Todos os danos e caos criados pelos furacões Harvey e Irma nas últimas semanas evidenciaram a necessidade de se preparar pequenas empresas no caso de um desastre natural. Até 40% das pequenas empresas nunca se recuperam após um desastre natural. E, embora lidar com essas situações nunca seja fácil, ter um plano pode facilitar a navegação pelo seu negócio durante o processo.
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Como há tantos fatores diferentes a serem considerados, o Small Business Trends conversou com alguns especialistas que ofereceram dicas sobre vários aspectos da preparação e recuperação de desastres. Aqui estão 10 dicas que podem ajudar sua empresa a sobreviver a um desastre.
Criar brocas para possíveis cenários de desastre
James R. Bailey, professor e Stacy e Jonathan Hochberg, bolsista de Desenvolvimento de Liderança da Escola de Negócios da George Washington University, disseram em um e-mail para Small Business Trends, “O planejamento antecipado requer previsões de cenários. Considerando todas as possibilidades, não importa quão improváveis sejam, devem ser entretidas, ensaiadas e treinadas ”.
Faça backup de todos os registros importantes na nuvem
De acordo com Kevin Miller, CMO do software de gerenciamento de despesas comerciais Neat, a melhor opção possível para pequenas empresas é manter documentos importantes em uma solução de nuvem que também organize seus registros e os torne pesquisáveis. Mas também é aceitável que as pequenas empresas usem uma solução de nuvem mais simples. Ou, se você precisar manter cópias impressas de determinados documentos, mantenha-os em um local separado ou um cofre à prova de fogo e inundação.
Obtenha uma segunda opinião sobre cobertura de seguro
Ter a cobertura de seguro certa pode fazer uma grande diferença na capacidade da sua empresa de superar com sucesso um desastre natural. Por esse motivo, é fundamental que você tenha uma cobertura que não inclua lacunas. Jeff Dudan, CEO da empresa de limpeza de moldes e danos causados por água AdvantaClean, disse em uma entrevista por telefone com a Small Business Trends que as pequenas empresas devem ter um agente especializado em proteger as empresas. E também não faz mal ter uma segunda opinião e reexaminar sua cobertura anualmente caso você precise fazer alguma atualização.
Durante o desastre, seja certo agir de maneira decisiva
Quando você estiver enfrentando uma situação de desastre, o tempo para o planejamento acabou. E é hora de você realmente agir. Nesse caso, pode ser necessário ajustar seu estilo de liderança.
Bailey explica: “Há uma diferença real entre gestão e liderança. Em tempos de calma, uma mão firme é a melhor. Nível, analítico, medido. Gestão é a ordem do dia. Mas em uma crise, uma ação rápida e decisiva é necessária. O consenso geralmente é o melhor caminho, mas o consenso leva tempo. Em um desastre - embora construído - o tempo é essencial. A liderança forte e vigorosa e, por vezes, intransigente, governa o dia ”.
Avalie qualquer dano ao seu negócio antes de retomar as operações normais
Uma vez que o desastre passou, Dudan avisa, ao avaliar os danos, certificar-se de que a localização da sua empresa está realmente segura antes de voltar a entrar. Isso significa dar uma olhada na fundação do prédio, garantindo que a água tenha recuado e procurando por quaisquer fios elétricos quebrados. Certifique-se de que o prédio esteja seguro antes de pedir a seus funcionários que retornem.
Torne a saúde física e o bem-estar de sua equipe uma prioridade máxima
Também é uma boa prática investir em alguns equipamentos de proteção, incluindo máscaras de proteção para os olhos e de ventilação, especialmente se houver danos causados por mofo ou outros danos causados pela água no prédio. Além disso, Dudan diz que pode ser fácil para as pessoas que fazem a limpeza após os desastres ficarem sobrecarregadas e cansadas. Por isso, ele recomenda que você tenha lanches suficientes e água engarrafada à disposição, além de programar intervalos regulares.
Certifique-se sobre a apresentação de uma reclamação antes de entrar em contato com as companhias de seguros
Se sua localização tiver danos significativos, você deverá entrar em contato com sua companhia de seguros o mais rápido possível para registrar uma reivindicação. No entanto, se você estiver lidando com algum dano menor e não tiver certeza sobre a apresentação de uma reivindicação ou não, Dudan disse que é melhor precificar suas opções antes de entrar em contato com sua companhia de seguros. Entrar em contato com as seguradoras sobre um problema pode ser considerado uma reivindicação sobre sua cobertura e afetar suas taxas futuras, mesmo que você decida resolver o problema sozinho.
Ele disse: “Sua principal responsabilidade é tomar meios razoáveis para mitigar qualquer dano adicional ao prédio ou propriedade. Então, se você contratou um profissional de restauração, agiu razoavelmente. Apenas não atrase o processo de forma injusta e seja oportuno, comunicativo e mantenha bons registros. ”
Acompanhe todas as despesas relacionadas a desastres
Durante todo o processo de recuperação, você também precisa acompanhar todas as despesas com periféricos para seus registros, especialmente se estiver lidando com reclamações de seguro. Isso não significa apenas acompanhar suas despesas reais de reparo. Você também deve acompanhar coisas como as horas que você paga aos funcionários para fazer o trabalho de limpeza, em vez das tarefas normais, alimentos e água que você está fornecendo para os funcionários e vendas que sua empresa perdeu durante o período de recuperação.
Dê a si mesmo tempo para recuperar registros
A partir daí, você precisará começar a recuperar seus registros e voltar às suas operações diárias. Mesmo se você tiver registros de backup, a reorganização pode levar tempo. Então, especialmente se você está lidando com um desastre por aí ou antes da temporada de impostos, Miller recomenda solicitar uma extensão para se dar um pouco de espaço para respirar. O IRS muitas vezes concede extensões para empresas que foram afetadas por desastres. Então, isso dá a você mais tempo para se organizar enquanto ainda lida com todo o caos que vem com a recuperação de um desastre natural.
Entre em contato com bancos e fornecedores
Se você perdeu algum registro importante ou perdeu algum pagamento, Miller também sugere entrar em contato com seu banco e seus fornecedores para recuperar essas informações importantes. Você pode solicitar cópias virtuais ou impressas de seus registros financeiros, contratos, faturas e outros documentos importantes. Isso deve ajudá-lo a criar uma base de registros bem decente. Você também pode trabalhar com seus fornecedores para ver extensões de pagamentos ou planos de pagamento para ajudá-lo a gerenciar suas despesas enquanto lida com os esforços de recuperação.
Foto de preparação do furacão via Shutterstock
