Reuniões eficazes agregam valor real às empresas. Eles produzem idéias, dão direção, fortalecem vínculos e renovam o vigor. Ao mesmo tempo, as empresas não podem dedicar recursos infinitos. A chave é garantir que as pessoas essenciais sejam convidadas - no momento apropriado e no espaço apropriado. Interações diretas para um propósito comum e terminar com um plano de ação claro.
Objetivo Claro
Todas as reuniões eficazes têm um propósito claro. Isso se traduz em uma agenda. Se você tentar cobrir muitos itens de uma só vez, sua reunião será exagerada. Se há poucos tópicos na mesa, os e-mails, as discussões entre pessoas ou outras formas de comunicação são mais práticos. Sua agenda deve descrever itens específicos a serem discutidos na ordem correta. Anotar as coisas com antecedência ajuda a esclarecer o foco da reunião. Também garante que os participantes tenham “adesão”, cheguem com idéias valiosas e permaneçam no caminho certo enquanto a discussão se desenrola.
$config[code] not foundBem organizado
Logística é essencial para uma reunião eficaz. Um aspecto é convidar o grupo certo de pessoas que executam as tarefas a serem discutidas, tomar decisões sobre esse trabalho ou influenciar de outra forma. Escolha um horário que não seja apenas gratuito para todos os participantes, mas que não concorra com outras prioridades de trabalho ou níveis de energia. A duração da sua reunião também é importante.Na maioria dos casos, duas horas é um máximo saudável. Também ajuda a estimar tempos para cada item da agenda - e respeitar os limites. Sua localização deve fazer as pessoas se sentirem confortáveis e serem práticas. Em alguns casos, isso significará um local privado, uma teleconferência ou uma reunião fora do local.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingTrocas Dinâmicas
Reuniões eficazes exigem uma comunicação eficaz. Ajuda a estabelecer regras básicas como “Parte de nosso objetivo é desenvolver um orçamento para o próximo ano fiscal que aumente nossa receita líquida em 15%. Se você está propondo novas categorias de despesas para o seu departamento, esteja preparado para fazer reduções em outras áreas - ou faça um argumento sólido sobre como as despesas adicionais aumentarão a receita. ”Formas de criar sinergia incluem fazer uma“ pesquisa de problemas ”onde os participantes podem chamar áreas de preocupação ou de brainstorming para gerar idéias coletivamente. Um moderador é sua arma secreta para incentivar o diálogo em grupo e desenvolver os interesses de cada pessoa, mantendo a reunião geral em andamento.
Resultados significativos
Ao final de sua reunião, deve haver resultados claros e acionáveis. Uma maneira de incentivar isso é listar os “próximos passos” como o tópico final da sua agenda. Aloque 10 a 15 minutos para amarrar todas as pontas soltas. Resuma os problemas resolvidos pelos participantes. Indique todos os itens que não foram resolvidos - e designe quem é responsável por endereçá-los, por quando. Fazer isso publicamente, e não offline, reforça a responsabilidade. Além disso, planeje distribuir atas ou um resumo geral da discussão e seus resultados. Em alguns casos, as próximas etapas incluem o agendamento de outra reunião. Entre em contato com os colegas que são responsáveis pelas tarefas de acompanhamento antes da próxima reunião para garantir o progresso contínuo.
