Se você é como outros proprietários de pequenas empresas, provavelmente passou um tempo cada vez maior em reuniões on-line nos últimos anos. Mas há situações complicadas envolvidas nesses tipos de reuniões, em comparação com a reunião da velha escola em torno de uma mesa de conferência ou no escritório de um cliente, você pode querer lembrar. Para garantir que você seja cortês com todos os outros participantes da reunião, aqui estão 50 dicas para etiqueta de reunião de negócios on-line.
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Apenas agendar reuniões necessárias
A primeira regra das reuniões, mesmo on-line, é que elas devem servir a um propósito específico. Se for algo que você pode enviar em um e-mail rápido ou resolver de outra maneira, menos demorada, não faça com que sua equipe passe o tempo todo em uma reunião inteira.
Convidar Pessoas Essenciais
Da mesma forma, sua reunião deve incluir apenas aqueles que são realmente essenciais para a conversa. Se você convidar alguém para quem a informação não é relevante, você simplesmente desperdiçará seu tempo.
Não convide pessoas não anunciadas
Você também deve deixar claro para todos que estão na lista de convidados. Você não quer que ninguém fique surpreso quando a reunião começar.
Pergunte às pessoas sobre o agendamento
Para reuniões on-line, também pode ser uma boa ideia perguntar aos participantes essenciais sobre os horários que funcionam para eles, em vez de apenas programá-los e depois convidar as pessoas.
Envie um convite oficial
Depois de escolher a hora e a data, você pode enviar um convite oficial para um programa como o Google Agenda, para que as pessoas tenham uma maneira fácil de reservar esse horário específico.
Confirme se necessário
Se você agendou uma reunião com bastante antecedência, você também pode confirmar rapidamente com as pessoas com quem está se encontrando, com um dia de antecedência, só para ter certeza.
Envie uma agenda específica
Antes da reunião, pelo menos alguns dias a uma semana antes, se possível, envie uma agenda para todos os participantes detalhando o que a reunião cobrirá.
Oferecer um horário definido
Você também deve incluir horários em sua agenda para que os participantes tenham a capacidade de planejar o resto do dia.
Deixe as pessoas saberem o que esperar
Se você precisar que as pessoas tenham documentos ou outros materiais acessíveis durante a reunião, seja um documento importante ou algumas informações de contato do cliente, deixe isso claro de antemão.
Certifique-se de que todos possam acessar as salas de conferência on-line
Se você estiver realizando uma reunião virtual, é uma boa ideia fazer check-in com todos de antemão para garantir que eles tenham acesso ao programa que você pretende usar. Deixe-os saber com bastante antecedência, caso precisem baixar um aplicativo para participar de sua reunião.
Faça um teste antecipadamente
Também é uma boa ideia testar seu aplicativo ou programa de reunião antes para garantir que a reunião transcorra sem problemas.
Ter um nome de usuário e foto apropriados
Se você estiver usando um programa como o Skype para reuniões, verifique se seu nome de usuário e sua foto são apropriados para reuniões profissionais.
Confirme os fusos horários
Com as reuniões virtuais, você também precisa ter clareza sobre o fuso horário durante o agendamento. Não assuma que novos contatos estão no seu fuso horário.
Aparecer no tempo
Se você está realizando a reunião ou apenas participando como convidado, precisa aparecer na hora. Realisticamente, você deve ser um pouco cedo apenas para estar seguro.
Ligue se você tiver um conflito
Se você tiver uma emergência ou conflito que fará com que você perca uma reunião ou esteja atrasado, será necessário informar ao anfitrião ou aos participantes o mais rápido possível. Se o seu conflito surgir no dia da reunião, isso provavelmente significa que você precisa ligar para a pessoa para ter certeza de que ela recebeu a mensagem.
Espere que todos cheguem
Depois de fazer a ligação ou entrar na sua sala de conferências on-line, dê as boas-vindas às pessoas enquanto elas aparecem, mas espere que todas as pessoas que você conhece estejam participando antes de mergulhar de verdade.
Escolha um local tranquilo
Mesmo que você possa ter reuniões on-line basicamente em qualquer lugar, é melhor escolher um lugar tranquilo, onde não haverá muitas distrações ou ruídos.
Estabelecer volumes imediatamente
Quando todos aparecerem em uma conferência on-line, peça que todos digam oi para testar o volume para que você possa fazer ajustes imediatamente, se necessário.
Vista-se apropriadamente
Se você participa de uma videoconferência, precisa considerar sua aparência. Pode não ser tão importante quanto para reuniões presenciais. Mas você ainda precisa parecer profissional.
Faça apresentações
Se você convidou pessoas que talvez não se conheçam em uma reunião on-line, não deixe de apresentá-las pessoalmente ou dê a elas a oportunidade de se apresentar no início da reunião.
Lembre-se de nomes
Se você está conhecendo alguém pela primeira vez ou pela sétima vez, lembrar nomes e realmente usá-los quando cumprimenta pessoas pode levar muito tempo.
Fique no tópico
Durante a reunião, você pode participar de conversas paralelas de tempos em tempos. Mas lembre-se sempre de levar a conversa de volta ao objetivo principal e fique de olho no relógio para que você possa ser gentil com o tempo de todos.
Falar alto
Quando você fala durante uma reunião, não se esqueça de enunciar e falar alto o suficiente para que todos possam ouvi-lo.
Não interrompa os outros
E quando os outros estão falando, sempre deixe-os terminar antes de oferecer um pensamento próprio.
Evite falar imediatamente
Quando uma questão é colocada para todo o grupo, você pode evitar interrupções inconvenientes esperando um segundo para falar. Se outros o fizerem imediatamente, espere a sua vez. Se ninguém fala, é bom ir.
Pergunte antes de compartilhar pensamentos longos
Se você tiver um longo pensamento ou ideia para compartilhar, pergunte se não há problema em fazer isso de antemão, caso você esteja com pouco tempo. Você pode arredondá-lo em um e-mail mais tarde ou compartilhar em outra reunião.
Mudo quando você não está falando
Para evitar ruídos de fundo que se tornam uma distração para os outros, simplesmente deixe-se aborrecer quando não estiver falando por um bom tempo.
Ouça com cuidado
Além disso, enquanto outros estão falando, certifique-se de ouvir realmente. Você não quer perder algo e, depois, fazer uma pergunta mais tarde.
Mostre que você está ouvindo
Você também deve mostrar às pessoas que está ouvindo quando elas falam, se você estiver em uma videoconferência. Não apenas enterre sua cabeça em suas anotações. Olhe para eles e pratique a escuta ativa.
Use o cuidado com humor
Se você sentir necessidade de usar humor durante as reuniões, certifique-se de que isso seja apropriado para seu público. Isso é muito mais fácil quando você está conversando com membros próximos da equipe. Mas tenha mais cuidado ao encontrar clientes ou pessoas que você não conhece bem.
Fornecer cópias de documentos essenciais
Se você fizer referência a documentos importantes durante a reunião, envie esses itens para os participantes da reunião antes ou durante o período para que eles possam tê-los como referência.
Esteja preparado com materiais de apresentação
E se você precisar de algum equipamento para fazer uma apresentação, certifique-se de que tudo esteja em boas condições de antemão para que você não perca tempo tentando fazer com que ela funcione.
Conheça seu público
Ao preparar sua apresentação ou outros itens da agenda, também é importante considerar seu público-alvo e atender suas mensagens especificamente para eles. Não desperdice o tempo das pessoas com argumentos que não sejam relevantes. E não use um tom ou um tópico que não agrade às pessoas com quem você está se encontrando.
Coloque seu telefone longe
Você também deve manter seu telefone silenciado durante as reuniões para que ele não seja interrompido.
Evite hábitos nervosos
É natural, em alguns casos, que os participantes da reunião pratiquem hábitos nervosos, como clicar em canetas ou chiclete. Mas faça um esforço consciente para evitá-los durante as reuniões profissionais.
Não coma enquanto fala
Você também deve evitar comer durante as reuniões online. Então faça um lanche antecipadamente.E apenas beba água quando é a vez de alguém falar, se necessário.
Tenha um tempo definido para perguntas
Também é uma boa ideia definir um horário para as pessoas fazerem perguntas, se você for o líder da reunião. E se você estiver participando, certifique-se de localizar a oportunidade na agenda para saber quando destacar os pontos.
Não domine a seção de perguntas
Quando essa seção de perguntas chegar, você poderá fazer uma ou duas perguntas. Mas não domine a conversa. Dê aos outros uma chance também.
Ofereça crédito para ideias
Se você estiver trazendo algo durante uma reunião que não era sua ideia inicialmente, certifique-se de dar crédito ao remetente. Se você não fizer isso, as pessoas simplesmente assumirão que foi sua ideia.
Discuta assuntos pessoais após a reunião
Se surgir alguma coisa durante uma reunião de grupo que seja realmente relevante apenas para você e para outra pessoa, reserve um tempo para discuti-la mais tarde, em vez de ocupar o tempo de todos os outros.
Não ligue para as pessoas
Você também pode se deparar com situações em que um membro de sua equipe comete um erro que afeta negativamente sua reunião. Mas não use o horário da reunião para dar palestras. Chame uma reunião privada com essa pessoa depois para discutir se necessário.
Mantenha-se bem
E não importa com quem você esteja lidando, não perca a paciência durante uma reunião.
Dê pausas para reuniões demoradas
Se você estiver organizando uma reunião que será de algumas horas ou mais, inclua intervalos programados em sua agenda para que as pessoas possam comprar algo para comer, verificar seus telefones e usar o banheiro.
Terminar no tempo
Durante toda a reunião, fique de olho no relógio para que você possa terminar a reunião quando você disse que faria.
Dê às pessoas a oportunidade de sair
Se, por acaso, você não tivesse a chance de discutir tudo o que queria no tempo previsto, pode perguntar às pessoas se elas gostariam de ficar e terminar a reunião. Mas dê às pessoas a chance de sair a tempo se tiverem compromissos prévios.
Obrigado a todos por participar
Se você ligou para a reunião, certifique-se de também agradecer a todos que compareceram antes de saírem.
Seja Cognizante de Outras Línguas e Culturas
Em alguns casos, você também pode se encontrar com pessoas de origens e culturas diferentes. Portanto, esteja ciente de sua linguagem e costumes com o melhor de sua capacidade antes de se encontrar.
Acompanhamento com anotações
Após sua reunião, é uma boa ideia compartilhar algumas notas ou lembretes com pessoas por e-mail. Ou se você não tiver nada específico para acompanhar, envie uma nota de agradecimento rápida.
Evite compartilhar informações da reunião com outras pessoas
Quando se trata de reuniões, os itens discutidos devem permanecer dentro do grupo de participantes, a menos que você tenha explicado claramente o contrário. Por isso, não compartilhe detalhes com outras pessoas que não participaram.
Complete todos os itens de ação
E se você se voluntariou para concluir qualquer tarefa após sua reunião, certifique-se de acompanhar esses itens imediatamente.
Foto de videoconferência via Shutterstock
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