Existem agora mais de 11.000 jurisdições de impostos sobre vendas nos EUA.
Cumprindo com esta matriz jurisdicional complexa, cada um com seu próprio conjunto de taxas, regulamentos e formulários pode ser nada menos que um pesadelo para pequenas empresas de comércio eletrônico.
Para conscientizar os varejistas on-line sobre as considerações mais importantes, a Small Business Trends conduziu uma entrevista exclusiva, conduzida por telefone, com Chris Livingston, diretor de operações e gerenciamento de produtos da VertexSMB, uma empresa que fornece software de automação fiscal de vendas e uso para pequenas e médias empresas. empresas de tamanho
$config[code] not foundLivingston descreveu as seguintes nove considerações nesta lista de verificação de conformidade de vendas:
Lista de verificação de conformidade do imposto sobre vendas
1. Conheça o seu Nexus
O fator de conformidade mais importante é conhecer seu “nexo”.
Nexus Definido
Nexus - também conhecido como "presença física suficiente" - é o termo usado para determinar se um negócio que vende produtos em outro estado é responsável por coletar vendas ou usar impostos naquele estado.
O Nexus é necessário para que uma jurisdição possa impor impostos a uma entidade. Portanto, é vital que as empresas de comércio eletrônico conheçam os estados em que têm presença física suficiente.
Determinar onde existe o nexus pode ser complicado, mas a não conformidade pode ser dispendiosa, na forma de auditorias, penalidades e juros.
O que constitui "Presença Física"
A presença física que o Nexus requer pode incluir coisas como ter espaço no escritório, funcionários, um depósito, afiliados, estoque ou envio direto de um fornecedor terceirizado em outro estado. Em algumas jurisdições, mesmo ter um outdoor ao lado da rodovia poderia constituir um nexo, disse Livingston.
“Nos dias anteriores ao comércio eletrônico, conhecer o seu nexo era simples e direto”, disse ele. “Você possuía uma loja local de tijolo e argamassa onde os clientes compravam produtos e pagavam o imposto sobre vendas. Agora, você deve considerar onde estão seus outdoors, os estados onde seus vendedores moram e onde você tem estoque. ”
Click-through e Nexus de afiliados
Com o início do comércio eletrônico, muitos estados aprovaram a legislação de “nexos de cliques” e “nexos de afiliados” para impor impostos sobre as vendas feitas por varejistas on-line.
De acordo com um artigo no site do Instituto Fiscal de Vendas, a legislação de nexos de cliques normalmente exige que um vendedor remoto "atinja um limite mínimo de vendas no estado em questão, resultante das atividades de um agente de referência no estado". fazer pagamentos de comissões ao residente no estado por quaisquer pedidos que surjam como resultado da referência de click-through do site do residente. ”
A legislação de nexo de afiliação normalmente exige que um varejista remoto detenha “interesse substancial em, ou seja, propriedade de, um varejista no estado e o varejista venda a mesma ou uma linha substancialmente similar de produtos sob o mesmo nome comercial ou semelhante” artigo disse.
2. Obtenha o imposto sobre vendas e as licenças comerciais
Depois que os vendedores estabelecem o nexo, eles precisam obter o imposto sobre vendas e as licenças comerciais.
“Quase todos os estados exigem que os varejistas se registrem ou sejam licenciados para cobrar o imposto sobre vendas”, disse Livingston. "Uma vez que os vendedores decidam que sua loja tem nexus em um determinado estado, eles precisarão se registrar para coletar o imposto sobre vendas para aquele estado."
Segundo Livingston, cada jurisdição tem seu próprio método para obter licenças.
"Os comerciantes terão que apresentar diferentes formas com as várias jurisdições", disse ele. “Alguns exigem impressões digitais, enquanto outros usam o número do seguro social do vendedor, por exemplo. Além disso, como algumas licenças são renováveis, os comerciantes precisarão ficar atualizados quando ocorrerem períodos de renovação. ”
3. Conheça as taxas de imposto
Para evitar mais ou menos a coleta de impostos sobre vendas, as empresas de comércio eletrônico devem conhecer as taxas de impostos corretas nos estados e jurisdições em que têm nexos.
Alguns estados ficam tão granulares que a taxa muda quase para o nível da rua, disse Livingston.
Ele citou um exemplo de uma empresa que carregava docas em duas ruas separadas em lados diferentes do prédio, cada uma com uma alíquota diferente.
"O negócio tinha que ficar constantemente atento em qual mercadoria da doca estava sendo descarregada", disse ele.
4. Compreender as regras de tributação do produto
A maioria dos itens vendidos são considerados propriedade pessoal tangível (TPP) e são tributados à taxa padrão de imposto sobre vendas. Isso nem sempre é o caso, no entanto, disse Livingston.
"As coisas podem mudar quando você entra na taxabilidade do produto", disse ele. “Pode haver regras especiais em torno de maquinário pesado, por exemplo. É considerado TPP em algumas jurisdições, mas, dependendo de seu uso, pode ser isento em outras, ou tributado em uma taxa diferente ”.
Livingston também apontou que “Software as a Service” (SaaS) é realmente considerado um serviço para fins fiscais e, dependendo da localização de onde os serviços são realizados, pode ter conseqüências fiscais diferentes.
5. Reconhecer a diferença entre a origem vs. Destino
Quando se trata de transações intraestadas (aquelas que ocorrem dentro do mesmo estado), existem dois tipos de jurisdições: origem e destino.
Alguns estados taxam baseado em onde o produto se originou enquanto outros taxam baseado em seu destino, de acordo com Livingston.
"Estados como Pensilvânia, Arizona e Novo México cobram imposto com base na origem", disse ele. “Por exemplo, uma venda originada em Tempe (AZ) para um produto enviado para Scottsdale, será tributada usando a taxa de imposto Tempe. Outros estados, como Nova Jersey e Louisiana, determinam a taxa de imposto com base no local da fatura. Não é sinônimo em toda a linha. "
6. Manter certificados de isenção
Os vendedores podem emitir certificados de isenção para um comprador por vários motivos, incluindo revenda, produtos usados no processo de fabricação ou usados na agricultura.
"O vendedor deve solicitar e manter esse certificado em arquivo para provar a razão para não taxar uma transação", disse ele. “Existem regras jurisdicionais diferentes em torno disso. Os compradores precisam armazenar e manter o certificado no caso de serem auditados. ”
Livingston também mencionou outra área onde existem isenções de impostos: zonas empresariais.
"Uma zona empresarial é uma área geográfica designada como uma isenção especial para o avanço econômico, como a construção de um novo shopping", disse Livingston. “Nesse caso, as isenções servem como incentivos para fazer com que as empresas entrem”.
7. Cobrar o tipo de imposto correto
O imposto sobre vendas (transações intraestaduais) e o imposto sobre uso do vendedor (transações interestaduais) podem ser diferentes. Por isso, é importante saber o tipo de imposto que está sendo cobrado.
"Transações diferentes exigem diferentes tipos de impostos, seja o imposto sobre vendas ou o imposto sobre o uso do vendedor", disse Livingston. "O imposto sobre vendas está relacionado a transações intraestaduais e pode ter uma taxa, enquanto o imposto sobre uso do vendedor, relacionado a transações interestaduais, pode ter outro."
Com base no tipo de imposto, os comerciantes precisam cobrar a taxa correta e preencher o formulário adequado quando for a hora de remeter o imposto.
"Os comerciantes às vezes podem usar o mesmo formulário para ambos os tipos de impostos, mas podem ter que usar formulários diferentes, dependendo da jurisdição", disse Livingston. "É importante que eles arquivem corretamente, para evitar multas e juros".
8. Conhecer o risco em retornos
"Há retornos específicos de impostos sobre vendas, retornos específicos de imposto sobre o uso do vendedor e retornos específicos de imposto sobre o uso do consumidor", disse Livingston. “Encontrar, usar e enviar corretamente esses formulários é uma tarefa difícil e árdua, cheia de possíveis erros e riscos. O arquivamento eletrônico e os pagamentos eletrônicos apenas aumentam o risco e contribuem para o processo. ”
Livingston também apontou que um cliente que comprou algo de um varejista on-line que não tinha nexos e não cobrava imposto pode ser obrigado a pagar o imposto sobre o uso do consumidor na compra.
9. Entenda os disparadores de auditoria
O último item da lista tem a ver com auditorias, algo que nenhum comerciante de comércio eletrônico quer, mas, de acordo com Livingston, terá que passar por isso em algum momento. Como tal, os varejistas precisam entender que tipo de ações acionam uma auditoria.
"Uma porcentagem significativa de vendas isentas, grandes mudanças (aumento ou diminuição) no imposto sobre vendas e arquivamentos atrasados podem desencadear uma auditoria", disse Livingston."Não é uma questão de se você é auditado, mas quando. O homem do imposto vem.
Livingston aconselhou as pequenas empresas de comércio eletrônico a trabalhar com um consultor fiscal confiável - seja um CPA ou especialista em imposto sobre vendas, para obter um melhor entendimento do processo de conformidade.
“A conformidade fiscal de vendas é uma questão muito complexa que requer a ajuda de alguém com know-how”, disse ele. “Os comerciantes seriam sábios para receber conselhos de um conselheiro de confiança.”
Imprima esta lista de verificação de conformidade de vendas para manter as considerações mais importantes em destaque:
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