Se seu empregado está atrasado ou ausente cronicamente, não faz o seu trabalho com diligência suficiente, tem conflitos com outros funcionários ou tem quaisquer outros problemas crônicos no local de trabalho, pode chegar um momento em que você tem que "escrever" o empregado. Um documento baseado em fatos que segue seu protocolo de local de trabalho é a maneira mais clara de comunicar problemas ao funcionário. Essa advertência por escrito serve como evidência de que você tomou medidas para ajudar o funcionário a melhorar. É um registro importante para manter, caso você precise demitir o funcionário. Se esse ex-funcionário decidir buscar uma ação empregatícia, a documentação escrita servirá como uma pista impressa do seu processo.
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Muitos locais de trabalho têm protocolos claros sobre como lidar com o desempenho dos funcionários ou problemas de comportamento. O primeiro lugar para procurar é o manual do funcionário, mas você também pode consultar o seu departamento de recursos humanos ou o departamento jurídico do seu local de trabalho para orientação ou um modelo ou formulário que você precisa seguir. Muitas vezes, uma advertência por escrito ou redação segue uma advertência verbal. Se você achar que é o caso do seu local de trabalho, certifique-se de que você deu essa advertência verbal antes de ligar para a queixa por escrito. Se você já tiver dado o aviso verbal, certifique-se de documentar a data, a hora e os detalhes da conversa, caso precise provar mais tarde que seguiu o protocolo.
Esquematize os fatos
Uma carta de funcionário normalmente inclui três elementos, sugere o consultor de recursos humanos Steve Kane em um artigo de maio de 2010 na Inc. Em primeiro lugar, ele deve detalhar qual foi o comportamento inaceitável ou os fatos da má conduta. Em seguida, indique qual deve ser o comportamento adequado. Se o funcionário estiver atrasado, por exemplo, você indicaria o número de vezes que o funcionário esteve atrasado nas últimas semanas ou meses e os horários de chegada e, em seguida, informará a que horas o funcionário deve chegar. Então você precisa dizer quais serão as conseqüências futuras se o empregado continuar quebrando as regras. Esta é uma parte importante do processo que é muitas vezes esquecido, diz Kane.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingComo entregar a carta
Depois de ter o documento escrito, faça uma reunião com o funcionário culpado - pessoalmente. Analise os elementos do relatório para que o funcionário entenda o que está fazendo de errado e que comportamento você espera dela. Como a documentação é tão importante ao longo deste processo, peça que a funcionária assine o relatório para reconhecer que leu e entendeu o que você espera dela. Se ela quiser adicionar alguma coisa ao relatório, deixe espaço na parte inferior do relatório para ela escrever qualquer detalhe adicional. Em seguida, registre o relatório no arquivo pessoal do funcionário.
O Plano de Melhoria
Para realmente obter resultados, vá além e crie um plano de melhoria de desempenho com o funcionário. Converse com o funcionário para descobrir se ela precisa de recursos adicionais ou treinamento para melhorar seu desempenho ou comportamento no local de trabalho. Em alguns casos, reatribuir o funcionário a um trabalho, cronograma ou tarefa diferente também pode resolver o problema. Ajude o funcionário a desenvolver metas SMART específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e com prazo definido, e defina uma data regular para verificar as metas com o funcionário. Invente consequências para o funcionário que não atinja as metas e faça com que o funcionário assine o plano de melhoria de desempenho para que você tenha a documentação do processo.
