O tempo é um dos ativos mais preciosos para os empresários. Mas com tanto tempo desperdiçando tarefas em sua lista de tarefas, você precisa assumir o controle do seu trabalho ou ele assumirá o controle de você. Felizmente, a tecnologia pode ajudar.
$config[code] not foundAqui estão 10 tarefas de desperdício de tempo comum para automatizar para liberar tempo:
Classificando e-mails
Antes de responder a e-mails, ajuda organizá-los. Uma das melhores jogadas de eficiência que você pode fazer é usar as funções label, tag e / ou folder em seu programa de email. Dessa forma, você pode lidar com e-mails importantes primeiro e os menos importantes depois (ou talvez nunca). Ele também ajuda você a "lotes" de e-mails para eficiência.
Por exemplo, algumas mensagens podem exigir uma resposta imediata, enquanto outras podem esperar. Ou você pode querer se concentrar em e-mails relacionados a um projeto específico de cada vez. Essas situações são perfeitas para pastas rotuladas.
Plataformas de e-mail como o Gmail podem classificar automaticamente os e-mails em pastas, de acordo com as regras que você designar. Por exemplo, os boletins semanais podem entrar em uma pasta. E-mails de clientes podem ser enviados para uma pasta prioritária ou rotulados como "importantes".
Respondendo a e-mails
Uma vez que é hora de responder aos e-mails, provavelmente algumas respostas serão as mesmas ou pelo menos semelhantes. Por exemplo, você pode enviar respostas semelhantes a consultas de clientes em potencial ou do público em geral.
Nesses casos, você pode economizar muito tempo usando respostas prontas no Gmail ou modelos de e-mail no Outlook.
Postando para Mídias Sociais
Envolver-se pessoalmente nas mídias sociais é importante - e você não deve ignorá-lo. Isso não significa que você precisa fazer tudo manualmente, no entanto.
Ao publicar atualizações gerais, links ou conteúdo semelhante, programar aplicativos como o Buffer e o Hootsuite pode ajudar você a economizar tempo ao agendar postagens para serem publicadas ao longo da semana. Em vez de ir e voltar entre sites e aplicativos, você gerencia tudo em um único painel.
Plataformas de blogs como o WordPress e sites de comércio eletrônico como o Etsy também oferecem opções para postar novos links ou produtos automaticamente em sites de mídia social.
Por fim, se você preferir selecionar conteúdo de terceiros para seus seguidores, um serviço como o $ 99 Fontes sociais e postará conteúdo em suas contas sociais, de acordo com suas instruções. Isso vai liberar você para trabalhar na estratégia social, em vez dos detalhes da execução.
Agendando compromissos
Você já foi e voltou para agendar compromissos com várias pessoas ocupadas - lutando para encontrar uma data e hora em que trabalha? todo mundo calendários? Pode ser frustrante.
Se você programar muitos compromissos, poderá passar horas todos os anos com essa tarefa de perda de tempo. Em vez disso, por que não implementar um aplicativo de agendamento on-line como o ScheduleOnce?
Você simplesmente conecta seu calendário existente ao aplicativo. Um bom aplicativo de agendamento se integrará a agendas populares, como o Outlook e os agendas do Google. Em seguida, convide terceiros para se conectarem on-line para ver o que está disponível em sua programação e escolha datas e horários convenientes para eles.
Algumas pessoas inteligentes até incluem um link para seu calendário on-line diretamente em suas assinaturas de e-mail - reduzindo ainda mais um passo do processo.
Você evitará perder tempo colocando e comparando e-mails. Agendar reuniões nunca foi tão fácil quanto com um aplicativo de agendamento.
Envio de faturas recorrentes
Se você faturar clientes ou clientes pelo mesmo valor mensalmente, será fácil automatizar isso. Alguns softwares de contabilidade, como o Xero, podem ser configurados para gerar e enviar e-mails com faturas periódicas recorrentes. Alguns sistemas também enviam lembretes de acompanhamento se a fatura não for paga pontualmente.
Ou talvez você tenha clientes em esquemas recorrentes de faturamento de cartão de crédito, como assinaturas. Nesse caso, use algo como o Freshbooks ou o PayPal para cobrar o cartão do cliente a cada mês.
Muitas pequenas empresas estão lamentavelmente desatentas ao envio e acompanhamento de faturas. Automatizar economiza tempo, é claro. Também torna menos provável que essa importante tarefa caia nas rachaduras.
Automatizando relatórios de tráfego do site
Uma das melhores maneiras de aprender como atrair mais tráfego do website é entender melhor o tráfego existente. Você precisa saber o que está funcionando hoje - e o que não está. Em outras palavras, você precisa ter um bom controle sobre o que os visitantes estão procurando, como estão chegando ao seu site e o que eles fazem quando chegam lá. É importante analisar isso periodicamente para avaliar se você está progredindo.
Mas filtrar grandes quantidades de dados do Google Analytics leva tempo. E você pode procrastinar.
Em vez disso, reserve um tempo - uma vez - para configurar relatórios das principais estatísticas. Depois, envie esses relatórios por e-mail para você e / ou outras pessoas da sua equipe uma vez por semana. Você pode enviá-los como PDF ou como uma planilha CSV.
Esses relatórios de tráfego recorrentes do Google Analytics economizarão muito tempo a longo prazo. Em vez de visitar o painel do Google Analytics e analisar os dados manualmente (quando você se lembra de!), Você terá um relatório todas as semanas que poderá consultar rapidamente ou cobrir nas reuniões da equipe.
Manipulando Comunicações de Suporte ao Cliente
As pequenas empresas tendem a chegar a um ponto em que lidar com os problemas dos clientes por meio de e-mails regulares torna-se difícil. Você acaba copiando e colando informações de e-mails em outros sistemas de software, como o sistema de entrada de pedidos ou o banco de dados de contatos.
Pior ainda, comunicações importantes são enterradas na caixa de entrada de um funcionário. Outros na empresa não têm visibilidade, a menos que você lembre de enviar e-mails manualmente aos colegas de trabalho para mantê-los informados.
O software de suporte técnico, como o Groove, pode ser um salva-vidas. Os sistemas de help desk ou de bilhetagem obtêm as comunicações do cliente em um local central, notificando automaticamente todos os membros certos da equipe.
Então vá melhor - use uma ferramenta como a Zapier para integrar as comunicações de suporte ao cliente com outros sistemas que você usa. Use Zapier para enviar uma comunicação para o seu software de contabilidade (como atualizar as informações de contato do cliente). Ou envie-o para o sistema de gerenciamento de projetos (como, por exemplo, se for necessária uma manutenção especial da conta).
Ao integrar-se a outros sistemas, você evita a entrada de dados duplicados ou, pior, o desperdício de tempo decorrente de confusões e erros.
Automatizando e-mails de marketing de acompanhamento
Programas de automação de marketing, como o Infusionsoft, podem ajudar pequenas equipes a obter alavancagem. Você pode configurar campanhas de marketing com uma série de comunicações para cada etapa.
Por exemplo, digamos que um cliente em potencial acesse seu website e preencha um formulário para fazer o download do seu whitepaper gratuito. Você pode enviar uma série de comunicações de acompanhamento para cultivar esse lead - sem precisar iniciar manualmente os e-mails a cada vez. Isso é alavanca!
Preenchendo Formulários Online
Sempre que você estiver tentando se inscrever em uma nova plataforma on-line, serviço, boletim informativo ou qualquer coisa que requeira registro, você provavelmente preencherá um formulário.Preencher um formulário aqui ou ali não é grande coisa. Mas juntos eles somam uma das tarefas que desperdiçam tempo em sua vida.
Programas de software como o Roboform podem preencher automaticamente esses formulários. Você não precisará inserir as mesmas informações repetidamente.
Fazendo backup de seus dados
Seus dados são um dos ativos mais importantes da sua empresa. É por isso que os backups regulares são tão importantes. Mas as pessoas esquecem ou simplesmente não dedicam tempo para concluir essa tarefa regularmente.
Serviços baseados em nuvem, como o Carbonite e o Dropbox, oferecem soluções que fazem backup automático dos seus arquivos na nuvem.
Com o Google Drive e o Microsoft OneDrive, você pode designar que todos os seus documentos padrão sejam salvos automaticamente na nuvem. E você também pode configurar backups automáticos localmente através do Windows ou do Apple Time Machine.
Automatize essas 10 tarefas de perda de tempo e, em seguida, encontre mais 10 para automatizar. Poucos minutos liberados aqui e ali eventualmente somam horas. Essas são horas que você pode usar para relaxar e curtir a vida.
Cansado no trabalho foto via Shutterstock
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