A etiqueta comercial afeta o modo como outras pessoas percebem você no local de trabalho - incluindo colegas de trabalho, supervisores e clientes. Se você for convidado a tirar as atas de uma reunião, o ponto mais importante é mantê-los claro, conciso e preciso.
Preparação e Fundamentos
Sempre que você comparecer a uma reunião de negócios, chegue cedo e esteja preparado para qualquer tarefa que possa ser esperada na reunião. Se você está mantendo os minutos você deve ter o seu notebook ou computador pronto, juntamente com outros itens necessários, como canetas ou dispositivos de gravação. A participação é registrada nos minutos, portanto preparar uma folha de login antes do tempo. A folha de entrada deve ter o nome de cada participante e um espaço para marcar os horários de chegada.
$config[code] not foundEmbora seja contra a etiqueta empresarial interromper outros oradores em uma reunião de negócios, espera-se que o candidato a minuto mantenha notas precisas sobre o que foi dito e feito na reunião. Qualquer moção formal deve ser registrada na íntegra. Fale e faça perguntas esclarecedoras se você não ouviu ou entendeu algo bem o suficiente para registrá-lo com precisão.
É o trabalho da pessoa responsável pela reunião criar uma agenda e manter a reunião no caminho certo. Se a reunião se afastar da agenda estabelecida, a ata deve refletir isso. Há sempre a possibilidade de que algum dia você seja solicitado a esclarecer exatamente o que aconteceu em uma reunião. Não importa o que, você deve se certificar de que seus minutos descrever com precisão o que realmente aconteceu e em que ordem.
Etiqueta de tomada de minutos
Atas de reuniões não são apenas notas para a conveniência das pessoas que participaram da reunião. As atas de uma reunião são registro legal do que foi feito naquela reunião, de acordo com um artigo da parlamentar registrada Nancy Sylvester.
Você não precisa registrar todos os detalhes do que foi dito. Exceto para moções oficiais, apenas resumir o conteúdo. Inclua apenas detalhes que ainda serão importantes para quem procura os minutos. Use palavras-chave para resumir a essência de cada discussão.
Evite qualquer comentário, opinião pessoal ou linguagem descritiva nas actas. Não apenas essas são subjetivas, mas podem embaraçar o assunto de seus comentários mais tarde. Por exemplo, você pode adicionar uma nota com a seguinte redação: "O Sr. Smith saiu da reunião às 14h45", mas você não deve dizer que "o Sr. Smith ficou irritado com a Srta. Jones e saiu da reunião".
Para evitar comentários desnecessários, não tente descrever o tom emocional da reunião de forma alguma. Por exemplo, "Jones insistiu que os números de vendas vão melhorar no próximo trimestre" é muito subjetivo e seria mais bem formulado como "Ms. Jones disse que os números de vendas devem melhorar no próximo trimestre". Deixe os fatos falarem por si mesmos.
