Existe um projeto escrito à sua frente … e um pedaço de papel em branco. Suando frio, você começa a achar que é mais fácil contratar um copywriter (afinal, você não entrava em negócios para ser escritor). Pense de novo. Com cinco etapas diretas e alguma prática, você pode ser o seu próprio redator e reinvestir o dinheiro que teria gasto em ajuda externa para o seu negócio.
Por que a redação comercial é importante?
A razão pela qual a escrita, ou qualquer tipo de comunicação empresarial, é importante é a mesma razão pela qual nos envolvemos nos negócios: para criar resultados comerciais positivos. A redação comercial eficaz pode promover resultados comerciais positivos de várias maneiras, incluindo:
- Criando valor para as partes interessadas
- Ajudando a alinhar os stakeholders com as estratégias e metas da empresa
- Permitindo que o escritor se envolva em aprendizado contínuo
As sugestões de redação abaixo irão melhorar a maneira como você escreve em qualquer extensão - de um e-mail informal a uma proposta comercial completa. (A única coisa que pode variar é o tempo gasto em cada tarefa de gravação.)
Etapa 1: conheça seu público.
Você está se comunicando para cima, para baixo ou lateralmente? Seu público é interno ou externo à sua organização? Estas são as perguntas mais básicas relacionadas ao seu público. Se você parar aqui na sua investigação, provavelmente não terá informações suficientes para prosseguir no processo de redação.
Conheça o seu leitor de qualquer maneira que puder. Se é uma pessoa específica, eles têm um assistente que pode te dar uma ideia? Talvez os relatórios diretos da pessoa possam lhe dar algumas indicações? Existe um perfil da pessoa que o ajudará a determinar seus interesses e estilo de comunicação? Se você está vendendo ou comunicando a cadeia de comando, as respostas a essas perguntas podem ser determinantes cruciais para o fato de o público ler e agir de acordo com a sua redação.
Reserve um momento para considerar o estilo de comunicação preferido do seu leitor. Pense em como eles se comunicam com você e com os outros. Eles querem que você "chegue ao ponto" ou começam perguntando como está sua família? A sabedoria predominante na comunicação escrita americana é ir direto ao ponto; Contudo; Muitos profissionais de negócios preferem construir um relacionamento primeiro e não lerão seu e-mail se se sentirem desvalorizados pela comunicação que pula direto para os negócios. Conhecer seu público significa saber onde colocar seu ponto principal: no começo ou no final.
A coisa mais importante a lembrar ao considerar seu público é saber com o que se importa. Não há nada de errado com a pergunta "O que há para mim?" Se você não está perguntando em nome de seu leitor, sua mensagem pode passar despercebida.
Passo 2: Decida o canal de comunicação.
Depois de conhecer seu público, você pode tomar uma decisão informada sobre qual canal usar. Canais, ou modos de comunicação, podem ser divididos em internos ou externos, formais ou informais. Mais uma vez, este é apenas o primeiro passo. Considere se o leitor transmitirá suas informações. Se sim, a quem ele ou ela vai passar? Essas perguntas ajudarão você a decidir se precisa de um folheto, carta, nota, e-mail ou outra forma de redação empresarial.
Um exemplo: Escreveremos ao nosso supervisor para convencê-lo de que uma nova política precisa ser implementada para solicitar uma folga remunerada. Como essa é uma solicitação interna mais formal, usaremos um formato de memorando. O memorando será escrito de tal forma que o supervisor possa levá-lo ao Diretor de RH para discussão.
Etapa 3: verbalize a ação desejada.
Durante os workshops de redação comercial, os participantes geralmente entendem o público e o canal de comunicação, mas, no ponto em que precisam identificar seu objetivo geral, pensam: "Quero que eles o leiam". Esse objetivo fica aquém do propósito dos negócios escrevendo - para mudar o comportamento. Verbalizar o que você quer do leitor encoraja uma ação específica. Você quer que o leitor siga uma nova política? Você quer que eles liguem para uma exibição ou uma oferta de teste? Você está sugerindo uma mudança ou fazendo uma solicitação que precisa de ação imediata?
Se você não tiver certeza da ação resultante ideal, seu leitor também ficará incerto - e menos propenso a agir. Por outro lado, por ter uma ideia clara de qual é o objetivo de sua comunicação, é mais provável que você convença seu leitor a agir. O tempo é essencial para a escrita comercial. Você tem apenas um momento para deixar o público saber que o que você tem a dizer é valioso e precisa de ação.
Etapa 4: pense como um repórter.
Como um repórter, responda aos “Cinco W's” - quem, o que, onde, quando, por que (e como). Lembre-se de que a redação comercial é mais clara quando chega ao ponto. Não forneça detalhes históricos e "interessantes" a menos que estejam diretamente relacionados ao que você deseja que o leitor faça.
Se você tiver um leitor que goste de detalhes consideráveis, considere responder às seguintes perguntas em sua redação:
- Por que o leitor se importa?
- Como o leitor se beneficia?
- O que o leitor deve fazer?
- Quando o leitor deve fazer isso?
- O que acontece se o leitor agir?
- O que acontece se o leitor não tome uma atitude?
- Quem mais se beneficiará? Por quê?
- Onde o leitor vai para mais informações?
Etapa 5: feche a venda.
Peça a venda no final da sua comunicação empresarial. Solicite ao leitor a ação que você espera e quando espera. Essa é a técnica de "fechamento" mais eficaz com os públicos dos EUA. Se escrever para um público internacional, há diferentes etapas envolvidas; no entanto, fornecer um final atraente fortalecerá sua comunicação.
Vamos dar uma olhada em um exemplo que usa todas as cinco etapas do processo de escrita.
Para: Evan Datta De: Soma Jurgensen, x555 Data: 29 de dezembro de 2010
Re: Aumentando a eficiência de solicitações de tempo livre (PTO) Em uma recente reunião de equipe, fiquei emocionado com seu desejo de melhorar a eficiência em nossos processos, a fim de priorizar nosso tempo e descobrir mais equilíbrio entre trabalho e vida pessoal como organização. Suas ideias pensadas naquele dia me inspiraram a oferecer uma ideia minha. Por favor, considere este memorando como um pedido de mudança em um processo que custa à nossa empresa incontáveis horas de ineficiência e retrabalho. Armado com essa solicitação de mudança, você pode adicionar outra tática para defender sua estratégia de se concentrar nas pessoas simplificando os processos. A política atual é para os funcionários enviarem um e-mail ao seu supervisor para a PTO. Em seguida, o supervisor investiga o número de dias que o funcionário possui e preenche parcialmente um formulário para que o funcionário conclua e assine antes de aprovar a solicitação. Como nossa empresa aumentou o número de funcionários que se reportaram a cada gerente durante a reestruturação do ano passado, a demanda pelo tempo dos gerentes para solicitações de IPO aumentou exponencialmente. Com apenas um assistente, o diretor de RH é inundado com solicitações de solicitações individuais de acumulação de funcionários. O resultado é um tempo considerável gasto pesquisando e satisfazendo solicitações, o que levou a vários erros também. Ao utilizar a Intranet da empresa para distribuir os formulários e personalizar o sistema de HRIS com logins de funcionários, grande parte das pesquisas e formulários poderia ser feita pelos próprios funcionários. O novo sistema funcionaria da seguinte maneira: A adoção dessa mudança processual liberará tempo para funcionários, gerentes e RH. O tempo economizado pode ser gasto em contato pessoal com funcionários que tenham mais que perguntas rotineiras, melhorando o atendimento ao cliente fornecido pelo RH. Continuar com a política atual resultará em perda de tempo e recursos. Para mais informações sobre as frustrações em relação à política atual, o assistente de RH e eu estamos disponíveis para atender após o primeiro dia do ano. Estamos disponíveis para fornecer detalhes específicos que suportam essa mudança em uma reunião com o Diretor de RH. Esse novo processo pode ser implementado no decorrer de seis meses, permitindo que a empresa se beneficie deste ano civil (2011) e destacando rapidamente sua estratégia de se concentrar nas pessoas, simplificando a política. Entrarei em contato com você dentro de uma semana do primeiro dia do ano para discutir melhor essa oportunidade. Se você tiver perguntas, por favor, entre em contato comigo no meu ramal no cabeçalho do memorando. Atenciosamente, XXXX
Comentários finais Lembre-se disso - até mesmo dedicar alguns segundos para organizar seus pensamentos usando esse processo de cinco etapas pode melhorar seu trabalho, independentemente do conteúdo. Seguir cada passo mutuamente inclusivo pode permitir que você, o escritor de negócios, facilite uma comunicação forte que tenha resultados positivos para o seu negócio.
