Um negócio organizado é um negócio produtivo. Você não pode considerar-se abençoado com habilidades organizacionais naturais, mas agora é o momento perfeito para organizar o seu negócio e espaço de trabalho.
Abaixo estão 10 dicas para ajudá-lo a fazer isso e entrar no caminho no ano novo.
Como organizar sua pequena empresa
Purgue seu escritório
Mesmo que você não se importe com uma pequena bagunça e poeira, muita confusão pode aumentar o estresse e o caos diários.A desordem existe porque pensamos que tudo é importante. Com o novo ano, jogue fora o que estiver desatualizado, não mais relevante ou duplicado.
$config[code] not foundPor exemplo:
- Recicle os eletrônicos quebrados que você pode ter escondido em um armário.
- Exclua todas as mensagens de voz antigas.
- Doe qualquer coisa que você não precise ou use.
- Mantenha o básico e qualquer coisa que você tenha usado no ano passado; tudo mais pode ir.
Quando sua área de trabalho estiver limpa e organizada, você aproveitará o tempo gasto em sua mesa e não perderá tempo pesquisando em pilhas de lixo ou em movimento.
Organize seus arquivos em papel
Um estudo descobriu que a pessoa média perde mais de 4 horas por semana em busca de papéis. Percorra seus arquivos e destrua tudo o que estiver desatualizado ou que não seja mais relevante para sua empresa.
Se você tem medo de precisar um dia de anotações de quatro anos de um projeto de cliente, digitalize os originais e jogue fora os arquivos de papel para ter mais espaço.
Recibos de papel de vala
Considerando que a Receita Federal aceita cópias eletrônicas de recibos, não há realmente nenhuma razão para você continuar pendurando em todos os pequenos pedaços de papel de restaurantes, táxis, lojas de materiais de escritório, etc.
Encontre um scanner ou aplicativo de gerenciamento de recibos para seu smartphone (como Neat Receipts) e verifique se sua solução permite exportar dados para qualquer aplicativo de contabilidade / relatório de despesas que você usa.
Use a nuvem para armazenamento e compartilhamento
Se você ainda não fez isso, comece a usar ferramentas baseadas em nuvem para compartilhar e salvar documentos. Por exemplo, o Google Drive permite que você armazene até 15 GB gratuitamente, ao mesmo tempo em que oferece a clientes ou colegas acesso para colaborar. Outras ferramentas incluem o Dropbox e o Box.
Ao armazenar arquivos na nuvem, você pode ajudar a limpar seu armazenamento pessoal, além de economizar tempo valioso gasto com o envio de documentos por e-mail ao colaborar com outras pessoas.
Domine sua caixa de entrada
Se a sua caixa de entrada de e-mails se tornou um item obrigatório para todos os e-mails que você recebeu nos últimos anos, é hora de limpar a casa. É possível gerenciar sua caixa de entrada de e-mail para que você veja apenas as mensagens com as quais você ainda precisa lidar e que tudo o mais esteja bem guardado para que seja mantido em segurança. Comece com uma ficha limpa, arquivando tudo o que você não precisa mais responder.
Em seguida, domar o nível de novos e-mails que você recebe todos os dias cancelando a inscrição em boletins informativos ou outras assinaturas que você não lê mais. Crie pastas específicas nas quais os e-mails não essenciais são enviados automaticamente, para que eles não interrompam seu fluxo diário.
Obtenha a ferramenta de anotação correta
Uma chave para se manter organizado e eficaz como dono de uma pequena empresa é ter a solução certa para anotar quaisquer tarefas ou inspirações quando elas atacam.
Se você preferir usar caneta e papel, gravação de voz em seu smartphone ou um aplicativo como o Evernote, o mais importante é que a solução se adapte ao seu estilo de vida, para que você possa usá-lo de forma consistente.
Organize seus perfis de mídia social
Não é apenas a caixa de entrada e o ambiente de trabalho do seu e-mail que são prejudicados. Seus perfis de mídia social também podem ficar entupidos e desatualizados.
Primeiro, faça um balanço de onde sua empresa tem presença social e abandone todas as contas que não estão mais em uso. Não faz sentido ter vários perfis no Pinterest, Twitter, Facebook, LinkedIn, Tumblr e Instagram, se você não estiver postando e monitorando ativamente cada conta.
Você também pode usar uma ferramenta como JustUnfollow para eliminar seguidores que estão inativos ou não estão seguindo você de volta.
Reúna-se com um consultor fiscal
Não espere até a hora de registrar suas devoluções para começar a pensar em impostos. Faça uma consulta com um CPA ou conselheiro fiscal no início do ano.
Se a sua empresa ainda estiver estruturada como um único proprietário, agora é a hora de pensar em proteger seus ativos pessoais e obter outros benefícios por meio de uma estrutura comercial formal, como uma LLC ou corporação.
Assuma o controle de seus livros
Se você administra uma pequena empresa, já possui algum tipo de processo para faturamento, processamento de pagamentos, registro de despesas e acompanhamento de projetos. Mas se você não atualizou seu processo recentemente, há chances de que haja um aplicativo disponível para ajudar a tornar essas tarefas administrativas mais fáceis e eficientes.
Dê uma olhada na sua loja de aplicativos para tablets / smartphones para ver uma nova ferramenta que pode ajudar você a se organizar e a se encarregar de seus livros no ano novo. Por exemplo, há FreshBooks, Mint, Kashoo e InDinero, para citar alguns.
Amarre todos os fins soltos legais
Esta é uma oportunidade perfeita para amarrar quaisquer pontas soltas que você tenha adiado em anos anteriores. Por exemplo, você arquivou um DBA (Doing Business As) para o nome da sua empresa? Você recebeu um número de identificação fiscal? Todas as suas licenças e autorizações locais estão em ordem? Você fez alguma alteração em sua corporação e LLC e ainda precisa arquivar um artigo de emenda para registrar essas mudanças com o estado?
Que outras dicas você pode oferecer para organizar sua empresa este ano?
Organização Concept Photo via Shutterstock
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