No entanto, esses sistemas geralmente afirmam ser "definir e esquecer" tipo de ofertas. Isso pode ser enganoso e resultar em expectativas irrealistas, bem como em estratégias de implementação falhas.
Felizmente, é possível extrair uma grande quantidade de valor dos sistemas de automação, desde que você entenda suas vantagens e suas limitações.
É importante entender quais processos podem ser automatizados de forma confiável na sua empresa. Estes podem incluir folha de pagamento, faturamento, contabilidade de custos, monitoramento de infraestrutura de TI, marketing relacionado à Internet, gerenciamento de prospectos e engajamento do cliente, monitoramento de inteligência competitiva e muitos outros. O truque é determinar quais processos, se automatizados, fornecerão o maior valor para sua empresa em particular.
Um método para determinar esse valor envolve o acompanhamento cuidadoso do tempo do funcionário para determinar se os funcionários estão gastando muito tempo em processos que podem ser facilmente automatizados. Em casos como esses, a implementação de um sistema automatizado geralmente fornece um alto retorno sobre o investimento, diminuindo o tempo gasto em atividades tediosas e, ao mesmo tempo, liberando os funcionários para trabalhar em outras tarefas.
Selecionar e implementar um software específico para atender aos requisitos de automação é um tópico muito amplo para abranger completamente aqui (é onde os consultores ganham dinheiro).
Dito isto, depois de determinar quais processos em sua empresa podem ser automatizados com êxito, existem algumas boas práticas universais de software de automação a serem lembradas:
Funcionalidade de Integração
Certifique-se de que a funcionalidade de integração esteja presente no sistema que você escolher. Os programas de negócios modernos devem se comunicar uns com os outros para que você possa coletar, recuperar e manipular dados da maneira que achar melhor.
Se um programa usa muitos protocolos proprietários, procure outro software que funcione bem com os outros.
Longevidade
Outro fator importante a considerar na escolha de programas de automação é a longevidade. Programas de nicho que são novos e relativamente não comprovados em um ambiente de negócios são arriscados, porque eles podem não durar muito tempo. Portanto, mesmo que o programa funcione como anunciado, você poderá ficar preso quando uma atualização for necessária e a empresa tiver falhado.
Quando se trata de automatizar os principais processos de negócios, é aconselhável selecionar programas de alta qualidade que tenham resistido ao teste do tempo. Pequenas empresas geralmente buscam Quickbooks, ADP e até Microsoft Dynamics GP para fornecer a base para a infraestrutura de automação. Embora não atendam perfeitamente às necessidades de todos, cada um merece um olhar cuidadoso.
Monitor e Atualização
Finalmente, lembre-se de que mesmo os sistemas de automação mais avançados não podem ser executados sem monitoramento e atualizações regulares. Em geral, os programas devem ser verificados diariamente para garantir o funcionamento adequado, para que quaisquer problemas possam ser corrigidos rapidamente.
Se o programa de software escolhido oferecer um contrato de manutenção, convém investir nele. Os sistemas de automação devem ser reavaliados ou atualizados pelo menos duas vezes ao ano. Às vezes, um contrato de manutenção incluirá atualizações automáticas de software, o que é um benefício muito valioso.
O software muda rapidamente, necessitando de manutenção regular para garantir uma integração suave com seus processos diários. Se você descobrir que o software está atrasado ou causando problemas, mesmo depois de atualizado, considere a possibilidade de procurar um substituto. A inconveniência de implementar um novo programa de automação é freqüentemente mitigada pela maior funcionalidade que ele oferece.
Os programas de automação podem afetar significativamente os resultados finais de sua empresa, mas é importante não ficar muito otimista. Seu carro não o leva ao trabalho e seu fogão não cozinha sozinho. Somente pessoas podem administrar um negócio. Quando o software é deixado para correr, coisas ruins acontecem.
Concentre-se na criação de uma estratégia sólida de implementação e manutenção e você pode otimizar seus processos enquanto aumenta seus lucros.
Caminho Fácil, Hard Way Foto via Shutterstock
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