E-mails podem ser importantes, mas se você não se comunicar da maneira certa, poderá prejudicar seus negócios.
Existem algumas regras e diretrizes de etiqueta de e-mail comercial que você pode seguir para garantir que sua comunicação por e-mail seja sólida. Aqui estão 50 dicas.
Dicas de etiqueta de e-mail comercial
Ter um endereço de e-mail profissional
Antes mesmo de começar a enviar por e-mail, você precisa ter certeza de que seu endereço de e-mail é apropriado. O ideal é que você tenha um endereço de e-mail oficial que termine com o URL da sua empresa. Mas se você usar uma conta pessoal do Gmail ou algo semelhante, apenas certifique-se de que seja simples com seu nome ou suas iniciais, em vez de tentar ficar bonitinho ou engraçado.
$config[code] not foundIncluir uma linha de assunto direto
Em cada email, você deve incluir uma linha de assunto que reflita com precisão o conteúdo do email. Apenas um resumo de poucas palavras dará ao destinatário uma ideia do que esperar antes de realmente ler sua mensagem.
Use somente "Responder a todos" quando necessário
Quando você recebe e-mails que incluem todos em sua organização ou até mesmo algumas pessoas, você pode se sentir tentado a incluir todos em sua resposta. Mas isso pode levar a muito tempo perdido para as pessoas se a mensagem não for relevante para elas. Por isso, tenha cuidado e responda apenas quando for absolutamente necessário.
Revisar
Você não quer perder tempo criando uma ótima mensagem de e-mail apenas para ficar repleta de erros ortográficos e gramaticais. Portanto, tire um minuto para revisar e verificar a ortografia antes de enviá-lo para que você possa detectar possíveis erros.
Releia para Tom
Mas você também deve realmente ler sua mensagem com uma idéia de como seu destinatário a lerá. Às vezes, o tom pode se perder no e-mail. Então, apenas certifique-se de ler como você pretende.
Mind Your Manners
E, claro, você deve incluir gentilezas como por favor e obrigado em cada mensagem.
Mantenha-o mais formal para clientes / superiores
Existem muitos níveis diferentes de formalidade quando se trata de e-mail. Portanto, certifique-se de considerar seu relacionamento com cada pessoa antes de ficar confortável demais. "Hey guys" pode ser uma saudação apropriada para seus amigos. Mas quando se lida com clientes, você provavelmente quer mantê-lo um pouco mais profissional.
Use a formalidade para novos contatos
Da mesma forma, é uma boa ideia manter as coisas bem formais com as pessoas que você está enviando pela primeira vez, até conhecê-las o suficiente para alterá-las.
Use uma saudação aceitável
Mais especificamente, você deve considerar as saudações que você usa para cada pessoa. Geralmente, você deve manter "Hey …" para pessoas que você conhece muito bem. "Olá" e nomes completos são mais apropriados para clientes ou contatos iniciais.
Atenha-se ao ponto
No corpo real do seu email, você deve mantê-lo o mais curto possível. Não faça o destinatário ler um romance apenas para descobrir qual é o seu ponto principal.
$config[code] not foundQuebrar Mensagens Longas
Se você tiver vários pontos para fazer, divida o texto com parágrafos ou números diferentes para facilitar a leitura.
Seja claro com seu apelo à ação
Você também deve considerar o que deseja que o destinatário faça com sua mensagem. Se você estiver procurando por eles para responder com uma informação específica, diga-lhes isso logo no final do seu e-mail.
Use os cuidados com acrônimos e jargão
Se você incluiu qualquer acrônimo ou jargão específico do setor em seus e-mails, considere o conhecimento do destinatário. Se você estiver lidando com clientes em diferentes setores, por exemplo, convém incluir um pouco mais de informações do que você faria com seus colegas de trabalho.
Considere seu fechamento
Em seguida, no final de cada e-mail, você precisará escolher uma declaração de encerramento apropriada. Use algo como "obrigado" ou "melhor" para e-mails comerciais.
Incluir um bloco de assinatura
Você também pode incluir um bloco de assinatura que inclua mais algumas informações na parte inferior de seus e-mails. Inclua seu nome e algumas informações de contato.
Anote todos os anexos
Se você estiver anexando algum documento a um e-mail, informe ao destinatário o que é, para que ele não precise abri-lo apenas para descobrir.
Não esqueça de anexar
Também é bastante comum as pessoas dizerem que estão anexando algo e depois esquecem de fazer isso. Então verifique novamente antes de enviar.
Verifique o tamanho do arquivo
Mas tenha cuidado ao anexar arquivos grandes. Só faça isso quando for absolutamente necessário. Ou você pode tentar redimensionar fotos ou dividir o arquivo em partes menores para torná-lo mais gerenciável.
Zip Large Files
Quando tiver que anexar arquivos grandes, coloque-os em um arquivo.zip para facilitar o recebimento do arquivo.
Pergunte sobre esses acessórios em primeiro lugar
Também é uma boa prática perguntar ao seu destinatário se não há problema em enviar um arquivo grande com antecedência. E então descubra quando seria a melhor hora para você enviar tal arquivo.
Informe-se sobre os tipos de arquivo
Além disso, verifique e veja a quais programas seus destinatários têm acesso, para ter certeza de que eles poderão abrir os anexos enviados.
Envie PDFs quando possível
Mas os arquivos PDF são simples de visualizar em qualquer tipo de dispositivo. Então, se possível, envie PDFs em vez de arquivos que exijam um programa específico.
Não abra anexos de pessoas que você não conhece
Do outro lado dessa equação, quando você recebe um anexo em um e-mail que você não esperava, tenha cuidado ao abri-lo. Se você não tiver certeza sobre alguma coisa, pergunte ao remetente sobre o anexo antes de abri-lo.
Não compartilhe informações confidenciais
Como os e-mails são tão fáceis de encaminhar e compartilhar ou enviar acidentalmente para a pessoa errada, esse não é o formato correto para o compartilhamento de informações confidenciais ou confidenciais.
Use cautela com humor
Você também pode ser tentado a adicionar um pouco de diversão ou humor aos seus e-mails. Mas, como pode ser difícil decifrar o tom nos e-mails, certifique-se de que seja muito claro ou mantenha as piadas para as pessoas com quem você se sente bem.
Fique longe de fontes bobas
E-mail também não é o lugar certo para você ser criativo com elementos de design. Stick com fontes que são clássicas e fáceis de ler.
Ficar com preto e branco
Da mesma forma, fique longe de cores de fontes exclusivas e padrões de fundo. Clássico preto e branco é o mais fácil de ler.
Limitar o uso de pontos de exclamação
Pontos de exclamação podem ajudá-lo a transmitir uma sensação de excitação ou ênfase. Mas não os use em excesso ou sua mensagem não parecerá tão profissional.
Use cuidado com todos os tampões
Todas as tampas também podem adicionar alguma ênfase. Mas também pode parecer um grito. Então, a menos que seja realmente necessário, considere o uso de itálico ou algo assim.
Use apenas emoticons com certas pessoas
Quando se trata de smileys e emoticons, mantenha-os em conversas com amigos e colegas de trabalho que você sabe que não interpretam mal ou os vê como pouco profissionais.
Considere diferentes culturas e idiomas
Às vezes você também pode se corresponder com pessoas de diferentes culturas ou origens. Portanto, lembre-se de considerar isso ao criar suas respostas para não ofender ou confundir ninguém.
Volte Antes de Enviar Mensagens Emocionais
Se você se encontrar em uma situação na qual você tem que enviar um e-mail com raiva ou de outro modo emocional, crie sua mensagem e, em seguida, afaste-se por algum tempo para limpar sua mente. Em seguida, revisite a mensagem mais tarde para se certificar de que é realmente o que você quer dizer.
Responder a mensagens acidentais
Nas situações em que você recebe um e-mail que não foi destinado a você, responda ao remetente para que ele seja informado rapidamente.
Confirme o recebimento de mensagens que você não consegue obter imediatamente
E se você receber um e-mail destinado a você, mas não for algo de que possa responder imediatamente, basta informar ao remetente que você o recebeu e quando será possível acessá-lo.
Iniciar uma nova cadeia de e-mail para novos assuntos
Ao enviar e-mails para alguém com quem você se corresponde com frequência, pode ser tentador manter apenas uma corrente funcionando continuamente. Mas isso pode dificultar que você mantenha suas conversas organizadas. Então inicie uma nova cadeia para cada novo assunto.
Somente encaminhar mensagens quando necessário
O encaminhamento pode ser um recurso útil para usuários de email. Mas também pode ser usado em excesso. Portanto, antes de encaminhar qualquer mensagem, certifique-se de que ela seja realmente necessária para que você não esteja bombardeando pessoas com e-mails.
Adicionar uma mensagem pessoal ao encaminhar
Quando você achar necessário encaminhar e-mails, adicione uma mensagem pessoal na parte superior para explicar, em vez de apenas avançar e fazer com que o destinatário leia todo o e-mail sem contexto.
Verificar o conteúdo antes de encaminhar
E se você estiver encaminhando uma notícia ou qualquer tipo de informação que não possa ser atestada pessoalmente, faça uma pesquisa rápida para verificar a exatidão, para que você não perca tempo com informações que não estão corretas.
Não adicione pessoas a listas de e-mail que não se inscreveram
Se você tem cadeias de e-mail de grupo ou listas para as quais você envia e-mails regularmente, adicione apenas pessoas a essa lista se elas lhe deram permissão.
Educadamente Peça para ser retirado de listas que você não se inscreveu para
E se você já foi adicionado a uma lista para a qual não se inscreveu, não tenha medo de entrar em contato com o remetente e pedir educadamente para ser retirado.
Dê às pessoas tempo suficiente para responder antes de enviar lembretes
Se você enviou um e-mail e não recebeu uma resposta, envie um lembrete rápido. Apenas certifique-se de ter dado à pessoa um ou dois dias para responder, dependendo de quanto tempo isso normalmente leva.
Verifique sua pasta de spam
Também é uma boa ideia verificar sua pasta de lixo eletrônico ou spam antes de enviar e-mails de lembrete para as pessoas, caso elas já tenham sido enviadas.
Use mensagens ausentes quando em férias
Quando você sair de férias ou sair do escritório por mais de um dia ou dois, configure uma resposta automática ou uma mensagem ausente para que as pessoas recebam uma resposta rápida quando lhe enviarem um e-mail.
Deixe as pessoas saberem quando você responderá
Nessa mensagem, inclua a data em que você voltará ao escritório e quando quiser receber e-mails para que eles saibam quando esperar uma resposta.
Dê-lhes outro contato para assuntos urgentes
E para o caso de qualquer dúvida ser particularmente urgente, inclua outro contato em sua empresa com o qual ele possa entrar em contato.
Adicione o último endereço de e-mail
Se você estiver criando um novo e-mail, comece com o assunto e o conteúdo antes de adicionar o endereço de e-mail do destinatário. Isso impedirá que você o envie acidentalmente cedo demais.
Verifique novamente o destinatário
Você também quer ter certeza de que está enviando para a pessoa certa. Então sempre verifique isso antes de enviar.
Verificação ortográfica do nome triplo
Volte e confira mais uma vez que você digitou o nome da pessoa corretamente no seu e-mail. Você não pode ser muito cuidadoso neste caso.
Certifique-se de que seu nome seja exibido corretamente
Você também deve certificar-se de que seu próprio nome seja exibido corretamente em sua assinatura e no campo do remetente.
Excluir rapidamente se necessário
Alguns clientes de e-mail, como o Gmail, têm um recurso que permite excluir e-mails enviados, se você fizer isso imediatamente. Portanto, se você se esquecer de verificar tudo novamente, exclua o e-mail rapidamente antes de chegar ao destinatário.
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