Nos negócios, muitas vezes é necessário escrever uma proposta para oferecer soluções para problemas reais. Em seu livro "Comunicação Empresarial: Processo e Produto", Mary Guffey afirma: "Propostas são propostas persuasivas para resolver problemas, fornecer serviços ou vender equipamentos". Embora a redação de propostas muitas vezes exija uma extensa pesquisa e deva ser feita em prazos apertados, O documento até suas partes básicas pode simplificar bastante o processo e aumentar as chances de a proposta ser recebida com uma resposta favorável.
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Conheça o seu público. Realizar pesquisas para determinar os indivíduos que compõem a cadeia de comando lendo a proposta. Isso determinará o nível de técnica da linguagem, se será necessário ou não um glossário para definir os termos, o tom e a quantidade de informações básicas sobre o problema que precisam ser incluídas.
Realizar pesquisas para identificar tentativas anteriores de resolver o problema e as deficiências desses esforços. Descubra os custos de materiais e mão de obra e determine quanto tempo levará do início ao fim para concluir todas as fases de implementação da solução proposta.
Use a introdução para identificar o problema e seu significado. Fornecer evidências de que existe um problema, como perda verificável de dinheiro, tempo ou clientes. Descreva por que tomar medidas para resolver o problema é necessário agora. Descreva brevemente sua solução e, com base em sua pesquisa, forneça uma prova de que sua solução proposta funcionará.
Fornecer informações sobre o problema nos parágrafos do corpo, incluindo suas causas e tentativas anteriores de resolver o problema. Reconhecer soluções alternativas, gráficos ou gráficos de informação. De acordo com Robert Adler e Jeanne Elmhorst, editores de “Comunicação no trabalho: princípios para negócios e profissões”, uma análise comparativa “é especialmente útil quando o público está considerando uma ideia que concorre com a que você está defendendo”.
Razões de fornecimento, o problema precisa ser resolvido e propor sua solução e seus benefícios. Inclua descrições do produto ou serviço sendo recomendado e detalhes sobre como ele resolverá o problema. Inclua um cronograma descrevendo os prazos para cada etapa do projeto.
Relate os custos atualmente sendo gastos e indique como sua solução economizará dinheiro. No livro "The Bedford Guide for College Writers", de X.J Kennedy et al., Os redatores das propostas são aconselhados a "estimar os recursos - dinheiro, pessoas, habilidades, material - e o tempo necessário para implementar a solução".
Conclua com as recomendações finais e as conseqüências potenciais de não agir no que se refere aos objetivos da organização. Use a conclusão para “revender de forma persuasiva sua proposta enfatizando os benefícios de sua solução, produto ou serviço sobre quaisquer ideias concorrentes”, sugere Gerald Alfred et al., Editores do “Manual de Redação Técnica”.
