podem levar a novas formas de pensar e levar a epifanias críticas. ”~ Manpreet Singh, TalkLocal
Comece com um problema claramente definido
“Brainstorming tende a não funcionar muito bem. A chave é definir bem o problema e, em seguida, falar sobre estratégias específicas que você pode colocar em prática agora para construir uma solução. Não importa quão pequena ou tola seja. É melhor que todos os envolvidos possam agir agora do que elaborar o plano perfeito. ”~ Thomas Smale, FE International
Aceite mais de uma solução
“Quando uma reunião de solução de problemas estiver em sessão por 15 minutos, mais de um membro de sua equipe terá uma ideia de como avançar. Seu maior trabalho como líder é filtrar as opções que foram apresentadas. Encontre suas compatibilidades e limitações. Deixe que cada membro saiba que seu ponto de vista será respeitado e testado. ”~ Cody McLain, SupportNinja
Fique focado em três metas
“Um processo de três etapas para reuniões eficazes de resolução de problemas pode fazer a diferença entre o caos e o sucesso. A chave é deixar claro o objetivo da reunião e manter todos focados em cada etapa. Etapa 1: identifique o problema. Etapa 2: defina o que está atrasando você. Etapa 3: concorde com uma solução. Se possível, um facilitador de reunião neutro pode ajudar a manter todos focados e no caminho certo. ”~ Nicole Munoz, Comece a Classificar Agora
Faça todos fazerem o dever de casa
"Se tivermos um problema que precisamos resolver, vou enviar uma mensagem à equipe sobre as informações gerais e alguns pontos que acho que devemos focar e pedir que façam um brainstorming e tragam suas anotações. Dessa forma, não estamos perdendo tempo com o problema e podemos ir direto ao ponto de descobrir soluções. Nós nos concentramos em um problema, mesmo que surja outro em nossas discussões, para que a conversa não seja prejudicada. ”~ Micah Johnson, GoFanbase, Inc.
Foto da reunião via Shutterstock
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