A Lei dos Direitos Civis de 1964 exige que os pedidos de emprego sejam mantidos em arquivo por pelo menos um ano. Se você sabe que um candidato tem mais de 40 anos, sua inscrição deve ser realizada por dois anos, de acordo com o Age Discrimination in Employment Act. As leis estaduais podem exigir um período ainda maior para manter registros de candidatos a emprego. Por causa das regulamentações estaduais e federais, um sistema preciso de arquivamento e registro de candidatos a empregos é uma parte importante dos negócios. Você pode até precisar consultar esses candidatos se o funcionário contratado não der certo.
$config[code] not foundUse software de gerenciamento eletrônico para criar e armazenar aplicativos de trabalho. Vários programas on-line permitem que os usuários criem formulários eletrônicos como aplicativos de emprego. Esses formulários de emprego são enviados e salvos eletronicamente e permitem o armazenamento sem papel. Como a maioria dos aplicativos chega por e-mail, essa é uma maneira fácil de armazenar material em arquivos que não ocupam espaço físico. O uso de um fluxo de trabalho eletrônico armazenado no sistema de gerenciamento de documentos da sua empresa exige segurança, para que os arquivos de emprego não sejam hackeados nem visualizados por pessoal não autorizado. Configure seu computador para enviar automaticamente alertas para lembrá-lo de quando os arquivos devem ser excluídos ou revisados.
Configurar arquivos de pessoal da aplicação de trabalho em pastas de papel. Planeje um sistema de arquivamento eficiente usando pastas de arquivos codificadas por cores, guardadas em gavetas, prateleiras ou gabinetes de arquivos. Imprima currículos e pedidos de emprego recebidos por e-mail e arquive-os com os formulários preenchidos pessoalmente ou enviados pelo correio. Os candidatos podem ser arquivados por nome ou Número de Segurança Social nas seções determinadas pelo tipo de trabalho. Por exemplo, os trabalhos de vendas seriam listados em uma pasta intitulada "Vendas" e os candidatos seriam colocados em ordem pelo sobrenome ou numericamente por números de identificação. Proteja os arquivos em um gabinete ou sala trancada.
Mantenha registros por pelo menos quatro anos se um candidato a emprego processar você por contratar discriminação. A Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego normalmente exige que você mantenha inscrições solicitadas por pelo menos um ano, mas se você estiver enfrentando uma ação legal, a EEOC recomenda que você mantenha os formulários de inscrição por pelo menos quatro anos. Se você não armazenar seus aplicativos adequadamente, a EEOC poderá cobrar práticas de contratação discriminatórias ou violações de registros.
Destrua os pedidos de emprego após o término do período legal para mantê-los. Estabeleça um sistema com lembretes para fazer isso. Entre em contato com o departamento de TI para remover seus arquivos eletrônicos adequadamente e destruir qualquer aplicativo de trabalho em papel. Isso é importante porque os arquivos do aplicativo de trabalho contêm informações pessoais, como números de seguridade social e dados de emprego, que devem ser mantidos estritamente confidenciais.
