Auxiliares administrativos - ou assistentes, como também são chamados - fornecem o suporte administrativo e logístico que um escritório precisa para funcionar. As responsabilidades básicas dependem da descrição do trabalho, mas, em geral, os empregadores preferem candidatos com conhecimentos de informática com habilidades de comunicação superiores, senso de organização e habilidades avançadas de multitarefa. Os gerentes nem sempre estão disponíveis para supervisionar todas as partes de um projeto, portanto, a capacidade de trabalhar de forma independente também é importante.
$config[code] not foundRequisitos básicos
Requisitos iniciais dependem do trabalho. Posições de nível de entrada são geralmente abertas a Graduados do ensino médio com base escritório, computador e gramática inglesa Habilidades. As aulas nessas disciplinas estão disponíveis em faculdades comunitárias locais e escolas técnicas. Essas instituições também atraem candidatos a secretários médicos e jurídicos que precisam aprender o jargão específico da indústria, observa o Bureau of Labor Statistics. Muitas agências de colocação temporária oferecem treinamento semelhante; no entanto, os empregadores geralmente preferem um diploma de bacharel para cargos de secretariado executivo.
Coordenação e Agendamento
De atender telefones para atualizar calendários de eventos, assessores administrativos estão intimamente envolvidos em todas as atividades organizacionais significativas de um escritório. O encaminhamento de correspondência e fax para a pessoa apropriada faz parte do trabalho, assim como a marcação de compromissos e reuniões de equipe. Assistentes em organizações maiores, como faculdades ou agências públicas, também servem como contatos entre seus chefes e os vários departamentos das organizações.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingCorrespondência e Comunicações
Edição e composição de memorandos, relatórios e outros documentos do escritório é outra tarefa importante que os gerentes atribuem aos auxiliares administrativos. Trabalhos de nível mais alto vêm com responsabilidades mais complexas. Por exemplo, os assistentes executivos podem realizar pesquisas e preparar apresentações e planilhase os assessores dos distritos escolares podem compor, editar e produzir materiais para publicações departamentais, divisionais e escolares - além de boletins, códigos, boletins informativos e programas de desempenho.
Relação com cliente
Critério e bom julgamento são qualidades essenciais para auxiliares administrativos, que servem como rosto público de seu empregador. Esse papel geralmente envolve respostas a perguntas e assistência a clientes insatisfeitos. Por exemplo, um assessor de um escritório da empresa de administração de imóveis deve registrar detalhes da reclamação de um inquilino e ajudar a resolver seu problema. Os assessores precisam de habilidades superiores de resolução de problemas e resolução de conflitos para lidar com tais situações.
Manutenção de registros e gerenciamento de dados
Um assessor administrativo mantém a memória institucional de uma organização por meio de suas habilidades de gerenciamento de banco de dados e manutenção de registros. Em um distrito escolar, por exemplo, um assessor pode coordenar e manter arquivos e índices. Por outro lado, a associação de um proprietário pode esperar que os assistentes organizem e gerenciem correspondências gerais, faturas, porta-chaves, recibos de pequenos negócios e ordens de serviço - assim como os documentos internos da organização. Em organizações maiores, os assessores podem gerenciar almoxarifados ou bibliotecas corporativas.
