No mês passado, falamos sobre a importância de tomar medidas proativas para avaliar o nível de preparação para desastres da sua empresa. Desenvolver seu plano de preparação para desastres é um primeiro passo crítico, já que adotar medidas proativas antes que as catástrofes ajudem a diminuir as consequências financeiras de um desastre, ajudando sua empresa a reabrir mais cedo.
Mas o que você faz quando ocorre um desastre? Como você se comunica interna e externamente durante e após um desastre?
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Os proprietários de empresas que lidam com uma crise muitas vezes ignoram esse componente crítico da continuidade dos negócios. A maneira como sua empresa se comunica durante e depois de um desastre afetará diretamente a recuperação de sua empresa.
Aqui estão algumas dicas importantes para se ter em mente à medida que sua empresa desenvolve um plano de comunicação de crise:
- Desenvolver e manter uma lista de contatos de emergência. Isso deve incluir números de telefone residencial, números de celular alternativos, endereços de e-mail pessoais e informações de contato da família. Ao criar sua lista, considere seus diferentes públicos-alvo, incluindo clientes, funcionários, fornecedores e sua comunidade local.
- Estabeleça um sistema de atribuição de árvore telefônica para que todos estejam cientes de quem precisam entrar em contato após um desastre. Em um mundo que depende tanto de comunicações digitais e eletrônicos, um sistema de atribuição e árvore de telefones tradicional claramente delineado em cópias impressas de fácil acesso pode ser imensamente útil durante uma crise.
- Estabeleça um plano formal de evacuação e pratique-o regularmente com seus funcionários.
- Avalie sistemas de alerta por texto ou e-mail que podem enviar notificações para funcionários e clientes. Se você encontrar um que funcione bem para o seu negócio, certifique-se de testar o sistema regularmente para garantir que ele funcione corretamente.
Comunicando claramente
As dicas de preparação para desastres acima são ótimas quando se trata de como se comunicar, mas as mensagens que sua empresa comunica são igualmente importantes. Informações enganosas, mesmo de fontes externas, podem gerar especulações sobre uma empresa. É absolutamente essencial concentrar-se na comunicação precisa e eficaz para o público e seu público interno, tanto durante como após um desastre.
Aqui estão duas melhores práticas a serem consideradas:
- Da melhor maneira possível, monitore o que é dito e escrito sobre sua empresa durante e após um desastre. Isso permite que você monitore e participe da conversa, além de fornecer informações sobre os pontos fortes e fracos de sua estratégia de negócios como um todo.
- Desenvolva um plano para trabalhar com a mídia local quando apropriado. Com um planejamento adequado, a mídia pode servir à sua empresa em uma função de suporte, já que ela funciona para reconstruir após um desastre. Para que isso seja bem-sucedido, sua empresa precisará de um porta-voz designado que tenha algum treinamento básico de mídia em seu currículo. Todos os funcionários devem receber materiais de treinamento observando quais membros da equipe são treinados em mídia e destacando os principais pontos de mensagens para que todos - treinados em mídia ou não - saibam se comunicar com uma voz e mensagem consistentes durante um desastre.
O planejamento proativo e a comunicação organizada de crises podem ajudar muito a retomar os negócios como de costume após um desastre. E é claro, é sempre uma boa ideia conduzir um interrogatório formal após qualquer incidente para avaliar as lições aprendidas e usá-las para melhorar seu plano de comunicação de crise.
Tornado Aftermath foto via Shutterstock
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