Um assistente de equipe ajuda a carregar a carga de trabalho desempenhando funções administrativas para liberar os membros da equipe do escritório para outras tarefas. Eles entram em ação para ajudar nos projetos atuais, para que os membros mais experientes possam se concentrar em maneiras de melhorar o projeto, solucionar problemas ou atender às demandas do cliente. A ajuda administrativa adicional é vital para cumprir os prazos e concluir os projetos no prazo. Assistentes trabalham sob a supervisão direta de líderes de equipe.
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Os assistentes de equipe ajudam nas tarefas administrativas que exigem pouca supervisão. Eles agendam compromissos com os clientes e garantem que os clientes recebam documentos e contas a receber a tempo. Eles organizam reuniões internas da equipe e preparam itinerários para garantir que todos os funcionários estejam na mesma página. Outras responsabilidades incluem: classificar e-mails por importância, alertar os membros da equipe sobre os prazos futuros, fazer cópias, executar recados, preparar documentos e organizar arquivos eletrônicos. A prontidão, as habilidades de comunicação eficazes e a atenção aos detalhes são os principais requisitos de trabalho.
Dados e entregáveis
As equipes de trabalho geralmente precisam de suporte administrativo adicional para ajudar na manutenção de registros, no gerenciamento de dados e nas entregas do projeto. Os assistentes da equipe tomam notas durante as reuniões e compilam essas notas nos memorandos do projeto. Eles coletam e inserem dados em arquivos eletrônicos para que os membros da equipe tenham registros para respaldar suas análises e resultados do projeto. Os assistentes preparam os resultados do projeto adicionando números de página, capas atraentes, listas de termos e um índice para relatórios escritos. Conhecimentos de informática, habilidades de entrada de dados e pontos fortes de revisão ajudam os candidatos a se destacarem como candidatos qualificados.
Refeições e organização de viagens
Os assistentes do projeto coordenam almoços e jantares de escritório com os membros da equipe. Eles pedem e pegam refeições para os funcionários que estão trabalhando longas horas para cumprir os prazos. Eles fazem planos de viagem, incluindo voos, hospedagem e aluguel de carros. Ao pesquisar itinerários de conferências e informar os membros da equipe sobre os detalhes do seminário, eles liberam mais tempo para os membros experientes se concentrarem em projetos extensos e demorados.
Responsabilidades Financeiras
Certificar-se de que a equipe permaneça dentro de seu orçamento é uma responsabilidade vital para o trabalho. Os assistentes de equipe acompanham as despesas do projeto e os recibos de compra e registram esses números em programas de software e planilhas de contabilidade. Eles não tomam decisões de compra de executivos, mas notificam os líderes de equipe quando os orçamentos parecem estar no vermelho. Os assistentes pedem suprimentos e produtos quando os estoques estão baixos. O orçamento e uma compreensão básica dos assistentes de projeto de ajuda contábil mantêm os objetivos financeiros propostos.
