Um assistente de automação de escritório é o título de uma posição comum de suporte administrativo dentro do governo dos Estados Unidos. Agências e departamentos tão variados como o Departamento do Interior, o Departamento do Trabalho, a Administração de Veteranos de Saúde, a Imigração e a Alfândega e o Departamento de Agricultura contratam pessoas como assistentes de automação de escritório. Esses funcionários federais são responsáveis por uma série de tarefas administrativas que auxiliam o trabalho da agência na qual estão empregados.
$config[code] not foundAssistente de Automação do Office
Assistentes de automação de escritório facilitam a comunicação do escritório e mantêm um ambiente de trabalho profissional. Eles podem atender chamadas telefônicas, encaminhar chamadas, receber mensagens, receber visitas ao escritório e acompanhar os visitantes enquanto estiverem no escritório. Assistentes de automação de escritório podem responder e-mails e cartas de natureza geral, atender a solicitações gerais de informações, encaminhar correspondência técnica ou especializada para a pessoa mais indicada e distribuir correspondência externa para a equipe do escritório. Além disso, assistentes de automação de escritório distribuem comunicações entre escritórios e mantêm o quadro de avisos do escritório.
Informação e Produção
Assistentes de automação de escritório são responsáveis pela produção e melhoria de materiais escritos. Eles podem escrever, formatar e editar relatórios, cartas, formulários, memorandos e outros tipos de documentos. Eles mantêm registros e arquivos, em formatos físicos ou eletrônicos, incluindo folhas de ponto de atendimento e registros de presença, e os transmitem conforme as instruções. Os assistentes de automação de escritório também atualizam manuais e instruções de procedimento de escritório conforme necessário.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingPlanejamento e Provisão
Os assistentes de automação de escritório planejam e provisionam os funcionários para viajar em negócios oficiais, bem como o funcionamento regular do escritório. Eles podem preparar itinerários, providenciar transporte, fazer reservas em hotéis e reservas de viagens, coletar autorizações de viagem, preparar vouchers de viagem e outras tarefas relacionadas a viagens. Eles podem preparar resumos e materiais de apresentação para a equipe em preparação para sua viagem. Os assistentes de automação de escritório também estimam a necessidade de suprimentos de escritório, aceitam pedidos de itens especiais, seguem os procedimentos estabelecidos para adquirir suprimentos e depois distribuir os suprimentos. Os assistentes de automação de escritório seguem os procedimentos estabelecidos para providenciar técnicos de reparo quando houver problemas com qualquer equipamento de escritório.
Clerical e Administração
Assistentes de automação de escritório atendem às necessidades administrativas do escritório. Eles podem ser solicitados a digitar documentos, gravar o ditado, tirar atas de reuniões, fazer fotocópias, enviar faxes, arquivar documentos e reabastecer os suprimentos de escritório. (Na verdade, uma velocidade de digitação de 40 palavras por minuto ou mais rápida é uma exigência do trabalho.) Além disso, os assistentes de automação de escritório devem executar as tarefas de outro funcionário quando estiverem ausentes.
