O gerenciamento de registros permite que as empresas mantenham e maximizem o valor das informações, armazenando-as corretamente, protegendo-as e garantindo que elas estejam disponíveis e acessíveis no futuro. Um gerente de registros desempenha um papel significativo na garantia de que a informação como um ativo em uma empresa é segura e bem gerenciada. Os candidatos exigem um curso superior em administração de bibliotecas e arquivos, ou um campo estreitamente relacionado. O trabalho também requer um pensamento crítico, habilidades para resolver problemas e uma capacidade de monitorar ativamente e coordenar grandes volumes de informações.
$config[code] not foundProjetando e implementando sistemas de gerenciamento de registros
As empresas geram muitas informações relacionadas a vendas, marketing, recursos humanos e estoque. Sem um sistema de gerenciamento adequado, a identificação, o armazenamento, a circulação e o descarte de registros podem ser um desafio difícil e tedioso. Os gerentes de registros supervisionam o projeto e a implementação de sistemas de gerenciamento de registros impressos e eletrônicos, como o armazenamento de arquivos de funcionários em ordem alfabética. Um gerente de registros também pode projetar um sistema de referência para ajudar os usuários a acessar os registros e garantir que os funcionários salvem os registros impressos em um formato eletrônico ou outro sistema de backup antes de descartá-los.
Supervisionar a Implementação de Políticas
Um gerente de registros define e classifica os registros de acordo com sua acessibilidade e relevância para as partes interessadas internas e externas. Por exemplo, os acionistas podem ter acesso ao relatório financeiro anual de uma empresa, mas não aos dados dos funcionários. Em uma organização do governo, o gerente garante que o público só acesse informações que não comprometam a segurança ou as inovações do estado. Um gerente de registros também descreve os procedimentos pelos quais os funcionários liberam registros para partes externas, como auditores, agências federais e acionistas.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingTreinamento
Um gerente de registros projeta e implementa programas de treinamento e conscientização para esclarecer os funcionários sobre como lidar com registros de acordo com as políticas e diretrizes da empresa. Ele cuida para que os funcionários entendam as políticas de gerenciamento de registros, como confidencialidade, precisão e autenticidade. O não cumprimento das regras definidas resulta em consequências, que um gerente de registros explica aos funcionários de seu departamento. Também é sua responsabilidade levar novos funcionários através da orientação e definir o escopo de seus trabalhos dentro do departamento de registros. O gerente de registros também identifica as necessidades nas habilidades dos funcionários, como a capacidade de implementar novas tecnologias no gerenciamento de registros eletrônicos e organiza soluções de treinamento que mantenham suas habilidades atualizadas.
Registra segurança e armazenamento
Outra responsabilidade significativa de um gerente de registros é garantir a segurança e a acessibilidade dos registros. O gerente supervisiona o armazenamento seguro de registros implementando sistemas de segurança. Por exemplo, ela pode orçar e implementar a instalação de câmeras para monitorar a atividade em uma biblioteca de registros. O gerente também pode garantir que funcionários específicos tenham senhas em um banco de dados para garantir que somente pessoas autorizadas acessem registros.
