Embora muitas empresas e escolas dependam mais da comunicação eletrônica, algumas ainda oferecem salas de correspondência que lidam com qualquer correspondência em papel que entra e sai. Uma sala de correspondência é semelhante a um posto de correios pessoal para a empresa ou escola. Aqueles que trabalham na sala de correspondência fazem muitas das mesmas coisas que os funcionários dos correios fazem.
Correio Externo
Uma das principais funções de uma sala de correspondência é lidar com todas as correspondências externas da empresa ou escola. A agência postal entrega todos os e-mails da localização para a sala de correspondência e pega todos os e-mails enviados. Os funcionários da sala de correspondência, em seguida, classificam todos os e-mails para que possam alcançar os destinatários pretendidos. Em alguns lugares, os funcionários da sala de correspondência entregam a correspondência diretamente a cada departamento, enquanto outros solicitam que alguém do departamento venha buscar a correspondência.
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Muitas empresas confiam no uso de correspondência interna para enviar correspondência e papelada de um lado para o outro. Os funcionários colocam os documentos em envelopes especiais inter-escritórios e os encaminham para a pessoa e o departamento específicos. Os funcionários da Mailroom pegam o correio entre os departamentos ou os funcionários do departamento levam o correio entre os escritórios para a sala de correspondência para distribuição. Em algumas empresas, os funcionários da sala de correspondência fazem as entregas, enquanto outros exigem que os departamentos verifiquem seus próprios e-mails entre escritórios na sala de correspondência.
Porte postal
Especialmente em escolas e empresas maiores, a sala de correspondência é responsável por garantir que todas as correspondências enviadas tenham a postagem apropriada. Escolas em particular são muitas vezes consideradas sem fins lucrativos e, por vezes, qualificam-se para taxas especiais de postagem. Os funcionários da sala de correspondência verificam todos os e-mails enviados e dão a postagem apropriada com base em sua finalidade em relação à empresa. Os funcionários também pesam os pacotes e determinam o custo de postagem para envio. Em alguns casos, a empresa pode usar seu próprio medidor de postagem, o que permite à empresa economizar dinheiro pagando a postagem exata em tudo, desde cartas até pacotes grandes.
Outros transportadores
Embora a sala de correspondência seja a maior responsável pelo e-mail interno e por qualquer coisa que entre ou saia dos correios, ela normalmente também lida com outros remetentes. Tudo o que é enviado para o negócio, muitas vezes passa pela sala de correspondência primeiro. Isso significa que o pessoal de entrega geralmente deixa seus pacotes para a sala de correspondência, em vez de tentar localizar onde o pacote realmente pertence. Da mesma forma, se alguém receber um pacote que não lhe pertence, ele pode levá-lo para a sala de correspondência para levá-lo ao seu destino correto.
Serviço ao cliente
Além de lidar com os funcionários dos correios e outros funcionários de transporte, os funcionários da sala de correspondências geralmente interagem com outros trabalhadores dentro de uma escola ou empresa, bem como alunos de uma escola. Nos casos em que a sala de correspondência simplesmente classifica a correspondência em caixas de correio individuais, os alunos e funcionários chegam para pegar suas correspondências. Se houver um problema, como algo que não tenha chegado ou um problema com o acesso ao correio, cabe ao funcionário da sala de correspondência lidar com qualquer dúvida e solução de problemas. Trabalhar em uma sala de correspondência requer boas habilidades de atendimento ao cliente para manter todos satisfeitos.
