Os relatórios do meio do ano são escritos em vários contextos, em ambientes acadêmicos, negócios, trabalho de caridade ou em qualquer contexto em que o gerenciamento queira ter uma noção de como as coisas estão progredindo. A maior parte do trabalho em tal relatório ocorre antes que a redação seja feita. Você deve coletar dados todos os dias sobre o que você está fazendo, se o relatório é sobre você ou sobre o que seu grupo está fazendo. Se você tiver as informações, elaborar o relatório em si não será difícil.
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Reúna informações de forma consistente, assim que você souber que um relatório será devido, mesmo que seja daqui a seis meses. Pode ajudar a manter um diário do que você faz e levar dez minutos no final de cada dia para preencher os detalhes. Observe tarefas realizadas, pesquisas realizadas, pessoas contatadas, enfim, tudo. Sua ferramenta mais poderosa será a evidência que você coleta.
Observe especialmente quais são os objetivos dos gerentes e como você está trabalhando para realizá-los. Além disso, faça anotações sobre os problemas encontrados e sobre como você os superou.
Revise suas notas periodicamente para ver se você está na tarefa, fazendo o que seu chefe quer que você faça. O diário e as anotações que você faz são uma ótima fonte de feedback. Se você perceber que está gastando muito tempo em tarefas improdutivas, poderá alterar esse comportamento e, em seguida, pode relatar essa mudança como um aumento na produtividade no relatório do meio do ano.
Escreva uma introdução que anote seus principais objetivos e como você os realizou. Os gerentes podem ou não apreciar a ideia de ler pilhas de relatórios, para que você possa se destacar se capturar a atenção na introdução.
Organize o relatório de uma das seguintes formas: problema / solução, meta / conquista, cronologicamente ou categoricamente. Qual padrão você escolhe depende da sua situação. Problema / solução mostra como você está se adaptando a novas situações e trabalhando e pensando de forma independente. Meta / conquista mostra suas principais realizações e permite que seu gerente saiba como você é valioso para a organização. A ordem cronológica pode ser adequada para explicar o processo adotado para atingir um objetivo principal, todos os passos e desafios ao longo do caminho. As categorias podem ser adequadas para locais de trabalho onde você desempenha funções discretas, como organização, compra, coordenação e definição de metas. Você também pode usar uma combinação de padrões, por exemplo, começando com uma seção sobre metas e conquistas e incluindo uma seção sobre roadblocks encontrados e superados.
Consulte o seu gerente se tiver alguma dúvida sobre o formato que ela exige, e se houver bons exemplos anteriores disponíveis, peça para ver um ou dois. Como os relatórios são escritos em circunstâncias tão variadas, reserve um tempo para pesquisar exatamente o que é desejado.
