Muitas reuniões de negócios são essenciais para a comunicação e o gerenciamento, de acordo com um artigo sobre “Business Balls”. No entanto, as pessoas temem reuniões que percebem como ineficientes, desorganizadas e desperdício de tempo. Antes de enviar o próximo convite para reunião, use uma lista de verificação de reuniões para se preparar para isso. Esse tipo de ferramenta ajuda a simplificar as metas da reunião e identificar participantes e ações necessárias.
$config[code] not foundLista de verificação pré-encontro
Os planejadores de reuniões mais bem-sucedidos planejam previamente todas as atividades e itens da reunião antes de enviar convites. As atividades anteriores à reunião incluem a escolha de um dia e horário convenientes para a reunião, a reserva do local da reunião (como uma sala de conferência, salão de eventos ou sala de restaurante privativa) e a decisão sobre quem precisa estar na reunião. Muitas reuniões saem do rumo simplesmente por não terem tomadores de decisão essenciais à mesa ou por terem muitos participantes opinativos que tiram todos do tópico principal. Outros itens essenciais para a lista de verificação anterior à reunião são a agenda da reunião, com períodos de tempo para cada seção ou tópico da reunião; todas as ferramentas de apresentação, incluindo conexões para laptops, linhas telefônicas de chamada em conferência e folhetos; e almoço ou refrescos. A maioria dos planejadores de reuniões também designa um anotador da reunião neste momento.
Lista de verificação da reunião
Quando a reunião começa, os líderes de reuniões mais eficientes usam uma lista de verificação para garantir que nenhum item da agenda seja perdido ou esquecido. Os itens da lista de verificação incluem fazer uma chamada dos participantes da reunião, revisar as anotações da última reunião e definir claramente a agenda da reunião atual. A maioria das agendas das reuniões inclui a definição de um problema, o brainstorming de soluções, a votação de soluções e a resolução do problema. Muitos líderes de reuniões incluem itens como “certifique-se de pedir e receber opiniões de todos os participantes”, especialmente quando eles têm outros participantes vocais e opinativos. Não deixe de discutir as próximas etapas antes do término da reunião.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingItens de lista de verificação pós-reunião
Geralmente, há várias ações a serem tomadas após uma reunião, e uma lista de verificação de reuniões pode ajudar a garantir que nada seja esquecido ou ignorado. Alguns dos itens da lista de verificação pós-reunião podem incluir a digitação das notas da reunião, a distribuição das notas e o acompanhamento das próximas etapas. Alguns itens do próximo passo podem incluir a pesquisa de tópicos mais detalhadamente, a reunião com acionistas adicionais ou a definição de uma data para uma reunião de acompanhamento. Outros exemplos desses tipos de itens são a criação de uma força-tarefa, obtendo o feedback dos participantes da reunião e comunicando as principais decisões para o restante da empresa.
