Proprietários de pequenas empresas são alguns dos trabalhadores mais difíceis. Você luta para sobreviver e para acompanhar tudo o que acontece na sua empresa. Muitas pequenas start-ups estão correndo com pouco dinheiro, e absolutamente dependentes de manter seus preciosos clientes e clientes para manter o dinheiro entrando na porta.
Não só isso, mas pequenos empresários sabem como usar muitos chapéus (e ficam ótimos neles!). Em um minuto você pode estar fazendo chamadas de vendas, no minuto seguinte você pode estar fazendo a entrada de dados, liberando a copiadora, processando uma fatura do cliente ou solicitando suprimentos de escritório. Você faz tudo.
$config[code] not foundProprietários de pequenas empresas enfrentam tantas responsabilidades … e depois há as despesas! Qualquer um que tenha embarcado nos primeiros anos de uma startup ou gerenciou um pequeno escritório pode informá-lo - tudo sobre o orçamento é examinado de clipes de papel para software. Algumas centenas de dólares podem significar a diferença entre fazer a folha de pagamento e pagar o aluguel do escritório (ou até mesmo pagar seu próprio aluguel).
Não é de admirar que os proprietários de pequenas empresas se sintam estressados e às vezes limitados. É uma grande responsabilidade e, embora exista muita alegria em administrar uma pequena empresa e ser seu próprio patrão (urgente!), Também há muita ansiedade. Se um prazo é perdido ou um cliente sai, ele pode acabar com você.
Liberte-se da Loucura da Planilha
Muitos proprietários de pequenas empresas criam sistemas elaborados de planilhas para acompanhar tudo. Afinal, você precisa encontrar uma maneira de manter o controle sobre todos os contatos de clientes, seus pedidos e documentos associados a esses pedidos, prazos, metas do projeto e marcos.
Depois, há os calendários: como proprietário de uma pequena empresa, você precisará de cinco ou seis calendários diferentes (pelo menos). Um calendário de produção, um calendário para acompanhar vendas e compromissos com clientes, seu próprio calendário, claro, um calendário da comunidade para coincidir e cronometrar seus eventos com acontecimentos significativos … a lista continua.
Provavelmente, você desejará configurar uma planilha para acompanhar quando seus clientes foram enviados por e-mail e quando você atualizou as informações de contato pela última vez, o que precisará ser atualizado em seu sistema de e-mail. Você também desejará uma planilha com seus sistemas de e-mail, atualizações de mídia social, análises, programas de software e software de faturamento, contabilidade e vendas. Ah … e, claro, você vai querer fazer uma planilha de suas planilhas.
PARE A LOUCURA!
Você precisa de um programa de gerenciamento de projetos
Existe este software de gerenciamento de projetos de equívoco comum que é apenas para grandes empresas. Realmente, embora seja absolutamente crítico para pequenas empresas. Grandes empresas podem se dar ao luxo de perder um cliente aqui e ali, mas as pequenas empresas não conseguem. Grandes empresas têm várias pessoas gerenciando e trabalhando em uma tarefa, e elas podem acompanhar apenas uma parte do projeto. Para os pequenos empresários, você tem que acompanhar tudo isso.
É por isso que, como proprietário de uma pequena empresa, é essencial ter um ótimo software de gerenciamento de projetos. É sobre liberar você para fazer as coisas que você precisa fazer. Passar horas tentando percorrer enormes arquivos do Excel para encontrar a resposta a uma pergunta simples pode ser enlouquecedor e pode lhe custar tempo e dinheiro. Nos negócios, a tendência para ferramentas inteligentes de gerenciamento de projetos continua, e está apenas ficando mais forte.
O fator de custo
A coisa surpreendente sobre software de gerenciamento de projetos é que não é tão caro quanto você imagina. Dependendo do número de usuários, você pode acessar muitos programas gratuitamente e a maioria por menos de cem dólares por mês.
Outra preocupação é o tempo que pode levar para “mover dados” e configurar o software. Encontre um programa de gerenciamento de projetos que se integre aos sistemas que você já possui e trabalhe com seus calendários e programas de contato com o cliente, como Gmail, Google Calendar, MailChimp e Evernote. Depois de se comprometer com o uso de um programa de gerenciamento de projetos, ele pode estar ativo e funcionando literalmente por um dia.
Organize-se
Pense no software de gerenciamento de projetos como um gabinete de arquivos, calendário e um grande quadro branco, tudo em um só. Imagine que você está sentado em seu escritório há vinte anos, cercado por um cartão de visita e um arquivo Rolodex para cada cliente. Você tem cópias em papel de todos os documentos enviados. Você tem livros de contabilidade e arquivos em arquivos. Você tem um quadro grande para acompanhar todos os projetos em seu pipeline e vários calendários diferentes para rastrear os prazos de vencimento de cada projeto.
Você se sente sobrecarregado ainda?
Um ótimo software de gerenciamento de projetos oferece acesso e organização a todos esses dados na palma da sua mão ou na tela da sua área de trabalho. É um gerente de projetos virtual, que lembra as datas de vencimento e os prazos finais, e dá uma pequena cutucada quando você precisa entrar em contato com alguém.
Como proprietário de uma empresa de pequeno porte, a questão não deveria ser se você pode gastar tempo e energia para usar um programa de gerenciamento de projetos - mas como você poderia deixar de usá-lo?
Foto de grupo de trabalho pequeno via Shutterstock
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