O Microsoft Teams é uma ferramenta de comunicação dentro do Office 365 que oferece às pequenas empresas uma maneira direta de se comunicar e colaborar com os funcionários. Para aqueles que não usam o Microsoft Teams, pode ser útil obter algumas dicas e informações valiosas de especialistas para aproveitar ao máximo.
Dicas de equipes da Microsoft
Simona Millham é treinadora certificada da Microsoft e formadora da plataforma de aprendizagem de TI CBT Nuggets. Ela compartilhou algumas dicas valiosas para aproveitar ao máximo as equipes da Microsoft para pequenas empresas em uma entrevista por e-mail com o Small Business Trends.
$config[code] not foundMinimize as comunicações por email
Um dos maiores benefícios do Microsoft Teams é que ele permite que as empresas mantenham toda a sua comunicação organizada em um único lugar, em vez de depender de longas cadeias de e-mail que podem facilmente se perder no shuffle. Portanto, se você for aproveitar ao máximo as equipes da Microsoft, use-as em vez de, não além, em e-mail para comunicações internas.
Millham diz: “Se alguém envia um e-mail para a equipe fazendo uma pergunta relativamente trivial, e todos respondem, isso gera uma enorme quantidade de e-mails. As conversas são o coração das equipes, facilitando a visualização de tópicos rapidamente e respondendo rapidamente onde for relevante. ”
Compartilhar conversas com novos membros da equipe
As equipes da Microsoft também podem facilitar a integração de novos funcionários. Quando você faz uma nova contratação, ou adiciona um membro da equipe existente a um novo projeto, pode compartilhar conversas desse tópico ou projeto com elas para que possam acompanhar facilmente, em vez de encaminhá-las a vários e-mails ou entregá-los a documentos complicados.
Fique com alguns grupos
O Microsoft Teams permite que você designe diferentes grupos dentro de sua organização para que você possa manter conversas com membros relevantes da equipe. Mas não exagere na criação de grupos para todas as possíveis combinações de funcionários imediatamente. Considere quem trabalha em projetos com mais frequência e crie apenas os grupos que fazem sentido para não sobrecarregar a todos com toneladas de opções. Você sempre pode adicionar mais tarde.
Tenha um objetivo para cada grupo
Se você está com dificuldades para determinar com quais grupos começar, considere o que deseja alcançar para cada grupo. Por exemplo, você pode querer um grupo apenas para o gerenciamento de nível superior, ao qual você recorreria ao tomar grandes decisões estratégicas. Mas você também pode querer grupos apenas para fins específicos, como suporte de TI e marketing de mídia social.
Adicionar grupos à medida que você for
A partir daí, você sempre pode adicionar grupos conforme os projetos específicos os chamam. Digamos que você tenha um projeto de cliente especial que envolve pessoas de vários departamentos que normalmente não trabalham juntas. Crie um grupo apenas para essa instância, para que esses funcionários não precisem se comunicar em um tópico mais geral.
Configurar a conferência de áudio
O Microsoft Teams também oferece um recurso de conferência de áudio para que você possa realizar reuniões de voz em grupos específicos ou apenas com um ou dois membros da equipe. Isso pode ser um recurso especialmente útil, especialmente se você tiver alguns membros da equipe que trabalham remotamente. Você também pode usá-lo para se comunicar com clientes externos por meio de um novo recurso de acesso a convidados.
Crie uma estratégia de comunicação
É claro que o Microsoft Teams não é o único produto da Microsoft que oferece recursos de comunicação, como bate-papo e chamadas de áudio. Mas Millham adverte para não ficar muito envolvido em usar todas as opções disponíveis. Em vez disso, crie um plano específico que descreva em quais situações você usará o Microsoft Teams para comunicação versus outras plataformas.
Millham explica: “Acho que um dos maiores desafios é ajudar os usuários corporativos a entender QUAL a ferramenta do Microsoft Office 365 para usar o WHEN. Há uma sobreposição entre a funcionalidade das Equipes, o Yammer e o Skype for Business, o que é realmente confuso para os usuários, e é provável que eles voltem a enviar e-mails padrão sem alguma orientação. Portanto, minha recomendação é que o negócio leve algum tempo para pensar em quais ferramentas atenderão melhor as diferentes partes de sua organização - e executarão alguns pilotos com diferentes grupos de usuários - e, então, fornecerão orientação e conscientização aos usuários finais. ”
Testar estratégias de comunicação
Como Millham mencionou, pode ser realmente proveitoso testar diferentes estratégias de comunicação dentro de sua organização para ver o que funciona melhor para sua equipe específica. Por exemplo, você pode achar útil usar o Skype para chamadas de clientes se a maioria dos seus clientes já tiver IDs do Skype e não quiser se inscrever no acesso de convidados com o Microsoft Teams. Mas você pode optar por manter todas as chamadas internas dentro de Equipes por uma questão de simplicidade. Mantenha-se aberto às informações dos funcionários para otimizar seu plano de acordo com as necessidades deles.
Mantenha-se atualizado com os novos recursos
O Microsoft Teams está constantemente mudando e adicionando novas funcionalidades que podem beneficiar sua equipe ou alterar a maneira como você usa a plataforma. Por exemplo, a Microsoft está atualmente no processo de integração da funcionalidade do Skype for Business nas equipes. A Millham recomenda verificar a documentação e as orientações práticas do Microsoft Teams para obter mais informações e atualizações sobre quaisquer alterações ou novos recursos.
Treine seus funcionários
Também é importante garantir que seus funcionários entendam como aproveitar ao máximo as equipes da Microsoft. E há muitos recursos disponíveis para esse propósito. O CBT Nuggets fornece uma opção para o treinamento de equipes da Microsoft.
Millham diz: “Para os proprietários de pequenas empresas, inclui uma visão geral dos recursos a serem considerados ao implantar as equipes e incentivar a adoção pelos usuários. Para os funcionários, aborda como usar canais, conversas, reuniões, compartilhamento de arquivos, wikis e muito mais ”.
Imagem: Microsoft
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