Conferências e eventos de negócios estão mais avançados tecnologicamente do que nunca. Se você estiver hospedando um evento, há muitos métodos diferentes que você pode usar para aprender sobre os participantes e se conectar a eles. E você pode usar o CRM para coletar informações e organizá-las de uma maneira que possa beneficiar seus negócios.
Abaixo estão algumas dicas sobre maneiras de usar o CRM para eventos, incluindo o tipo de informações a serem coletadas e como coletá-las, de especialistas em CRM. Você pode tornar seu próximo evento bem-sucedido em mais de uma maneira.
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Antes do evento, faça uma lista das pessoas que se inscreveram para participar. Em seu programa de CRM, certifique-se de ter um registro de contato para cada participante e insira qualquer outra informação relevante que você possa ter. Considere o uso de um programa como o Nimble, que ajuda você a reunir e organizar informações sobre as pessoas por meio de seu espaço on-line.
Você também deve decidir sobre algumas metas para o evento - o que você quer aprender? Com quem você quer se conectar? O que mais você quer realizar?
Conecte-se com os principais participantes
Além disso, considere conectar-se individualmente a alguns dos principais participantes, como palestrantes ou apresentadores, antes do evento. O CEO da Nimble Jon Ferrara recomenda que os organizadores do evento, ou até mesmo aqueles que participam de eventos que querem tirar o máximo proveito deles, possam se beneficiar de chegar às pessoas com antecedência.
Ele recomenda entrar em contato com as mídias sociais compartilhando parte do seu conteúdo ou oferecendo um feedback valioso. Depois de se conectar com alguém algumas vezes, você pode sugerir uma reunião no evento ou solicitar informações adicionais para melhorar o evento.
Configurar listas
Também antes do evento, você deve ter algumas listas configuradas que o ajudarão a identificar e categorizar as pessoas presentes. De acordo com Brent Leary, co-fundador do CRM Essentials, isso irá ajudá-lo a organizar e decidir a melhor forma de se conectar e acompanhar as pessoas depois.
Por exemplo, você pode estar procurando se conectar com pessoas responsáveis por marketing em sua empresa e com autoridade de compra. Você se conectaria com essas pessoas de forma diferente do que faria com as pessoas que trabalham com administração e não têm voz ativa nas compras de marketing.
Faça perguntas no evento
Para obter as respostas mais úteis das pessoas, você deve fazer suas perguntas enquanto a informação ainda está fresca em suas mentes. Existem algumas maneiras diferentes de reunir as informações de que você precisa. Mas se você pedir feedback às pessoas enquanto elas estiverem no evento, provavelmente você receberá mais respostas e informações mais precisas.
Automatize tanto quanto possível
Para tornar mais fácil para você e para aqueles que você espera obter feedback tanto durante como após o evento, Leary sugere automatizar o máximo possível do processo. Configure contatos para os participantes em seu sistema de CRM antes do evento. Depois, quando as pessoas responderem às suas perguntas ou digitalizarem seus crachás em várias sessões no evento, você poderá coletar automaticamente essas informações assim que o evento terminar.
Mantenha-o curto
Quando você solicita aos participantes que respondam a perguntas no evento, você deseja obter o máximo de informações possível. Mas você não pode esperar que eles se sentem e façam uma pesquisa de uma hora. Priorize as informações que você deseja obter das pessoas e peça apenas os itens essenciais. Você pode descobrir mais quando se conectar com as pessoas depois.
Descubra quem e por quê
Que tipo de informação você deve tentar reunir? Isso dependerá em grande parte dos seus objetivos. Mas duas informações que você deve obter, não importa quais sejam: 1. quem são os participantes e 2.) por que eles vieram. Isso significa, pelo menos, obter algumas informações básicas básicas, como um título de trabalho e, em seguida, descobrir exatamente por que cada pessoa decidiu comparecer em primeiro lugar.
Use o seu software de pesquisa favorito
Para coletar essas informações, a Leary sugere usar qualquer número de programas de pesquisa que funcionem com o seu CRM. Por exemplo, o Salesforce pode se integrar a vários programas de feedback, incluindo GetFeedback, SurveyMonkey e QuestionPro.
Se você usar um programa que se conecte automaticamente ao seu CRM, ele impedirá que você tenha que inserir manualmente todos os dados coletados posteriormente. Dependendo do tamanho do seu evento, isso pode ser uma grande economia de tempo.
Utilize a tecnologia móvel
Leary diz que uma tendência crescente nos últimos anos em vários eventos em que ele participou, fez com que as pessoas respondessem a perguntas de feedback durante um evento usando seus dispositivos móveis. Como a maioria das pessoas carrega seus telefones em qualquer lugar, esta é uma maneira de tornar o processo mais fácil para os participantes, observa ele.
Dar opções a pessoas
Você também pode oferecer algumas opções adicionais para que as pessoas possam escolher o método mais conveniente para elas. Por exemplo, Leary diz que alguns eventos utilizam mensagens de texto, enquanto outros ainda têm aplicativos móveis dedicados. Ao oferecer diferentes opções, você pode aumentar o número de respostas das pessoas. Isso oferece a você a melhor chance de um feedback preciso sobre o seu evento.
Acompanhar a Atividade do Participante
Mas você também pode obter informações de pessoas sem ter que perguntar nada a elas. Um método popular para os organizadores de eventos coletarem informações é usando crachás que os participantes podem escanear enquanto participam de sessões ou segmentos diferentes do evento.
Por exemplo, se o seu evento apresenta palestrantes sobre vários tópicos, você pode aprender sobre os participantes vendo quais sessões de palestras eles participaram. Se você deseja entrar especificamente em contato com pessoas que trabalham para empresas de comércio eletrônico, por exemplo, você pode configurar um segmento para pessoas que participaram de sessões relacionadas a esse setor.
Monitore Mídias Sociais
Outra ferramenta útil para monitorar o feedback e aprender sobre os participantes é a mídia social. Os eventos costumam designar hashtags que as pessoas podem usar para compartilhar comentários e se conectar com outras pessoas. Ao ler as postagens na hashtag do seu evento, você aprende o que as pessoas acharam do evento. Mas você também aprende detalhes básicos que podem ajudá-lo a se conectar com eles no futuro.
Adicionar informações aos registros de contato
Após o evento, verifique se as informações coletadas em cada participante estão totalmente atualizadas no seu CRM. Você deve ter informações de contato e todos os comentários que coletou. Tome os detalhes que você reuniu e separe cada participante nos segmentos que você designou antes do evento.
Acompanhamento Pouco Depois
Você também pode continuar a coletar informações de pessoas logo após o evento. Por exemplo, envie uma nota rápida por e-mail, agradecendo-a por participar. Então, se você quiser, pergunte se eles responderiam algumas perguntas de acompanhamento. Essas podem ser mais perguntas sobre elas mesmas. Ou você poderia perguntar como eles gostaram do evento ou o que eles mudariam. Esse feedback ajudará você a melhorar os eventos planejados no futuro.
Decida como se conectar com as pessoas em frente
Usando os diferentes segmentos nos quais você separou seus participantes, agora você pode decidir como se conectar mais a cada grupo no futuro. Por exemplo, envie informações para pessoas com base em seus interesses ou setores. Esses segmentos podem ser baseados nas informações que seus participantes forneceram antes de você aparecer em seu evento. Mas eles também podem ser baseados nas sessões que participaram e no feedback que eles ofereceram durante o evento também. Se você está tentando identificar pessoas que trabalham na fabricação, por exemplo, você pode fazer isso com base nas informações coletadas. O mesmo vale para qualquer outro segmento ou nicho com o qual você queira se conectar.
Faça conexões significativas
Por fim, lembre-se de não confiar na automação para todas as suas interações com clientes, clientes e outros contatos. Os nomes na sua lista não são apenas parte de um segmento de marketing, mas pessoas reais. Trate-os de acordo. Lembre-se, a automação pode facilitar o contato com um grande número de pessoas de uma só vez. Mas há certas pessoas que você deve alcançar em um nível pessoal. Em uma entrevista por telefone com o Small Business Trends, Ferrara explica:
“Você precisa agregar valor real à conversa. Se você criar conversas autênticas e pagá-las ao longo do tempo, essa pessoa começará a vê-lo como um consultor confiável e, assim, terá mais chances de não apenas voltar, mas também de trazer amigos. ”
Foto do evento via Shutterstock
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