Trabalhar como especialista em suporte administrativo pode ser muito gratificante para uma pessoa organizada que gosta de multitarefa, acha atraente a ideia de trabalhar em um escritório e tem ótimas habilidades de comunicação. Embora as tarefas específicas variem de acordo com a empresa e a posição, os deveres geralmente envolvem o gerenciamento do escritório, as tarefas de escritório e as funções de back-office. De acordo com o Bureau of Labor Statistics, o rendimento mediano de 2016 para cargos de suporte administrativo e de escritório foi de $ 34.050.
$config[code] not foundGerenciamento de escritório
Seu trabalho em uma função de suporte administrativo lida com as tarefas necessárias para manter o escritório funcionando sem problemas. Você pode ser responsável por acompanhar a compra e estoque de suprimentos de escritório e agendar a manutenção de equipamentos de escritório. Você também estabelece procedimentos e rotinas, como organizar a entrega de café a cada duas semanas ou solicitar informações atualizadas de contato do funcionário a cada seis meses. Em alguns casos, você pode supervisionar outros funcionários administrativos e coordenar o fluxo de trabalho em um determinado departamento ou divisão.
Fluxo de Comunicação
Especialistas em suporte administrativo podem servir como um elo de comunicação para os executivos que eles apóiam. Nessa função, você pode ser responsável pela abertura e classificação de e-mails, seleção de chamadas recebidas e e-mails e pela configuração de compromissos com funcionários, clientes e fornecedores. Você também pode ser o ponto de contato entre os executivos a quem se reportam e outros funcionários e departamentos da empresa.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingGestão de dados
No suporte administrativo, você normalmente executa uma variedade de funções de gerenciamento de dados, incluindo gerenciamento de registros eletrônicos e em papel, configuração e gerenciamento de planilhas e bancos de dados, produzindo relatórios, compilando informações e, às vezes, analisando resultados.
Processamento de Texto
Você pode executar funções de processamento de texto desde a criação de memorandos até a digitação e edição de relatórios, propostas e outros documentos comerciais. Você pode criar layouts de boletins informativos e brochuras, bem como atualizar o conteúdo em sites e blogs da empresa. Não apenas você precisa saber como usar aplicativos de processamento de texto e digitar com rapidez e precisão, mas especialistas em suporte administrativo precisam ter habilidades de redação, edição e revisão de negócios.
Projetos Especiais
Profissionais que trabalham como especialistas de suporte administrativo são frequentemente designados para executar ou supervisionar projetos especiais. Dependendo das necessidades da empresa e do departamento, elas podem incluir o fornecimento de fornecedores para uma compra importante, auditoria de registros de clientes, análise de tendências nas ausências de funcionários e avaliação de ofertas de produtos concorrentes.
Planejamento de reuniões
Suas tarefas podem envolver a coordenação de horários de reuniões, agendamento de salas de conferência, marcação de locais de reuniões externas, envio de convites, acompanhamento de confirmações oficiais, criação e distribuição da agenda e organização de serviços de alimentos e bebidas. Você também pode levar alguns minutos durante as reuniões e distribuí-las aos participantes posteriormente.
Planejamento de Viagens
Planejar viagens em nome dos executivos da empresa é uma parte importante de muitos trabalhos de suporte administrativo. Você freqüentemente seleciona companhias aéreas, hotéis e provedores de aluguel de carros, negocia taxas, reserva de livros e manipula cancelamentos conforme necessário. Você cria e arquiva relatórios de despesas em nome dos viajantes da empresa usando recibos de viagem ou concilia as declarações do cartão de crédito da empresa usadas para viagens de negócios.
