A comunicação eficaz é essencial no planejamento e controle dos recursos de uma organização para atingir os objetivos da empresa. A importância das mensagens de negócios torna as habilidades de comunicação eficazes uma ferramenta de negócios essencial e um atributo essencial do funcionário. Segundo Herta Murphy, Herbt Hildebrandt e Jane Thomas, os autores de “Effective Business Communications”, o uso de “sete C's”, como integridade e concisão, garantirão que os funcionários se tornem melhores comunicadores, capazes de selecionar o conteúdo e o estilo da mensagem. que melhor se adapte ao propósito e destinatário de uma mensagem.
$config[code] not foundCompletude
Uma mensagem comercial completa inclui todas as informações que o destinatário precisa para entender e possivelmente responder à mensagem. Uma mensagem completa responde a seis perguntas: quem, o que, quando, onde, por que e como. Por exemplo, para pedir a um funcionário que prepare um relatório, você indica qual relatório é necessário, quando o relatório deve ser preenchido, para quem e onde o empregado deve entregar o relatório e como o relatório deve ser criado.
Concisão
Mensagens comerciais concisas são eficientes em termos de tempo e custo, porque as mensagens transmitem apenas informações relevantes de maneira concisa, sem repetição de ideias. Mensagens concisas não incluem detalhes desnecessários e palavras isoladas, em vez de frases, são usadas quando possível. Além disso, o comunicador usa frases “which” e “that” com moderação. Por exemplo, "Apenas cinco fornecedores respondem por três quartos das contas a pagar deste mês".
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingConsideração
Uma comunicação eficaz é aquela que atende às necessidades de um ouvinte específico. Por exemplo, "Você poderá reconciliar mais rapidamente as contas a pagar da empresa se usar os relatórios de reconciliação de conta aberta e de reconciliação de diário que estarão em sua mesa às três horas."
Concretude
A comunicação vaga é evitada pelo comunicador efetivo que usa informações específicas ou definidas, como fatos e números, para transmitir idéias. Por exemplo, “Nosso relatório de vencimento de contas a pagar indica que devemos à Smith Electrical US $ 15.000 em 30 dias, US $ 45.000 em 60 dias, para um total de US $ 60.000”. As mensagens também são mais concretas se forem usadas palavras explícitas. Por exemplo, "relatório de reconciliação de diário" é mais definido do que "relatório de reconciliação de contas a pagar".
Clareza
A clareza permite que um ouvinte entenda uma mensagem sem esforço. Para falar claramente, um palestrante usa linguagem precisa e palavras familiares. Por exemplo, um palestrante pode dizer "após a reconciliação de contas" em vez de "subseqüente à reconciliação de contas". A clareza também exige evitar o jargão técnico e comercial, a menos que o palestrante esteja confiante de que o ouvinte esteja familiarizado com os termos. O orador também deve evitar frases longas e o arranjo desajeitado das palavras.
Cortês
As comunicações corteses respeitam o leitor ou o ouvinte. Tais comunicações também evitam o humor questionável. Por exemplo, em vez de “Sua mensagem é completamente indecifrável”, uma mensagem cortês pode afirmar: “Eu não tenho a experiência necessária para interpretar corretamente as instruções”.
Correção
A correção se refere ao uso de pontuação, gramática e ortografia corretas e ao uso de fatos e números precisos. Portanto, a exatidão sugere que todas as informações em uma comunicação devem ser verificadas quanto à precisão e oportunas. Por exemplo, a correção exige que fontes de dados originais sejam usadas quando possível.
