Aumentar a produtividade é importante porque pode adicionar dólares aos seus resultados. Proprietários de pequenas empresas e as pessoas que trabalham em pequenos negócios geralmente sentem uma pressão especial, pois há poucas mãos para fazer o trabalho. Experimentar coisas novas não está no topo da lista. Afinal, leva mais tempo para encontrar ferramentas de produtividade e experimentar novas formas de fazer as coisas.
$config[code] not foundSe você trabalha muito com informações e usa um computador, pode sofrer sobrecarga de informações e nem saber por onde começar. Deixe-nos tornar mais fácil para você. Aqui estão 7 dicas simples de produtividade e sugestões de ferramentas para ajudá-lo a alcançá-las:
1. Crie um lugar para tomar notas
Primeiro, você precisa de um lugar para tirar e manter anotações. O importante é deixar seu cérebro organizado. Você terá mais espaço para a resolução de problemas, se não precisar se preocupar com muitos detalhes, ou se estiver preocupado em esquecer algo.
Você será mais capaz de se concentrar na tarefa em mãos. Faça uma coisa de cada vez.
Existem várias opções para tomar notas, incluindo o Evernote, o Zoho Notebook e o Google Keep. Idealmente, quando você pensa ou se inspira em algo, você deve adquirir o hábito de usar seu telefone para capturar capturas de tela ou gravar sua voz e publicá-la em um desses notebooks baseados em nuvem.
Eu uso o Evernote extensivamente - especialmente a opção de gravação de áudio quando não consigo digitar uma nota. Há um aplicativo de transcrição baseado em taxas que você pode obter se fizer muitas gravações. O Voice2Note, o Quicktate e o Mobile Assistant são três que eu já vi.
Imagem: Lembre-se do leite
2. Faça uma lista de tarefas mais curta
Pode parecer contraintuitivo, mas fazer um mais curta lista de tarefas pode ajudá-lo a fazer mais. Já ouvi falar de vários especialistas que advogam “Para não"Lista onde você evita ser sugado por coisas que não o tornam produtivo.
Uma longa lista de tarefas é mais do que 5 itens por dia. Quando você tem uma longa lista de tarefas, você pode se perder em tudo que precisa fazer e sobrecarregar. Você gasta mais tempo pensando em qual item você vai marcar ou se preocupando com todo o trabalho que você tem que fazer, em vez de realmente trabalhar. Depois de ter cinco itens, pare.
Também ajuda a listar seus itens de tarefas em ordem de importância para reduzir ainda mais o tempo de reflexão ao longo do dia. Algumas boas ferramentas de lista de afazeres são Toodledo, Teuxdeux e um favorito divertido: Remember The Milk. Quem não ama a vaca espreitando você para mantê-lo na tarefa!
3. Aprenda a digitar mais rapidamente
Sim, você deve aprender habilidades de digitação melhores para ser mais produtivo. Isso pode parecer uma ponta tola, mas me ouça. Eu frequentemente vejo empresários e executivos que digitam com dois dedos. Não é muito eficiente - ou rápido!
Todo mundo que trabalha em um computador (e hoje isso inclui a maioria dos trabalhadores do conhecimento) deve ter uma aula de digitação para melhorar sua velocidade. Ser capaz de digitar de forma rápida e eficaz sem olhar para o teclado é muito importante e permite que você edite enquanto você vai.
Confira o Keybr.com se você não quiser investir em software ou em aulas de digitação para fazer melhor. Ele apresenta um teste de velocidade de digitação simples e gratuito, além de conselhos sobre como melhorar suas habilidades de digitação. Ao praticar mais e mais usando o Keybr.com, você irá melhorar gradualmente.
4. Use um arquivo Tickler para cumprir prazos
Crie um arquivo de marcação para seus projetos. Um arquivo de tickler tradicionalmente contém 43 divisões - uma para cada um dos 31 dias de um mês (rotulado de 1 a 31) e 12 para os meses do ano. (Não importa que alguns meses tenham menos dias!)
Você pega seus projetos e coloca um lembrete escrito sobre eles no arquivo de acordo com o vencimento. Para o mês atual, um projeto entra nos arquivos numéricos para qualquer dia que for devido. Quando um projeto ou entrega é devido em outros meses, ele entra em um dos arquivos do mês.
Todos os dias, você extrai o conteúdo da pasta marcada para a data desse dia e trabalha com as coisas nela. Em seguida, quando o próximo mês chegar, você transferirá os lembretes do mês para os dias e repetirá.
Agora, você pode pegar uma pilha de 43 pastas e manualmente rotular cada uma delas. Mas é mais fácil manter tudo organizado de maneira organizada se você usar uma pasta criada para essa finalidade. Aqui estão alguns exemplos físicos de pastas de cotação na Amazon (uma é mostrada acima). Você poderia fazer isso digitalmente no Microsoft Excel também. Aqui estão as instruções para criar datas de vencimento do tickler no Excel.
5. Não reinventar a roda - encontre um aplicativo
Use os aplicativos certos para realizar o trabalho. Sim você poderia crie sua própria planilha que rastreia despesas e recibos, mas por que gastar todo esse esforço e tempo quando há muitas opções disponíveis para economizar esse tempo de configuração? Por exemplo, o Shoeboxed vem à mente como um bom aplicativo para recibos. Ou talvez um aplicativo baseado em hardware como o Neat Receipts seja mais do seu agrado. De qualquer forma, comece com um sistema que torne sua empresa mais produtiva.
Afinal, trata-se de ser produtivo e eficaz - portanto, aproveite todas as vantagens possíveis. Você não ganha pontos extras por reinventar a roda! Pelo contrário - se você está reinventando a roda, estará trabalhando mais, mas não de maneira mais inteligente.
Então, quais tarefas você deve encontrar para aplicativos? Comece identificando as tarefas que você e sua equipe detestam ou as repetitivas que levam várias horas por semana ou mês. São candidatos a um aplicativo para tornar sua empresa mais produtiva - para que você possa fazer mais em menos tempo e com menos despesas.
Não se esqueça de conferir nossas melhores listas de aplicativos para pequenas empresas aqui no Small Business Trends para ver mais, desde ferramentas de apresentação até aplicativos para dispositivos móveis.
6. Use atalhos de teclado, ferramentas do navegador e "Hacks"
Depois de praticar e ficar mais rápido ao digitar, ensine alguns atalhos de teclado.
Uma maneira rápida e fácil de melhorar a velocidade do trabalho que você faz é usar os atalhos do Windows ou os atalhos da Apple no teclado.
Eu uso todos os tipos de atalhos, além de usar ferramentas de navegador, se puderem ajudar.
Além disso, procure ou descubra "hacks" (ou seja, pequenos truques e técnicas) que funcionam diretamente da barra de endereços do navegador. Há tantos hacks úteis que podem aumentar sua produtividade apenas para aprender alguns.
Image: Pocket
7. Crie um lugar para armazenar inspiração
Use ferramentas para armazenar inspirações para mais tarde. Quando você se deparar com um artigo que parece interessante, mas não está relacionado à pesquisa atual que está fazendo, você pode armazená-lo para leitura posterior.
O Pocket (minha ferramenta favorita atual) permite que você salve itens para leitura posterior e offline e também serve como um aplicativo matador de marcadores na web. A única desvantagem do Pocket é que você não pode adicionar muito além das tags. Uma alternativa é o Instapaper.
Depois de terminar de ler seus artigos marcados usando uma dessas ferramentas, você pode arquivá-los ou excluí-los. Ambos os aplicativos serão integrados ao seu iPhone, navegador e outras ferramentas de produtividade. Você mantém uma conta principal e pode marcar páginas em todos os seus dispositivos (o mesmo com o Evernote e outras ferramentas de colaboração).
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Produtividade foto via Shutterstock
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