O papel dos assistentes administrativos é apoiar o pessoal profissional para que eles possam desempenhar suas funções de forma eficaz. Seja em organizações governamentais, empresariais ou sem fins lucrativos, os administradores mantêm o escritório funcionando, cuidando de itens essenciais, como papelada e registros de computador. Eles normalmente também executam algumas tarefas administrativas, mas as tarefas específicas dependem do nível do trabalho e do tipo de escritório.
$config[code] not foundResponsabilidades do dia a dia
Os assistentes administrativos desempenham funções como organizar reuniões, agendar compromissos, manter o calendário do escritório, atender telefones e editar correspondências. Eles mantêm arquivos e bancos de dados do escritório e criam planilhas e apresentações de computador. Muitas vezes, suas responsabilidades também incluem a compra de suprimentos e o gerenciamento da sala de suprimentos.
Seus deveres de atendimento ao cliente incluem receber visitantes do escritório e ver que eles recebem a assistência de que precisam.
Deveres adicionais
O outro trabalho de assistentes administrativos geralmente depende do setor específico. Nos escritórios legais, os administradores ajudam a preparar documentos legais, enquanto nos consultórios médicos eles cobram as seguradoras. Nos escritórios da escola, manter registros dos alunos e se comunicar com os pais estão entre os seus deveres.
O nível e o cargo determinam quanta responsabilidade cabe a um assistente administrativo. Os administradores iniciantes concentram-se nas funções administrativas e nas tarefas básicas do computador, mas os administradores seniores com conhecimentos avançados de informática geralmente assumem funções administrativas, inclusive supervisionando a equipe administrativa e treinando novas contratações. Os assistentes administrativos dos executivos também podem pesquisar, redigir relatórios, tirar atas em reuniões, supervisionar outros administradores e fazer planos de viagem.
Conhecimento e habilidades
Habilidade organizacional é essencial porque o trabalho principal do administrador é manter registros de escritório e acompanhar reuniões e compromissos. Os administradores também devem poder se comunicar bem em inglês oralmente e por escrito e realizar pesquisas na Internet. O trabalho requer proficiência em equipamentos de escritório, incluindo computadores, fotocopiadoras, sistemas de telefonia, fax e equipamentos de videoconferência.
Dependendo da posição e da indústria, Os administradores precisam de proficiência em vários programas de computador, como e-mail, contabilidade, banco de dados, planilha eletrônica e software de processamento de texto..
Qualificação para o trabalho
Assistentes administrativos precisam de um mínimo de um diploma do ensino médio, que inclui aulas sobre práticas de escritório e software de computador. Treinamento adicional em inglês e conhecimentos de informática é útil, e muitos administradores têm feito algumas aulas técnicas ou em faculdades ou têm um grau de associado. Os empregadores geralmente também treinam novas contratações em seus procedimentos de escritório e no vocabulário do negócio em particular - por exemplo, vocabulário jurídico.
Os administradores podem obter certificação voluntária da Associação Internacional de Profissionais Administrativos. A certificação exige de dois a quatro anos de experiência, dependendo da formação de um administrador, e os candidatos também devem passar em um exame.
