Um dos maiores desafios que muitas empresas enfrentam quando tentam permanecer em conformidade com certas regulamentações governamentais é implementar adequadamente o software de controle de tempo. Com uma infinidade de opções, incluindo de baixa tecnologia e alta tecnologia, pode ser um desafio determinar o software certo, os métodos corretos e as melhores práticas para implementar em toda a empresa.
Veja algumas práticas recomendadas de quadro de horários que incluem algumas das práticas mais básicas e importantes para encontrar o software de rastreamento de tempo certo para sua organização.
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Nada pode desmoralizar os funcionários mais do que sentir que há um padrão duplo, especialmente quando se trata de acompanhar o tempo deles. Quando o chefe não apenas promove o rastreamento do tempo, mas também o utiliza, isso ajuda a enfatizar aos funcionários a importância do rastreamento do tempo para todos os envolvidos.
Existem muitas maneiras criativas de responsabilizar toda a organização. A agência de publicidade Colle + McVoy implementou não apenas um sistema de quadro de horários, mas uma solução de software que permite que uma geladeira de cerveja em toda a empresa abra todas as sextas-feiras, desde que todos os quadros de horários dos funcionários sejam enviados a tempo.
De acordo com Adweek:
“A Colle + McVoy construiu uma máquina maravilhosa chamada TapServer - um“ sistema de distribuição de cerveja de vários barris ”que usa RFID e software personalizado para verificar se você parou de ser um idiota preguiçoso, terminou suas planilhas de horas e ganhou sua cerveja grátis.
Especialmente com algo tão potencialmente impopular quanto o rastreamento de tempo, saber que o chefe valoriza o suficiente para fazê-lo por conta própria e aplicar as mesmas regras em toda a empresa pode ser uma motivação poderosa para que todos façam sua parte.
Oferecer o treinamento necessário
Comunicação é tudo. Certificar-se de que todos entendam o que está envolvido no rastreamento de horas precisas pode alterar a maneira como seus funcionários respondem às novas políticas de quadro de horários aos trancos e barrancos. Apesar das boas intenções de um funcionário, se ele não entender o que está envolvido, isso pode levar a erros ea informações ausentes nos quadros de horários.
Isso é especialmente importante para empresas que trabalham com agências do governo, possuem tipos de empregados por hora ou por salário, ou quaisquer outras organizações que tenham requisitos de rastreamento de tempo rigorosos. O treinamento adequado pode muitas vezes significar a diferença entre permanecer em conformidade e perder completamente um contrato valioso.
Automatize todo o processo
A DCAA News é uma organização que fornece informações para contratados que desejam se tornar contratos governamentais seguros e que cumprem as normas da DCAA. Como a conformidade com o DCAA exige um acompanhamento de tempo preciso, vale a pena observar uma das recomendações feitas pelo DCAA News:
“… Ignore qualquer forma de escrituração manual; Facilite sua vida com um sistema de software automatizado que seja compatível com DCAA. Esses pacotes de software podem informar quais dados precisam ser rastreados, podem automatizar aprovações, permitir que os funcionários entrem e saiam de qualquer lugar, criam faturas, permitem downloads em QuickBooks, faixas deixam tempo, podem criar relatórios ad hoc extremamente detalhados proteção e assim por diante. Esses pacotes de software podem permitir que gerentes gerenciem tarefas mais tangíveis e, ao mesmo tempo, possam visualizar dados precisos do quadro de horários. ”
Além de automatizar seus processos de negócios, você não só ficará em conformidade com o governo, mas também ajudará maciçamente a manter os dados da sua empresa seguros. De acordo com um estudo da IBM, “95% de todos os incidentes de segurança envolvem erro humano”. Sim, isso é insanamente alta.
Automatizar seus processos não apenas mitigará esse risco de dados, mas também ajudará a mantê-lo em conformidade e, desde que você esteja treinando sua equipe adequadamente para acompanhar esses novos sistemas, sua organização poderá aproveitar ao máximo seu sistema de quadro de horários..
Mover para empregados por hora
Enquanto empregados assalariados podem parecer bons em teoria, na prática, o acordo raramente funciona para empregador ou empregado. É muito fácil para um funcionário tirar proveito do salário não orientado para resultados, enquanto muitos empregadores tentam obter mais do que o valor do dinheiro do funcionário. O resultado é muitas vezes uma luta de cabo de guerra, onde a produtividade é a última casualidade.
April Dykman, escrevendo para Get Rich Slowly descreve alguns desses desafios:
“Em outro trabalho, disseram-me que estar no salário significava que 'se fecharmos o escritório mais cedo, você ainda será pago'. Mas fechamos o escritório talvez duas ou três tardes durante o ano, e havia muitos, muitos eventos que exigiram 8 horas por dia. Uma vez eu coloquei um dia de 22 horas para um evento particularmente grande.
Uma solução muito melhor é levar todos os funcionários ao pagamento por hora, em que cada parte entende claramente o que é esperado e há muito menos espaço para um tirar vantagem do outro.
Grave seu tempo diariamente
Um dos maiores erros que muitos cometem é a gravação de folhas de ponto no final da semana. Muitos de nós mal conseguem lembrar o que tínhamos no café da manhã de ontem, quanto mais lembrar e recriar dias inteiros de trabalho após o fato. Para manter bons registros e melhores práticas, certifique-se de que todos na empresa estejam registrando a planilha de horas pelo menos uma vez ao dia.
Por outro lado, para ajudar a facilitar isso, certifique-se de que o processo de registro de um quadro de horários não seja tão complicado que seja uma tarefa importante. A gravação de um quadro de horários não deve demorar mais do que alguns minutos por dia.
Embora certamente não sejam exaustivas, essas práticas recomendadas de quadro de horários são algumas das mais importantes e, infelizmente, negligenciadas.
Se a sua organização puder implementá-los enquanto o sistema de quadro de horários estiver sendo implementado e puder continuar a se comunicar de maneira clara e eficaz com seus funcionários, sua empresa funcionará melhor.
Cronômetro Foto via Shutterstock
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