Os secretários seniores são normalmente empregados em escritórios e desempenham tarefas administrativas importantes para garantir que os processos de negócios diários sejam executados com eficiência. Um secretário sênior pode trabalhar com um ou mais gerentes e deve manter registros precisos de todas as correspondências-chave dentro de uma empresa. Secretários seniores são empregados em uma grande variedade de empresas nos setores público e privado.
Função de Suporte
O papel principal de um secretário sênior é liberar tempo para seus supervisores, desempenhando funções administrativas fundamentais. Os secretários seniores desempenham um papel fundamental na garantia de que as comunicações sejam entregues às partes requeridas de maneira precisa e oportuna. Um secretário sênior tipicamente dita notas da alta administração, digita as notas em formato de carta ou relatório e distribui as informações aos destinatários pretendidos. como indicado no site do Condado de Champaign. Um secretário sênior deve, portanto, ter uma compreensão firme das regras gramaticais e da pontuação e ter habilidade em usar aplicativos básicos de software de escritório para processar dados estatísticos ou utilizar modelos de carta. Uma secretária sênior também deverá manter um cronograma de nomeação preciso para seu supervisor e confirmar os preparativos para reuniões de negócios com todos os participantes esperados. Ela também pode ser encarregada de organizar viagens e reservar acomodações para conferências fora do local.
Função de Comunicações
Às vezes, um secretário sênior será solicitado a coordenar e supervisionar as principais tarefas de trabalho dadas à equipe de funcionários, a fim de garantir que elas sejam concluídas de forma eficiente e dentro do cronograma. Espera-se também que os secretários seniores treinem novos funcionários e retreiem o pessoal existente quando qualquer mudança nas práticas comerciais normais for adaptada. Uma secretária sênior também pode fazer chamadas telefônicas de fontes internas e externas, retransmitir mensagens entre departamentos e chamadas de tela feitas pelos gerentes para garantir que todas as informações relevantes sejam anotadas. Ela também pode ser encarregada de responder às perguntas dos visitantes na recepção, conforme descrito no site da Total Jobs.
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Um secretário sênior também pode levar minutos nas reuniões e, normalmente, é encarregado de arquivar correspondências de fontes internas e externas. Um secretário sênior também é responsável por monitorar os principais materiais de escritório e fazer novos pedidos para reabastecê-los. Ele também pode auxiliar na preparação e processamento de estimativas orçamentárias e faturas de vendas e geralmente ajuda na administração da folha de pagamento. Os secretários sênior geralmente realizam pesquisas e geram relatórios sobre os níveis de desempenho, números de vendas e custos de compra, conforme descrito no site do Condado de Monterey.
