Como escrever memorandos

Um memorando, ou memorando, é um documento usado para se comunicar dentro de uma organização. Esse tipo de documento geralmente comunica problemas ou avisos aos membros da organização, persuade outros a agir ou solicita feedback. Os memorandos são necessariamente curtos e concisos e seguem um formato específico. Quase todo campo profissional usa memorandos para se comunicar; aprender a escrever é muitas vezes importante para o sucesso profissional.

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Anote a ideia geral de seu memorando e seu público-alvo antes de escrever o documento real. A consideração da audiência é muito importante ao escrever memorandos. Por exemplo, se um problema envolver apenas um pequeno grupo de pessoas, não direcione o memorando para toda a organização. Considere a linguagem apropriada para o público em geral. Você pode querer comunicar uma mensagem de forma diferente aos superiores que aos subordinados.

Preencha sua seção de cabeçalho. Todos os memos devem ter as mesmas seções. Primeiro, a seção “Para” conterá o nome dos receptores. Por exemplo, “Para: John Smith” ou “Para: Equipe da Smith Co.” trabalharia em uma linha “Para:”. Na linha "Para:", preencha uma linha "De:" com o seu nome. Diretamente abaixo da linha “De:”, inclua uma seção “Data:” com a data em que o memorando é escrito. Meses são freqüentemente abreviados; Fevereiro torna-se “fevereiro”. Por último, inclua uma linha “Assunto:” com um título específico que irá indicar sobre o que é o memorando.

Escreva sua mensagem em seguida; Apontar para não mais do que uma página. Sua primeira sentença deve indicar claramente o propósito e o contexto do memorando. Em seguida, se for o caso, explique o contexto do evento, situação ou circunstância do assunto do memorando resumidamente. A seguir, explique exatamente o que você quer ou espera daqueles que recebem o memorando. Se o seu memorando for necessariamente mais longo do que uma página, você poderá incluir um breve parágrafo de resumo no final da mensagem para fins de clareza.

Feche com um final educado. Certifique-se de agradecer aos destinatários pelo tempo que passaram lendo o memorando e convidando a discussão ou comentários sobre o conteúdo do memorando em si.

Inclua uma linha “Anexado:” após o fechamento, se você precisar anexar documentos adicionais ao memorando. Indique brevemente o título dos anexos nesta linha, como "Anexado: Continuar".

Revise seu memorando para cortar qualquer informação que seja supérflua e simplifique sentenças prolixas. O objetivo do memorando é breve.

Verifique a sua nota para problemas de ortografia e gramática. Memos geralmente são considerados documentos profissionais. Erros descuidados e desatenção à gramática podem refletir mal no escritor.