Pequenas empresas que lidam com dinheiro, como caminhões e salões de alimentos, precisam se proteger contra erros envolvendo dinheiro e roubo. Veja as 20 melhores práticas de manuseio de dinheiro que sua empresa deve seguir para que tudo corra bem.
Práticas recomendadas de manipulação de caixa
Elimine Fundos Slush
Os caixas em pequenas lojas de varejo costumam compensar a escassez de seus próprios bolsos. Isso pode levar a um fundo coletivo de funcionários para reunir recursos. Em geral, é uma má ideia ocultar a verdadeira razão pela qual a gaveta fica curta. Se você usar um desses, livre-se dele.
$config[code] not foundSeja rigoroso sobre as diferenças
Alguns dólares a menos aqui e ali podem não parecer grandes coisas a princípio em uma pequena lanchonete que tenha uma boa clientela de almoço. No entanto, ignore as discrepâncias e você pode estar encobrindo um problema maior. Registrar todas as perdas e excedentes ajuda a descobrir qualquer coisa deliberada.
Padronizar um processo
Todo mundo precisa estar na mesma página quando a equipe está lidando com dinheiro em sua pequena frota de caminhões de alimentos. Colocar um conjunto de regras de tamanho único ajuda a adivinhar o dinheiro dos funcionários que trabalham de forma autônoma.
Conheça as Obrigações do IRS
Você precisa saber o que o governo espera no que diz respeito às transações em dinheiro. Não há como realizar sua devida diligência. Por exemplo, grandes pagamentos em dinheiro acima de US $ 10.000 precisam ser tratados de uma determinada maneira. Se você estiver em dúvida, verifique com o IRS ou seu contador.
Ter uma conta de caixa pequena
Ter um pequeno dinheiro à disposição para fazer mudanças para os clientes em sua lavanderia faz uma grande vantagem competitiva. Abrir uma conta corrente de negócios para financiar um mantém sua contabilidade acima da placa.
Emitir faturas
Não é um problema quando os clientes regulares querem pagar em dinheiro no seu salão de beleza. Você só precisa emitir uma fatura.
Não misture contas
Todo o dinheiro que seu negócio precisa ser gravado e armazenado separadamente e os procedimentos apropriados de escrituração precisam ser seguidos. Por exemplo, nunca leve alguns pagamentos em dinheiro do cliente para reabastecer o dinheiro em depósito.
Tenha uma programação para lidar com dinheiro
Se você administra uma pequena loja de varejo no shopping local, seus dias podem ser agitados. Depositar, contar e equilibrar seu dinheiro deve seguir um cronograma rigoroso. Trabalhar essa rotina em torno de seus horários de pico do dia.
Tem limites superiores
Evitar roubo e dinheiro perdido também é manter um limite de quanto você mantém nos registros e na mão. Manter isso simples significa ter um limite máximo de quanto você tem no local.
Invista na tecnologia de caixa
Cofres inteligentes fazem o trabalho de lidar com dinheiro mais eficiente. Estes rastreiam transações em dinheiro e podem até mesmo agendar captadores. A tecnologia de detecção de falsificações é outra que deve ter para empresas de dinheiro, como restaurantes menores.
Limite os funcionários que lidam com dinheiro
O gerenciamento efetivo de caixa começa com a atribuição de responsabilidades aos supervisores. Eles devem ser responsáveis por revisar as transações e outros deveres como registrar recibos.
Não compartilhe gavetas de dinheiro
Erros acontecem em restaurantes e lojas de varejo quando as pessoas compartilham uma gaveta de caixa comum. Pode ser conveniente, em um restaurante, que um garçom cubra alguém que esteja descansando, mas há falta de responsabilidade lá. Todos devem ter sua própria gaveta de dinheiro.
Não arredonde os números
É chamado de dólares e centavos por um motivo. David S. Peters é um especialista no assunto no mundo dos restaurantes. Ele diz que arredondar o depósito noturno deixando as moedas só pode levar a dores de cabeça na estrada. Não tente economizar tempo evitando mudanças imprevistas.
Use a tecnologia de contabilidade
Usar a tecnologia mais recente pode ajudá-lo a gerenciar o dinheiro da sua loja de hardware. Não assuma que os grandes nomes do software de contabilidade atendem apenas às grandes lojas de sua área. Por exemplo, o QuickBooks facilita a configuração de uma conta de caixa pequena.
Tweak o processo continuamente
Você deve sempre ter um olho para melhorar seus sistemas de manuseio de dinheiro. Isso inclui mudar as responsabilidades que você atribui aos funcionários como achar melhor.
Concentre-se na contagem
Você pode até ser um único proprietário em um caminhão de comida ocupado. Se você está lidando com transações em dinheiro, precisa se concentrar. Se você for interrompido, sempre comece novamente desde o começo ao contar.
Seja sempre consistente
Quando você está contando o dinheiro sozinho, você precisa fazer isso da mesma forma toda vez que quiser evitar erros. As moedas primeiro e depois as contas que vão das denominações mais baixas para as mais altas são um modelo.
Use um modelo de depósito
A Texas A & M University sugere uma prática recomendada para preparar um depósito em dinheiro. Apenas uma moeda por pacote com todas as contas voltadas para cima. Não use clipes de papel. Um elástico é a melhor maneira de manter as contas juntas.
Mantenha os deveres separados
Cheques e saldos são importantes quando sua pequena empresa está lidando com muito dinheiro. As pessoas que lidam com o dinheiro devem ser diferentes das responsáveis pela contabilidade.
Conte em privado
A segurança é sempre uma preocupação número um para uma pequena empresa proprietária de máquinas de venda automática. Só conte dinheiro quando estiver longe do público ou dos funcionários. Se você guardar seu dinheiro em um cofre, troque a combinação regularmente.
Caixa registradora foto via Shutterstock
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