A comunicação é fundamental para uma entrevista com funcionários, seja se você está considerando alguém para um emprego ou entrevistando uma testemunha de uma queixa no local de trabalho. Ouvir é um elemento importante de comunicação. Ouvir compreende cerca de 45 por cento da comunicação, de acordo com pesquisa conduzida pelos professores de informação agrícola da Universidade do Missouri, Dick Lee e Delmar Hatesohl. Sua pesquisa sugere que a escrita compreende apenas nove por cento do tempo que passamos nos comunicando. Fazer anotações durante entrevistas com funcionários pode afetar sua capacidade de sintetizar as informações fornecidas pelos candidatos e funcionários.
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Durante uma entrevista de emprego, é costume definir o palco com um quebra-gelo e uma explicação do processo. Nestes primeiros minutos durante a entrevista, diga ao candidato que você fará anotações durante a entrevista, porque você as analisará durante o processo de seleção. Essa é uma maneira gentil de dizer que você pode não conseguir fazer contato visual em 100% do tempo. Ele também prepara o candidato para qualquer silêncio constrangedor durante o qual você está escrevendo em vez de falar. Dito isso, não leve o candidato a acreditar que você vai gravar cada palavra que ele disser. E, se você precisar de um momento para terminar, faça uma breve nota, olhe para cima, sorria e diga algo como "Boa resposta, me dê um segundo para anotar isso", ou "Pergunta interessante, vou anotá-la e fazer Certifique-se de obter uma resposta. "
Atenção
Estar atento durante uma entrevista com um possível funcionário diz que você está interessado no que o candidato tem a dizer sobre seu histórico de trabalho, seu interesse em sua organização e as contribuições que ela acredita que pode fazer se for contratado. Claro, você quer capturar muitos dos pontos-chave que o candidato levanta quando responde às perguntas da sua entrevista; no entanto, você não precisa transcrever suas respostas textualmente. Desenvolva um método abreviado para fazer anotações durante uma entrevista com o funcionário, para que você gaste menos tempo escrevendo e mais tempo ouvindo e compreendendo.
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Durante uma entrevista de emprego, evite fazer anotações sobre a inscrição ou o currículo do candidato. Escrever suas anotações de entrevista em uma página separada atenua seu risco de responsabilidade por fazer anotações que não têm nada a ver com as qualificações ou conhecimentos do candidato. As melhores práticas de recursos humanos aconselham fortemente contra o uso do aplicativo e o currículo para anotações. Os tipos de anotações que você faz durante uma entrevista devem ser focados apenas na adequação do candidato para o cargo - nunca em fatores não relacionados ao trabalho, como aparência, nacionalidade, idioma, religião, idade, incapacidade ou quaisquer outros fatores que sinalizem práticas de emprego desleal. Se você está entrevistando e contratando práticas que são questionadas, quaisquer anotações que você fizer sobre o pedido de emprego e currículo poderão ser intimadas para produção se um candidato mal sucedido buscar ação legal para provar que você ou sua organização se envolveram em práticas de seleção discriminatórias.
Entrevista investigativa
Tomar notas durante uma entrevista investigativa é completamente diferente do que anotações durante uma entrevista de emprego. Quando um funcionário chega ao seu escritório para registrar uma queixa no local de trabalho, você ainda começa com uma explicação de por que está fazendo anotações. Mas, a razão pela qual você está tomando notas durante esse tipo de entrevista é garantir que você registre com precisão cada ponto que o funcionário faz e você estará usando suas anotações para elaborar uma declaração por escrito para que o funcionário analise e assine. Essa forma de anotação também exige uma escuta cuidadosa, mas também pode exigir que você escreva mais enquanto o funcionário explica os detalhes da queixa. Usando um aplicativo de processamento de texto é a maneira mais eficaz de tomar notas durante este tipo de entrevista, especialmente se você for um digitador rápido.
Anotações de Candidatos
Quando você está do outro lado da mesa sendo entrevistado para um emprego, tomar notas pode sugerir que você está totalmente envolvido no processo de entrevista e levando sua candidatura a sério. Antes de sacar seu bloco de notas, no entanto, pergunte à entrevista se ela se importaria se você fizesse algumas anotações. É improvável que um recrutador ou gerente de contratação diga "Não", desde que você não diga algo como "Espere um segundo enquanto eu escrevo o que você acabou de dizer". Tomar notas durante a entrevista também ajuda quando é a sua vez de fazer perguntas sobre o trabalho e a empresa.
