“Precisamos conversar sobre o orçamento do projeto…”
$config[code] not foundNenhuma frase pode causar medo no coração da alta administração tanto quanto um e-mail urgente para discutir o orçamento.
Se você é um gerente de projetos, sabe muito bem como pode ser difícil manter os projetos no prazo e dentro do orçamento. Entre a mudança do escopo do projeto, as demandas irreais dos clientes e contratempos inesperados, o gerenciamento de um projeto pode muitas vezes parecer como pastorear gatos.
Se você encontrar sua equipe rotineiramente ultrapassando o orçamento (mesmo que o orçamento inicial pareça estar dentro do limite), o problema pode não estar na sua equipe, sua liderança ou seu cliente, mas com as ferramentas que você está usando. Sim, estou falando sobre essa plataforma de gerenciamento de projetos cara (e confusa) que você está usando.
Escolher a ferramenta de gerenciamento de projetos on-line incorreta pode configurar sua empresa para uma série de problemas. É uma das formas mais comuns pelas quais as empresas podem acabar perdendo muito dinheiro sem perceber. Você está lutando para escolher o software de gerenciamento de projetos certo ou não ter certeza se sua plataforma atual é a opção certa para as necessidades de sua equipe?
Cuidado com as seguintes bandeiras vermelhas:
Bandeira Vermelha No. 1
O planejamento de projetos e o trabalho ad-hoc não usam a mesma plataforma.
Os gerentes de projeto passam 90% do tempo se comunicando. O software de gerenciamento de projetos não deveria facilitar esse processo?
Ao selecionar um sistema de gerenciamento de projetos, opte por uma plataforma que facilite o rastreamento de todos os aspectos de seus projetos a partir de um único sistema. Dessa forma, quando tarefas ad-hoc surgirem, você poderá adicionar essas tarefas à mesma plataforma de projeto, facilitando o acompanhamento da carga de trabalho e da disponibilidade de cada membro da equipe.
Identifique facilmente quais membros têm mais tempo em seus cronogramas e quais são mais comprometidos para mudar a carga de trabalho como prioridades e a mudança de disponibilidade.
Bandeira Vermelha No. 2
Não há treinamento padronizado.
Quando você gerencia uma equipe virtual, o primeiro passo para o sucesso é padronizar o processo de integração.
Coloque todos na mesma página desde o início com um tutorial básico de como usar a nova plataforma. Estabeleça expectativas de disponibilidade com um guia de comunicação e uma folha de informações de contato.
As melhores plataformas de gerenciamento de projetos incluem ferramentas de bate-papo virtual e programas internos de mensagens. Usar a mesma ferramenta de bate-papo incluída no software de gerenciamento de projetos significa que você pode ajustar instantaneamente as atribuições de tarefas, adicionar notas a diferentes tarefas ou alterar os prazos sem sair do programa.
Bandeira Vermelha No. 3
Você usa um serviço para gerenciamento de projetos e outro para compartilhamento de arquivos em nuvem.
Sim, o DropBox e o Google Docs são ótimos, mas acho que, quando estou gerenciando um grande projeto, é muito mais fácil manter todos os arquivos no mesmo local que as listas de tarefas e as reuniões de compartilhamento de tela / colaboração.
Eu tenho minha equipe incluir um número de versão em cada nome de arquivo e as iniciais da última pessoa para fazer qualquer edição no arquivo. Dessa forma, se houver uma dúvida sobre o conteúdo ou o que foi alterado, saberá instantaneamente quem deve entrar em contato. Isso ajuda a impedir que os arquivos sejam enterrados em uma cadeia de e-mails e sejam editados por serem duplicados.
Independentemente da convenção de nomenclatura de arquivos escolhida, coloque um sistema em vigor desde o primeiro dia para gerenciar e rastrear arquivos e mantê-los todos em um só lugar.
Bandeira Vermelha No. 4
Não há espaço para discussões colaborativas ou reuniões virtuais.
Há mais no software de gerenciamento de projetos do que apenas rastrear tarefas e armazenar arquivos.
Quando você está executando uma equipe virtual, reuniões regulares podem ser um desafio. Dito isto, sem uma comunicação clara, todo o projeto poderia desmoronar. Escolha um dia e horário (como segundas-feiras às 10h e quintas-feiras às 14h00) para ter uma sessão de check-in semanal do status do projeto.
Seja atencioso com os membros da equipe que vivem em diferentes fusos horários; reuniões do meio-dia são geralmente mais fáceis para todos "comparecerem". Ter um dia e horário específicos consistentemente programados antecipadamente mantém todos na mesma página e o projeto avançando.
Bandeira Vermelha No. 5
Abundância de sinos e assobios, ainda não é suficiente funcionalidade central.
Ao selecionar uma plataforma de gerenciamento de projetos, é tentador escolher aquela com os recursos mais sofisticados.
Certifique-se de que a funcionalidade principal faça backup desses sinos e assobios. Seja a integração completa com o Gmail e o DropBox, a transformação com um clique do email para a tarefa do projeto ou o sistema de mensagens instantâneas em um espaço de trabalho compartilhado, escolha os recursos certos para sua equipe virtual.
Wrike, Zoho Projects e Clarizen são três opções populares baseadas na Web para colaboração de projetos que oferecem recursos semelhantes. Antes de se comprometer com uma única plataforma, leve-os para um test drive para determinar qual é o mais adequado às suas necessidades.
Linha de fundo
Projetos concluídos não se materializam por pura força de vontade. Gastar muito dinheiro em plataformas caras de gerenciamento de projetos que não realizam o trabalho não apenas prejudica a lucratividade de sua empresa, mas também diminui a produtividade e elimina os prazos.
Volte aos trilhos com uma plataforma de gerenciamento de projetos que rastreia tarefas, visão geral, armazena arquivos, oferece uma visão geral completa dos membros da equipe e fornece reuniões virtuais / mensagens instantâneas fáceis, tudo no mesmo lugar.
Foto de ferida enfaixada via Shutterstock
