Manter-se organizado é fundamental para garantir que o escritório funcione sem problemas. Como um assistente executivo, muitas vezes você é procurado para manter o escritório eficiente e se você não estiver pronto, as coisas podem ficar agitadas. Você está sendo solicitado a realizar tarefas diariamente, semanalmente e mensalmente. Sem organização, é fácil ficar confuso e esquecer prazos importantes.
Fazer área
Designe uma parte de sua mesa como a área de "tarefas" em vez de ter notas adesivas e papel em todos os lugares. Coloque os itens em uma caixa ou pasta em sua mesa e verifique-a periodicamente ao longo do dia. À medida que as tarefas são concluídas, remova os itens da mesa para uma "pasta pronta" ou para uma caixa para arquivamento. No início de cada dia, faça uma lista completa das tarefas do dia e coloque-a na pasta "afazeres". Raspe as tarefas conforme elas são concluídas. Adicione tarefas conforme elas chegam e, no final do dia, verifique se tudo está concluído.
$config[code] not foundDias fixos
Designe dias para tarefas semanais. “Você pode organizar sua semana para que você saiba, até certo ponto, o que vai fazer”, diz Victoria Moran, da OfficePRO Magazine. Por exemplo, escolha a quarta-feira como o dia da triagem e mantenha os documentos que precisam ser triturados em uma caixa até o momento. Ou, registre dinheiro às sextas-feiras. Isso também pode funcionar com atividades diárias. Moran sugere devolver voz e email em determinados horários por dia. (REF1) Dessa forma, você não terá que parar o que está fazendo com frequência durante o dia.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingCodificação de cores
Usar o código de cores pode ajudá-lo a organizar o que precisa ser feito e quando. “Sempre pense em quais tarefas você executa e com que frequência você as executa”, diz Judith Allen, da Admin Secrets. (REF2) Código semanal de atribuição de uma cor como vermelho; dar tarefas diárias azul, tarefas mensais amarelas e assim por diante. Coloque as tarefas nas pastas de código, depois pegue seu calendário e marque o que precisa ser feito com um quadrado colorido atrás dele. Em calendários eletrônicos, digite as palavras nas cores da tarefa, se você não puder criar uma caixa.
Compartilhar Responsabilidade
Compartilhar responsabilidades é uma parte essencial para se manter organizado. Pode parecer difícil, já que você é a pessoa a quem a maioria das tarefas é delegada, mas isso pode ser feito. Às vezes, a pontualidade de sua tarefa depende das ações de seus supervisores e colegas de trabalho. Se você estiver no comando do livro de balanceamento, dê aos seus colegas de trabalho um prazo para entregar seus tocos. Também peça que eles assinem cada cheque que eles retiraram do livro. Se o seu chefe estiver fazendo uma viagem, peça-lhe que anote ou dê uma lista do que precisa ser feito. Em seguida, forneça uma cópia da lista para garantir que você esteja na mesma página. Além disso, ofereça pastas especiais aos colegas de trabalho para entregar todos os recibos de caixa em uma única pasta. Dessa forma, você não terá que caçar ninguém quando chegar a hora de conciliar a gaveta.
