Você pode realizar coisas incríveis nos negócios quando você tem as ferramentas certas, tanto tecnológicas quanto sociais. Isso é especialmente verdadeiro para gerenciar projetos de empresas.
Com algumas ótimas ferramentas em seu arsenal, como as que se seguem, você deve ser capaz de atender a todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos.
Você tem todos esses sete?
Software de gerenciamento de projetos
Graças à tecnologia moderna, o software de gerenciamento de projetos tornou-se mais fácil de usar do que nunca. Os melhores programas permitem que você mantenha todos os seus colaboradores na mesma página, com linhas do tempo interativas, rastreamento de dados, carimbo de data e hora, gastos em cada trabalho, coleta de conteúdo e recursos de delegação.
$config[code] not foundDe acordo com Tom Treanor, diretor de marketing da Wrike, uma empresa de software de gerenciamento de projetos, “você precisa de uma opção de gerenciamento de projetos que facilite a criação de tarefas, envolva membros da equipe através de marcação fácil e se integre com plataformas de e-mail e compartilhamento de arquivos. Usar um excelente software de gerenciamento de projetos é uma das chaves para alcançar com sucesso seus objetivos de negócios ”.
Plataformas compartilháveis
Todo projeto precisa ter acesso aos recursos de compartilhamento de arquivos para manter os membros relevantes da equipe em tarefa em todos os momentos. Isso permite o acesso a arquivos do gerente de projeto aos membros da equipe e ajuda a minimizar os problemas do projeto e o gerenciamento de tempo ineficiente.
Os melhores programas de compartilhamento terão as seguintes qualidades:
- Online e pode ser acessado em qualquer lugar com uma conexão com a Internet
- Funções simples de edição
- A capacidade de anexar o projeto à tarefa
- Capacidades de compartilhamento entre colaboradores
- Recursos de segurança que protegem e fazem backup de seu trabalho
- Integração com o seu software de gerenciamento de projetos
Entre as plataformas de compartilhamento mais utilizadas estão o Google Drive, o Dropbox, o Microsoft OneDrive e o Communifire.
Análise de Projetos
Para manter seus trabalhos funcionando da melhor maneira possível, você precisa de uma ferramenta de análise de projetos que coletará dados do software de gerenciamento de projetos. Esses dados melhorarão suas eficiências e processamento.
As melhores opções de gerenciamento de projetos terão análises programadas diretamente no software, mas você também pode encontrar alternativas separadas que coletam os dados para você. O relatório resultante mostrará o tempo e o dinheiro gasto em cada projeto, o número de pessoas envolvidas, a quantidade de comunicação necessária e qualquer outra informação que você precise saber para simplificar os processos e melhorar sua lucratividade.
Padrões de Comunicação
Antes de iniciar um projeto com qualquer colaborador, você precisa definir seus padrões de comunicação. A maioria das empresas usa e-mail para toda a comunicação, mas isso não funcionará para todas as empresas e todos os projetos.
Deixe que seus colaboradores saibam quais são os canais apropriados para quando precisarem fazer uma pergunta, participar de reuniões de equipe, discutir ideias criativas e interagir com colegas de equipe.
Por exemplo, você pode querer que todas as perguntas simples e interações da equipe ocorram no recurso de comentário do seu software de gerenciamento de projetos; e todas as reuniões da equipe ocorrem por meio do bate-papo por vídeo em grupo, como o Hangout do Google.
Definir esses padrões no início reduzirá o desperdício de tempo e falhas de comunicação e ajudará você a entregar um trabalho mais eficiente.
Modelos
A maioria dos seus projetos provavelmente estará nas mesmas categorias. Por exemplo, se você se especializar em SEO, provavelmente trabalhará com campanhas de PPC, sinais sociais e conteúdo de websites.
Para fazer com que os projetos fluam com mais facilidade, você pode desenvolver modelos para cada uma dessas categorias. Pode levar um pouco mais de tempo no início, mas valerá a pena quando as várias facetas de cada projeto forem executadas com mais eficiência e o trabalho realizado pelos membros de sua equipe acabar exigindo menos revisão.
Responsabilidade Delegada
Uma maldição comum dos gerentes de projeto é o desejo de fazer tudo sozinho, porque você acredita que conseguirá fazer tudo certo. Normalmente, simplesmente não é possível fazer tudo sozinho, e assumir isso em excesso resultará em um trabalho de baixa qualidade enquanto você corre para concluir tudo a tempo.
Um projeto devidamente dividido entre cada um dos membros de sua equipe é um projeto com maior probabilidade de sucesso. Lembre-se de que delegar uma tarefa significa que você confia nos outros membros da equipe para executar o trabalho corretamente e precisa mostrar essa confiança fazendo check-in apenas ocasionalmente, e não gerenciando cada elemento do trabalho.
Delegar responsabilidades e depois confiar nos membros de sua equipe para concluir a tarefa não apenas aliviará sua carga de trabalho, mas melhorará o desempenho do funcionário ao longo do tempo.
Liderança Definida
O sucesso da maioria dos projetos depende de um líder definido que possua as características de um profissional. Se você não tiver um líder claro, isso causará confusão e retardará o processo, pois os membros de sua equipe brigam durante a tomada de decisões, pois ninguém foi designado para tomar as decisões finais.
Um líder sólido pode colocar em prática as melhores ideias dos membros de sua equipe e dar a palavra final sobre as decisões do projeto. O líder da equipe também deve:
- Defender a visão,
- Comunique-se bem
- Comunique-se aberta e honestamente com todos os colaboradores,
- Exude entusiasmo com o projeto,
- Delegar sem micromanaging,
- Exiba confiança e fortes habilidades de tomada de decisão,
- Saber como resolver problemas à medida que surgem
- Ofereça feedback e elogie quando merecido,
- Ouça a opinião dos outros e incentive a criatividade e as ideias.
Um líder competente é uma das ferramentas mais importantes no seu cinturão de gerenciamento de projetos. Com um líder definido que esteja disposto a trabalhar com todos os seus colaboradores, o gerenciamento de projetos bem-sucedido não é apenas possível … é provável.
Gerente de Projetos Foto via Shutterstock
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