As ligações telefônicas são um meio vital de comunicação para um consultório médico.Por esse motivo, muitos médicos têm seus telefones atendidos 24 horas por dia, sete dias por semana, usando um serviço de atendimento telefônico fora do horário de expediente. Procedimentos telefônicos eficientes e eficazes atenderão às necessidades dos pacientes e funcionários de maneira profissional.
Manipulando Chamadas Recebidas
Saiba quais informações são necessárias para os pacientes. Ao atender o telefone, concentre sua atenção no chamador. Fale claramente e devagar. Grave notas enquanto você conversa. Peça ao chamador que indique seu nome. Enderece o chamador pelo nome durante a conversa. Muitos telefonemas serão pacientes que precisam marcar consultas, mas alguns precisarão de orientação médica de um enfermeiro ou médico. Se um retorno de chamada for necessário, registre o nome e o número de telefone da pessoa. Peça-lhe para soletrar o nome dele. Se seus registros forem acessados para responder a sua solicitação, peça informações de identificação, como data de nascimento. Isso garante que os registros corretos sejam consultados, pois o nome do paciente e a data de nascimento devem coincidir. Faça notas claras e breves sobre a natureza da chamada. Anote a hora, a data e as suas iniciais. Dê ao paciente uma indicação de quando ele pode esperar uma chamada de retorno. Sorria enquanto fala. Sorrindo efeitos como você soa. Antes de concluir a ligação, pergunte se você respondeu a todas as perguntas do interlocutor.
Tratamento de solicitações de recargas de prescrição
Quando um paciente solicita uma recarga de prescrição, você precisará das seguintes informações: nome do paciente e número de telefone, nome da medicação, período de tempo em que o paciente o tomou, sintomas, nome da farmácia e número de telefone da farmácia. Informe o paciente se você estará ligando de volta para confirmar que a recarga foi encomendada.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingLidar com pedidos de pacientes para falar com o médico
Seu médico determinará o que constitui uma emergência, exigindo sua presença imediata no telefone. Geralmente, os médicos não atendem chamadas telefônicas, exceto de outros médicos e membros de sua família. Todas as outras chamadas, exceto as chamadas de emergência, são devolvidas conforme sua conveniência durante o dia ou no final do dia. Assegure ao paciente que o médico ligará de volta e forneça uma hora aproximada do dia, se isso for possível.
Outros Essentials do Office Phone
Não beba, coma ou masque chiclete enquanto atende o telefone. Atenda o telefone pelo terceiro toque. Não use gírias ou palavras e frases não profissionais. Sempre pergunte antes de colocar um chamador em espera. Volte com o chamador dentro de 30 segundos. Se necessário, pergunte se você pode ligar para o paciente em alguns minutos. Evite colocar várias chamadas em espera de uma só vez. Lembre-se sempre de que você está em um ambiente profissional.
Uma grande prática pediátrica respondia rotineiramente ao telefone, declarando o nome da empresa e dizendo “Por favor, aguarde”, antes que o chamador pudesse pronunciar uma palavra. Essa maneira não profissional estava provocando. Cessou quando um dos médicos da clínica telefonou e recebeu o mesmo tratamento que os pais dos pacientes. Ele imediatamente revisou seu protocolo de atendimento telefônico.
