Quer tornar o seu negócio mais eficiente, respeitável e rentável? Isso pode parecer uma tarefa importante, mas há uma coisa fundamental que pode levar a melhorias em todas essas áreas.
Essa coisa é: colaboração.
Colaboração não é apenas uma coisa boa para se fazer. Ao promover um ambiente colaborativo, você pode obter melhores resultados finais. Aqui estão cinco principais benefícios da colaboração para pequenas empresas.
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Você já encontrou uma organização em que “a mão direita não sabe o que a mão esquerda está fazendo”?
O que acontece em tal ambiente? Muitas atividades duplicadas. As coisas caem pelas rachaduras. Alguém deixa cair a bola em alguma coisa e uma mini crise se instala. Os funcionários acabam tendo que refazer o trabalho ou corrigir os erros que poderiam ter sido evitados em primeiro lugar.
E qual é o impacto na empresa? Projetos demoram mais para terminar. Os clientes estão insatisfeitos e podem ir embora. A empresa acaba gastando mais tempo, recursos humanos e dinheiro do que o necessário, prejudicando o resultado final.
Mas através de uma melhor colaboração, seus funcionários ganham clareza em seus papéis. Clareza ajuda cada pessoa a saber o que é suposto fazer. Eles sabem o que os outros estão fazendo - ou não estão fazendo. A clareza através da colaboração libera os funcionários para se concentrarem em partes específicas da sua missão, em momentos específicos - sem sobreposições ou lacunas dispendiosas. As coisas fluem mais suavemente e são feitas corretamente na primeira vez. E isso significa custos mais baixos para os negócios e tempos de resposta mais rápidos.
E a boa notícia é que ferramentas tecnológicas baratas podem ajudar na colaboração. Ferramentas de colaboração na nuvem, como o Microsoft Sharepoint, eliminam as lacunas e facilitam as atividades. Os processos fluem mais suavemente. Obtenha boas ferramentas de colaboração e sua equipe pode trabalhar em conjunto de maneira eficaz, levando a uma maior eficiência.
Melhor comunicação
Se você não tem um verdadeiro sistema de colaboração para sua equipe, isso provavelmente significa que sua equipe precisa contar com métodos de comunicação, como sistemas telefônicos, bate-papo por texto ou e-mail. Embora o telefone e o email sejam essenciais, eles podem levar a informações fragmentadas, incompletas ou em silos.
Em vez de informações importantes estarem prontamente disponíveis para todos aqueles na organização que precisam conhecê-las, elas ficam ocultas em caixas de entrada individuais. Ou uma pessoa foi informada sobre algo, mas nunca compartilhou isso com outras pessoas da equipe que precisam saber.
Em suma, apesar de todas as ferramentas de comunicação, você tem uma lacuna de informação.
Mas com uma das muitas opções de colaboração baseadas em nuvem disponíveis, como o Microsoft Teams, por exemplo, a informação é mais amplamente disponível para todos que precisam saber. Lembre-se de que as informações só são valiosas se estiverem disponíveis para as pessoas certas nos momentos certos, para que possam usar essas informações para sua empresa.
Aproveitando as forças dos funcionários
Quando você incentiva seus funcionários a trabalharem juntos em projetos, você também obtém o benefício de cada pessoa poder trabalhar em atividades que sejam mais adequadas às suas forças específicas. Os projetos podem ser divididos de forma mais eficaz com base nas habilidades. Em outras palavras, você pode aproveitar os pontos fortes de seus funcionários.
Quando os funcionários estão fazendo um trabalho adequado e bom, eles farão um trabalho melhor. E eles conseguirão mais - para si e para a empresa.
Isso melhora a produtividade a longo prazo e também economiza dinheiro em tarefas como contratar e treinar novos funcionários.
Acesso a melhores trabalhadores
Por meio do uso de ferramentas de colaboração na nuvem, você amplia o potencial conjunto de funcionários. Por exemplo, com as ferramentas de colaboração de hoje, como o Yammer, você pode contratar mais funcionários remotos que, de outra forma, não desejariam se mudar. Além disso, os funcionários podem trabalhar em casa alguns dias por semana (algo importante para quem tem obrigações familiares).
Em essência, você pode atrair e reter trabalhadores valiosos, dando-lhes flexibilidade geográfica.
Em vez de limitar-se apenas aos que estão em sua área imediata, você pode contratar a pessoa que é melhor para o trabalho, independentemente de sua localização. E se você conseguir contratar os melhores funcionários, terá mais chances de fazer mais e ser mais eficiente como proprietário de uma empresa.
Clientes mais satisfeitos
Há uma correlação direta entre trabalhadores mais felizes e mais eficientes, além de processos mais eficientes - e o nível de satisfação entre os clientes.
Quando você tem membros da equipe que estão felizes no trabalho, bons no que fazem e capazes de trabalhar de forma eficiente, isso também se traduz em melhores serviços para seus clientes.
Mais uma vez, o benefício de ferramentas de colaboração como o Skype for Business na missão de satisfazer os clientes é claro. Em um recente bate-papo no Twitter, David Smith, vice-presidente mundial de vendas de pequenas e médias empresas da Microsoft, twittou que quase metade das pequenas empresas acredita que a colaboração na nuvem e ferramentas similares baseadas na nuvem levaram a clientes mais satisfeitos.
@ smallbiztrends P2: 44% dos proprietários de pequenas e médias empresas entrevistados disseram que tecnologias como #mobile & #cloud criaram clientes mais satisfeitos. #MSBizDicas
- David Smith (@DavidSmithSMB) 10 de novembro de 2016
Faça de 2017 o ano em que você aumenta a colaboração para melhorar sua empresa. Investigue e implemente uma ferramenta de colaboração e você verá o retorno em vários níveis.
No momento da redação deste artigo, Anita Campbell está participando do programa Microsoft Small Business Ambassador.
Trabalho em Equipe Foto via Shutterstock
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