O rastreamento de horas faturáveis é tão excitante quanto agendar um canal radicular.
O rastreamento de tempo é um mal necessário para documentar o trabalho e justificar o pagamento, mas também é demorado e, quando feito manualmente, propenso a erros.
Independentemente de você ser um freelancer, proprietário de uma pequena empresa ou executivo corporativo de nível corporativo, o software de rastreamento de tempo pode simplificar o acompanhamento de horas, melhorar a precisão e eliminar a dor de cabeça do gerenciamento de horas faturáveis.
$config[code] not foundOs benefícios do aplicativo rastreador de tempo certo são enormes.
Os dados de um aplicativo baseado na nuvem podem ser importados para o seu programa de planilha de horas, aumentando a eficiência do faturamento e minimizando o risco de erro humano associado à folha de tempo manual. Os aplicativos de controle de tempo podem reduzir os custos de processamento da folha de pagamento, acelerar o faturamento e as contas a receber e automatizar as despesas de viagem.
Em suma, o aplicativo rastreador de tempo certo pode ajudar você a determinar com exatidão a rentabilidade de seus projetos de negócios e a sua empresa.
Mas com tantas opções diferentes de aplicativos de rastreamento de tempo, como você decide o que é certo para o seu negócio? Tenha em mente os quatro seguintes deveres:
1. Facilidade de Uso
Cuidado com o "engano de demonstração". A interface mais simples nem sempre significa que esse aplicativo é o mais fácil de usar ou que é a opção certa para as necessidades de sua empresa. Cada aplicativo de rastreamento de tempo virá com uma curva de aprendizado inicial.
Quanto maior for sua organização e quanto mais complexas forem suas equipes e seus projetos, mais esforço inicial será necessário para investir em um lançamento em toda a empresa. A compatibilidade com o software de faturamento existente da sua empresa, como o QuickBooks ou o Oracle, é essencial.
Todo o software de rastreamento de tempo levará algum tempo para ser distribuído em diferentes departamentos. Então não se deixe enganar pela interface mais simples. Procure apps que sejam intuitivos e tenham todas as funcionalidades necessárias.
2. Flexibilidade
O aplicativo rastreador de tempo certo será flexível o suficiente para atender às suas necessidades específicas. Por exemplo, um designer pode querer ver quais das tarefas atribuídas a seus colegas de trabalho estão completas. Dicas visuais, como uma barra que muda para vermelho e verde, bem como datas de entrega para várias tarefas que compõem um projeto completo podem acelerar drasticamente seus funcionários.
A maioria das pessoas processa informações visuais mais rapidamente. Considere um quadro de horários que mostre o progresso de cada tarefa. Isso permitirá que você acompanhe e controle tudo a partir de um único computador ou dispositivo móvel, sem precisar ficar pulando por aí.
Por exemplo, para ajudar a flexibilidade, o WorkflowMax inclui seis opções de rastreamento de tempo:
- Capacidade de inserir a hora de início e término manualmente.
- Capacidade de inserir o número exato de horas trabalhadas.
- Um simples cronômetro de partida e parada que registra as horas reais trabalhadas.
- Um widget desenvolvido da Adobe que permite que os criativos rastreiem o tempo em produtos da Adobe como Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro e Prelude.
- O temporizador para dispositivos móveis permite-lhe introduzir a hora em movimento.
- Vários widgets de desktop de terceiros que se integram ao WorkflowMax e fornecem funcionalidade e flexibilidade aprimoradas, incluindo um lembrete visual das tarefas atuais e futuras.
Como o chefe, você também pode editar quadros de horários diariamente ou semanalmente, dependendo da duração do projeto. Existem outras ferramentas de acompanhamento de tempo, como o Due, que vêm com recursos semelhantes, incluindo o fornecimento de integração perfeita de faturamento e faturamento.
3. Personalização Completa
Embora a flexibilidade seja importante, os recursos completos de personalização são ainda mais essenciais. O aplicativo precisa trabalhar com os sistemas, processos e softwares que você já possui. Por exemplo, se as coisas precisam ser ajustadas, essas alterações podem ser feitas facilmente no próprio aplicativo?
Ao analisar as opções de personalização, é particularmente importante verificar as integrações de terceiros. Certifique-se de que seu rastreador de tempo é compatível com os aplicativos que sua empresa já usa, como o Forecast, o Trello, o Google Apps, o Basecamp, o Stripe e o PayPal, para citar alguns.
Dessa forma, seu novo aplicativo pode ser facilmente inserido em seu ecossistema de aplicativos atual. Se escolhido corretamente, todos os seus aplicativos funcionarão perfeitamente juntos, empurrando dados de um para o outro sem a necessidade de dupla entrada.
Pegue a empresa de TI, Conquest Solutions, por exemplo. A Conquest Solutions já usou o Xero como sua plataforma de contabilidade, bem como o FreshDesk para prestar suporte de TI aos seus clientes. Por causa disso, eles escolheram um aplicativo de rastreamento de tempo integrado ao "ecossistema de aplicativos" existente.
Os tíquetes de suporte eram enviados automaticamente das solicitações do FreshDesk para o rastreador de tempo, o que lhes permitia criar faturas e cobrar clientes. Imediatamente após a implementação, a Conquest Solutions começou a ver benefícios, com uma redução de 66% no tempo de cotação, 24% de aumento na taxa diária e (graças à transparência que o ecossistema de aplicativos oferece) nunca tendo uma disputa sobre uma fatura.
4. Design Intuitivo
Os melhores aplicativos têm uma interface visualmente atraente e uma poderosa funcionalidade de back-end. Falamos um pouco sobre por que a funcionalidade poderosa de back-end (incluindo a capacidade de personalizar totalmente o aplicativo para suas necessidades comerciais específicas) é muito importante.
Mas por que o design visual é tão crítico?
Design pode afetar significativamente nossas emoções. E nossas emoções, especificamente se seus funcionários “curtem” a sensação do seu aplicativo de rastreamento de tempo, irão determinar se eles realmente o usam ou não.
A Smashing Magazine recentemente explorou essa conexão profunda em “Think Your App Is Beautiful? Não sem o design da experiência do usuário. ”A estética não precisa ser incompatível com a usabilidade.
Dada a escolha entre um produto feio utilizável e um produto atraente e utilizável, por que não o último? Em outras palavras, o design bonito não é realmente sobre a beleza em si.
Tudo gira em torno de saber se seus funcionários acham que seu rastreador de tempo é fácil de navegar e, naturalmente, usá-lo para suas necessidades diárias.
Levando o seu aplicativo de rastreamento de tempo para um test drive
Lembre-se de que, a menos que você seja um freelancer solo, a seleção de um aplicativo de acompanhamento de horas envolve tanto sua própria experiência quanto a experiência de seu funcionário. Ao selecionar o aplicativo certo, considere fazer com que um grupo seleto de seus funcionários teste sua última ou duas opções por uma semana.
Quão fácil é o período de adoção?
Eles conseguiram navegar no aplicativo e integrá-lo ao fluxo de trabalho?
Ou o uso do aplicativo se tornou um incômodo maior do que o rastreamento manual de horas?
Imagem: WorkflowMax
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