Os cargos de secretário e tesoureiro são importantes para a função geral de uma organização sem fins lucrativos. Dependendo das regulamentações das organizações 501c3 em seu estado e do orçamento da organização, as posições podem ser separadas ou combinadas. Organizações sem fins lucrativos menores podem optar por combinar as posições de secretário e tesoureiro para reduzir a quantidade de mão de obra necessária para administrar com sucesso a organização.
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O financiamento para uma organização sem fins lucrativos vem de doações, subvenções e captação de recursos. Para manter o status de uma empresa sem fins lucrativos, a organização deve certificar-se de que alguém esteja no lugar que controle todo o dinheiro que entra, de onde vem e para onde vai. O tesoureiro responde por todo o dinheiro recebido pela fundação e garante alocá-lo na conta correta. Essa pessoa também é responsável por registrar o recebimento dos fundos e depositá-los na conta bancária da organização.
Orçamento operacional
Outro dever do tesoureiro é ajudar o conselho a determinar o orçamento operacional da organização sem fins lucrativos. O tesoureiro supervisiona o recebimento e pagamento de contas e pode ajudar a estimar a renda projetada para a organização sem fins lucrativos. Isso ajuda o conselho a alocar melhor os fundos para diferentes projetos e programas comunitários que a fundação apóia, bem como planejar despesas operacionais e manter um fundo de contingência em caso de uma fatura inesperada ou situação de emergência, como manutenção inesperada de prédios.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingComunicação
O secretário de uma organização sem fins lucrativos é responsável pela comunicação da organização. Ela mantém um horário comercial regular para poder receber convidados, membros do conselho e doadores, atende o telefone e retorna mensagens. O secretário também aceita promessas e doações em nome da organização, elabora cartas e outras correspondências e processa todas as correspondências recebidas. O secretário pode atuar no conselho de administração da organização sem fins lucrativos e participar de todas as reuniões do conselho. Nessa função, o secretário gerencia a comunicação entre os membros do conselho, assiste o presidente e dá instruções para o presidente em uma reunião do conselho, se necessário.
Relatório
Uma organização sem fins lucrativos deve produzir muitos relatórios diferentes para os doadores, a diretoria e o governo. A secretária cria e distribui todos esses relatórios, certificando-se de atualizá-los corretamente em uma base regular. Exemplos desses relatórios incluem relatórios de despesas, alocação de fundos e análise de custos para captação de recursos e outros eventos. O secretário também redige cartas e relatórios de doações para serem usados pelos doadores para contribuições dedutíveis para a fundação.
