As reuniões são um dos pilares nos negócios - elas exigem decisões e ações. As reuniões mais produtivas gerenciam itens de ação sem tirar tempo de outros tópicos importantes da agenda. Se as ações não forem gerenciadas corretamente, um tempo valioso pode ser desperdiçado discutindo tarefas que não são concluídas, que não atendem aos objetivos pretendidos ou que não agregam valor para a organização. O gerenciamento eficaz dos itens de ação até o encerramento começa com a captura precisa deles nas atas da reunião.
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Defina as tarefas com clareza, não deixando espaço para erros de interpretação. Reafirme a ação conforme ela está sendo documentada para garantir que os participantes da reunião concordem e entendam o que é esperado. Atribua a ação a alguém que esteja presente na reunião e faça com que essa pessoa reconheça verbalmente a responsabilidade. Um item de ação mal declarado atribuído a alguém que não estava presente quando o problema foi gerado pode permanecer aberto indefinidamente.
Gravação
Use um formato padronizado para gravar reuniões, com uma seção específica para uma lista de itens de ação. Manter o formato consistente ajuda a garantir que os problemas sejam capturados adequadamente para permitir um acompanhamento eficiente. Registre o que deve ser feito, quem é responsável por garantir que isso aconteça, a data em que a questão foi levantada ou a ação foi atribuída e a data em que a ação deve ser concluída. Para cada tarefa, tenha um proprietário principal e uma pessoa de backup atribuída - o backup pode servir como um colaborador para o proprietário principal e oferecer suporte à tarefa, caso seja chamado.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingDistribuindo
Não espere muito tempo para distribuir as atas da reunião. Se alguém fizer anotações eletrônicas durante a reunião, as atas podem estar prontas para distribuição assim que a reunião for fechada ou pouco depois. Atrasos longos podem fazer com que os participantes percam a sensação de imediatismo. Atribuições de ação mais recentes podem, então, ter maior prioridade do que as emitidas durante a reunião.
Rastreamento
Use a lista de itens de ação para rastrear atribuições com base nas datas de vencimento identificadas. Se a reunião fizer parte de uma série regularmente programada, inicie a próxima reunião com uma revisão das ações abertas. Informar os participantes com antecedência para que eles possam preparar os materiais de apresentação necessários para relatar o progresso. Se a reunião foi uma sessão única ou independente, faça o acompanhamento com os proprietários da ação individualmente ou em uma nova reunião, concentrando-se exclusivamente no rastreamento das ações para o encerramento.
Visibilidade
Se as datas de vencimento forem perdidas ou as ações relatadas não corresponderem às expectativas, torne esses fatos visíveis para os membros da equipe. Redistribuir a lista de itens de ação, incluindo comentários por escrito que expliquem claramente o que causou o atraso, por que a ação foi considerada insuficiente e o que deve ser feito para voltar à pista. Se a assistência de gerenciamento for necessária para remover os bloqueios de estradas, programe o tempo com os membros apropriados da equipe de gerenciamento para fornecer um resumo conciso do problema e da solução recomendada pela equipe.
Fecho
Quando uma ação for concluída, atualize a lista de itens de ação identificando a data em que o problema foi encerrado. Redistribuir a lista para os membros da equipe para que eles possam ver quais ações foram fechadas e quando. Depois que todos tiverem visto os itens fechados, remova-os da lista. Os itens fechados podem ser arquivados ou excluídos, dependendo das necessidades da equipe ou das expectativas do gerenciamento.
