Quando se trata de processar a documentação, nenhum detalhe é pequeno demais para os procedimentos de integração ou as expectativas dos funcionários. Mas quando ajuda a ver certos regulamentos impressos? Perguntamos a nove membros do Conselho de Jovens Empresários (YEC) a seguinte pergunta:
“Quais documentos você tem certeza de ter cópias físicas sempre acessíveis no escritório e por quê?”
Veja o que os membros da comunidade YEC tinham a dizer.
$config[code] not foundCópias Físicas de Documentos Sensibilizam Para:
1. Nossa declaração de missão e valores corporativos
“Nossa equipe definiu nossa cultura em oito locatários chamados 'The Modify Way', e eles estão na muralha desde então. Este documento descreve como os fãs, investidores, parceiros de negócios e funcionários podem esperar que a equipe do Modify aja. Ao postar, podemos nos manter focados e fiéis a nós mesmos. Tornar isso público e proeminente também nos obriga a avaliar e atualizar conforme nossa cultura cresce. ”~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Projetar Provas
“Como uma agência de branding e design, passamos a maior parte do tempo trabalhando em telas para celular e web. Mas, muitas vezes, observar as telas por horas intermináveis também resulta em sentir que você está em um vórtice. Imprimimos qualquer trabalho que fazemos para clientes, incluindo logotipos, paletas de cores, wireframes, telas de aplicativos para dispositivos móveis, etc., para que possamos obter melhor contexto e experiência tangível para o trabalho além da tela. ”~ Sunny Bonnell, Lema
3. Recibos de Despesas
“Acredite ou não, muitas organizações ainda exigem cópias físicas de recibos para reembolso, e escanear um recibo e enviar por e-mail simplesmente não funcionará. Por esse motivo, guardo todos os recibos impressos em uma pasta até receber o pagamento e, se um recibo for enviado por e-mail, tenho o hábito de imprimi-lo e colocá-lo na pasta também. ”~ Alexandra Levit, Inspiration no trabalho
4. Documentos de Seguro
“Manter cópias em papel de documentos de seguro, mesmo que você tenha uma cópia digital, é especialmente importante quando surgem problemas. Por exemplo, se você salvar seus documentos de seguro em um disco rígido do escritório que mais tarde se corromper, pode ser difícil acessar outra cópia em tempo hábil. Ter uma cópia em papel de documentos de seguro importantes fornece acesso imediato durante uma queda de energia. ”~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Plano estratégico da nossa empresa
“Seu plano estratégico é o guia da sua empresa para crescer e ter sucesso no futuro. Todos os funcionários devem poder acessar e consultar o plano estratégico para garantir que o que estão fazendo é impulsionar sua empresa.Quando os funcionários sabem como atrelar suas tarefas à sua visão estratégica, sua empresa está em um terreno muito mais sólido. ”~ Nicole Munoz, Comece a classificar agora
6. Placas de Visão
“No momento, todos os documentos da empresa são virtuais, situados na nuvem entre várias plataformas, incluindo o Google Drive, o Dropbox, o Adobe Echosign e o Podio. Os únicos documentos físicos que qualquer um de nós tem à mão são os painéis de visão criados no início do ano. Isso ajuda a lembrar os funcionários sobre seus objetivos comerciais e pessoais. Tudo o mais pode ser acessado facilmente na nuvem. ”~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Nada
“Nós tentamos fazer tudo eletrônico e colocar em nosso painel. Dessa forma, nossos funcionários locais e remotos podem acessar tudo. Temos alguns pôsteres obrigatórios para conformidade no local de trabalho, backups de documentos on-line importantes em caso de desastre e recibos armazenados. Mas no geral, colocamos todas as nossas principais ideias, materiais e documentos on-line para o acesso da equipe. ”~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. Qualquer coisa relacionada com impostos
“Eu coloquei praticamente tudo em discos rígidos criptografados e na nuvem, mas a única coisa que eu me recuso a destruir ou sacrificar cópias físicas é qualquer coisa relacionada a impostos. Isso significa recibos, faturas, contratos, declarações fiscais, declarações, notificações, etc. Armazeno cópias em casa e no meu escritório em locais seguros e mantenho tudo organizado de modo que seja fácil de manter. Não mexa com o IRS! ”~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Cartazes Legalmente Obrigatórios
“Os cartazes da lei trabalhista não são os documentos mais empolgantes, mas o Departamento do Trabalho dos EUA e o departamento estadual de trabalho exigem legalmente que os empregadores os divulguem no escritório. Você pode usar a ferramenta Orientador do Cartaz do Departamento de Trabalho para identificar os cartazes de que precisa ou usar uma empresa de cartazes de conformidade. ”~ Roger Lee, Captain401
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