No passado, uma secretária era considerada entre as mais baixas no totem da empresa. Os tempos mudaram, porém, e o papel de secretário tornou-se o assistente administrativo, a pessoa que muitas vezes é o eixo central do funcionamento de toda uma organização. Quer trabalhem para um único executivo, para múltiplos gerentes ou para toda a organização, o gerenciamento de tarefas administrativas por parte de um assistente permite que todos passem mais tempo em prioridades estratégicas e desenvolvam o negócio, seguros de que os detalhes estão sob controle.
$config[code] not foundVisão geral dos direitos administrativos
No sentido mais geral, deveres administrativos são as tarefas e atividades que fazem parte das operações diárias de um negócio. Eles incluem atender chamadas, receber mensagens, gerenciar correspondência, solicitar suprimentos e manter as áreas de escritório compartilhadas organizadas e funcionais. Os deveres também podem incluir a criação de relatórios, a entrada e o gerenciamento de dados, o gerenciamento de arquivos, a contabilidade básica e outras tarefas financeiras. Muitas dessas tarefas são gerenciadas por assistentes administrativos, cujo trabalho é ajudar um indivíduo ou equipe assumindo algumas ou todas as suas tarefas administrativas, mas muitas posições de entrada e de nível médio também incluem uma boa quantidade de trabalho administrativo. Por exemplo, os assistentes administrativos podem ser responsáveis por atualizar seu próprio trabalho em um sistema de gerenciamento de projetos ou responder a e-mails. A maioria das tarefas administrativas é clerical e geralmente se resume a gerenciar e distribuir informações.
Tecnologia
Saber como a tecnologia é um dos aspectos mais importantes dos deveres administrativos. Isso inclui o uso de ferramentas como computadores, máquinas de fax, copiadoras, scanners, telefones e outros equipamentos de escritório. O uso de programas comuns de software de computador, incluindo software de processamento de texto, planilha, banco de dados e editoração eletrônica, é geralmente necessário para a maioria dos trabalhos administrativos. A capacidade de solucionar problemas com equipamentos compartilhados também faz parte de muitas descrições de tarefas administrativas. Não é incomum, por exemplo, que profissionais administrativos sejam chamados para eliminar atolamentos de papel ou trocar o toner em impressoras e fotocopiadoras.
Em algumas empresas, espera-se que os assistentes administrativos também saibam usar o software de agendamento e gerenciamento de projetos. Aqueles que trabalham diretamente para os executivos geralmente são chamados para gerenciar a agenda do chefe, e os assistentes administrativos do departamento são chamados para agendar reuniões, acompanhar as férias e os dias de doença, e geralmente sabem onde as pessoas estão e o que estão fazendo.
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Outro importante dever administrativo envolve a comunicação. Assistentes administrativos são freqüentemente chamados a se comunicar, tanto por escrito como verbalmente. Eles podem ser solicitados a escrever memorandos, corresponder com colegas ou clientes usando e-mail, atualizar manuais da empresa ou sites ou editar e revisar o trabalho de outras pessoas. Os assistentes também são geralmente responsáveis por atender o telefone, fazer chamadas em nome do chefe e interagir com os visitantes. Portanto, um assistente administrativo bem sucedido deve ter excelentes habilidades de comunicação e ser capaz de escrever e falar de forma clara e profissional.Uma sólida compreensão da ortografia, gramática e os padrões da comunicação profissional escrita é importante porque um assistente representa seu chefe.
Escrituração e Compras
Manter o controle das despesas é importante em qualquer negócio, e essa tarefa geralmente cabe a um assistente administrativo, que pode ser chamado para inserir despesas em uma planilha ou programa de contabilidade, coletar e verificar relatórios de despesas dos funcionários e gerenciar reembolsos. Em uma pequena empresa, um assistente administrativo também pode manipular contas a receber, enviar contas e processar pagamentos, e manipular depósitos para a empresa. Os profissionais administrativos também são às vezes encarregados do caixa, controlando as despesas e adicionando fundos quando necessário. Outras tarefas nesse domínio podem incluir a análise de despesas, o auxílio no orçamento e o tratamento de disputas do fornecedor.
Quando se trata de compras, os assistentes administrativos são normalmente responsáveis pelos suprimentos, o que significa que eles organizam e monitoram os suprimentos de escritório e solicitam reabastecimentos conforme necessário. Eles conduzem pesquisas sobre fornecedores e solicitam ou emitem ordens de compra, conforme necessário. Em alguns casos, os assistentes administrativos também podem ser responsáveis pelo rastreamento e gerenciamento do licenciamento de software ou assinaturas, garantindo que sejam pagos prontamente e usados adequadamente.
Pesquisa e Planejamento
Muitos profissionais administrativos são chamados para gerenciar projetos de pesquisa e compilar informações. Pode ser tão simples quanto procurar um número de telefone ou endereço, ou um projeto mais complexo pode envolver a procura de informações do cliente, detalhes de referência cruzada e criação de planilhas ou relatórios elaborados. Esses projetos normalmente exigem trabalhar dentro de prazos apertados e apresentar informações.
Em muitos casos, os deveres administrativos também incluem o planejamento. De reuniões de equipe semanais a grandes eventos, os assistentes administrativos são chamados para cuidar dos detalhes. Você pode ser responsável por reservar uma sala de conferência para uma reunião ou gerenciar reservas de quartos para todo o edifício ou andar, pedir bebidas e certificar-se de que todo o equipamento técnico esteja pronto e funcionando quando a reunião começar. O planejamento de viagens é outra grande responsabilidade. Se a empresa não tiver um departamento de viagens, o assistente administrativo pode ser a pessoa que pesquisa e registra voos e hotéis, faz reservas para restaurantes e cuida de outros detalhes, como registros de conferências.
Tarefas Especializadas
Em setores específicos, os profissionais administrativos são chamados a lidar com tarefas que exigem conhecimento ou habilidades especializadas. Por exemplo, os assistentes administrativos legais e médicos geralmente precisam concluir tarefas que exigem um entendimento da terminologia e dos procedimentos da indústria. Secretários jurídicos podem ser chamados para preencher e arquivar documentos para documentos legais, como intimações, apelações ou reclamações, o que requer um nível básico de conhecimento e entendimento legal. Um entendimento do sistema e procedimentos judiciais também é importante para esses assistentes administrativos, assim como o conhecimento de como conduzir pesquisas jurídicas.
Os deveres de um departamento de recursos humanos concentram-se em questões de emprego e podem incluir o agendamento de entrevistas, o processamento de verificações de antecedentes e a execução da análise inicial dos aplicativos para garantir que estejam completos. Alguém com essa capacidade provavelmente será obrigado a ter uma compreensão e experiência em recursos humanos e direito do trabalho. Essencialmente, o campo específico e o departamento em que um assistente administrativo trabalha serão o fator determinante nos deveres específicos, com alguns campos exigindo mais experiência e conhecimento do que outros.
Qualificações do Assistente Administrativo
Enquanto a maioria dos empregos inclui pelo menos algumas tarefas administrativas, a maioria é tratada por assistentes administrativos. Há oportunidades em quase todos os setores, e a maioria dos cargos de nível de entrada é aberta a indivíduos com um diploma do ensino médio ou equivalente. Alguns empregadores preferem contratar assistentes administrativos ou secretários com diploma de bacharel ou experiência no campo. Certos campos, como direito e medicina, normalmente exigem que os assistentes tenham educação adicional relevante para o campo.
Independentemente do nível de educação, a maioria dos empregadores procura assistentes administrativos que tenham experiência e habilidades em trabalho administrativo, incluindo processamento de texto, planilhas e gerenciamento de banco de dados. Normalmente, os empregadores exigem que os assistentes tenham habilidades em produtos do Microsoft Office. Algumas faculdades comunitárias, agências temporárias e programas de educação para adultos oferecem programas de certificação em gerenciamento de escritório, o que pode lhe dar uma vantagem quando você está procurando um emprego. A maioria dos empregadores também oferece treinamento no trabalho para ajudar os assistentes a se acostumarem e estarem familiarizados com suas tarefas específicas.
Além das habilidades administrativas, os empregadores querem contratar pessoas que tenham excelentes habilidades de comunicação (tanto escritas como verbais), habilidades organizacionais, habilidades de tomada de decisão e solução de problemas e habilidades interpessoais. O profissionalismo também é uma necessidade, assim como a capacidade de realizar multitarefas e priorizar. Porque muitos empregadores lidam com informações confidenciais e são frequentemente limitados por regulamentações federais, a discrição e a capacidade de manter a confidencialidade também são qualidades importantes.
Outlook de pagamento e emprego
O salário médio para um assistente administrativo varia consideravelmente, com assistentes de nível de entrada no extremo inferior do salário de ganho de espectro nos US $ 20 a metade, e os assistentes executivos mais bem pagos que ganham quase seis dígitos. PayScale.com informa que os assistentes administrativos ganham um salário médio de US $ 38.736, um número que é espelhado pelos números do Bureau of Labor Statistics, que coloca o salário médio em US $ 37.870, o ponto em que metade dos assistentes administrativos ganham mais e metade ganham menos. O BLS informa que os assistentes mais bem pagos ganham mais de US $ 62.000 por ano, e esse valor sobe para US $ 85.000 para secretários executivos. Pagar aumenta com anos de experiência, com aqueles que têm mais experiência ganhando mais.
Infelizmente, o BLS também projeta que a demanda por assistentes administrativos provavelmente diminuirá em 5% até 2026, já que a maioria dos cargos não será nova, mas sim substituições de funcionários que saírem. O desenvolvimento da tecnologia e a transferência de muitas tarefas administrativas para outros funcionários são responsáveis por grande parte do declínio. Além disso, como muitas organizações simplificam as operações, os assistentes são atribuídos a mais de um gerente ou departamento e assumem mais responsabilidades.
Como ter sucesso em seus deveres administrativos
Muitas vezes, assistentes administrativos surpreendentes estão no topo da lista de promoções, especialmente quando eles têm um diploma universitário e uma compreensão profunda da indústria e do negócio. Levar seu trabalho a sério pode levar a coisas maiores e melhores. Por isso, é do seu interesse encontrar maneiras de se tornar indispensável para seu chefe e seus colegas de trabalho.
Uma das melhores maneiras de fazer isso é aprender sobre as metas e prioridades de seu chefe e antecipar as necessidades dele. Olhe para frente e tenha a perspicácia de se preparar para solicitações ou necessidades antes mesmo que seu chefe perceba. Por exemplo, se seu chefe comparecer a uma determinada reunião toda semana ou mês, leia os minutos da reunião com antecedência e prepare documentos ou relatórios que seu chefe deve apresentar na reunião com bastante antecedência. Se você perceber que seu supervisor estará em reuniões durante todo o dia sem muito intervalo, peça que o almoço seja entregue e mantenha a cafeteira fresca. Lembre-se de que é seu trabalho fazer com que o chefe tenha uma boa aparência, então faça o que você precisa fazer para apresentar a imagem mais profissional e competente.
Acompanhar sua indústria também pode ajudá-lo a ser um assistente de rock star. Aprenda a terminologia e acompanhe as tendências. Dessa forma, você pode contribuir para conversas e ser mais preciso em seu trabalho. Os detalhes são importantes, então entender o que todo mundo está falando ajudará você a evitar erros dispendiosos. Grandes assistentes também são engenhosos e sabem quando agir e exatamente o que fazer. Você não pode correr para o seu chefe com todas as perguntas ou problemas; seu chefe espera que você cuide das coisas, que remontam ao aprendizado. Se você conhece sua organização por dentro e por fora, onde encontrar informações e as políticas e procedimentos da empresa, pode ter mais recursos e resolver problemas.
Finalmente, ser um ótimo assistente requer habilidades organizacionais excepcionais. Você pode ser chamado para responder perguntas, fornecer atualizações de status ou resolver outros problemas a qualquer momento e, se você não estiver organizado, não poderá fazer isso. O dever administrativo mais importante é manter todos os pratos girando e sendo organizado é a base dessa habilidade.
