Como proprietário de uma pequena empresa, você já acompanha de perto os recursos da sua empresa, incluindo capital, funcionários e instalações. Mas e o tempo dos funcionários? O tempo é difícil de quantificar e rastrear e, como tal, muitos pequenos empresários tratam erroneamente o tempo como se fosse um recurso ilimitado. No entanto, isso não poderia estar mais longe da verdade.
Um estudo recente da McKinsey descobriu que apenas 9% dos executivos estavam "muito satisfeitos" com a distribuição do tempo dos funcionários. Além disso, quase metade dos executivos disse que a atual alocação de tempo não estava alinhada aos objetivos da empresa. E o trabalhador de escritório médio pode dizer que muito tempo da empresa é gasto em tarefas triviais, como responder a e-mails e participar de reuniões não essenciais.
$config[code] not foundA gestão eficaz do tempo é fundamental para a produtividade e rentabilidade do seu negócio. Então, como as empresas podem melhorar o gerenciamento de tempo? Não é tão fácil quanto simplesmente dizer aos funcionários que usem o tempo com mais eficiência. Em vez disso, a equipe de liderança precisa construir uma cultura corporativa que apoie ativamente o gerenciamento eficaz do tempo em toda a organização.
Uma cultura que suporta o gerenciamento efetivo do tempo
Privacidade do funcionário
A multitarefa é uma das principais palavras de ordem no mundo dos negócios. Espera-se que os funcionários consigam conciliar efetivamente várias tarefas de uma só vez. Assim, os gerentes preenchem suas horas de trabalho com vários projetos, reuniões e atividades corporativas.
No entanto, os estudos estão cada vez mais provando que a multitarefa é ineficaz. Na verdade, os pesquisadores de Stanford provaram que os multitarefas têm habilidades organizacionais precárias, são facilmente distraídos e freqüentemente não têm foco.
Se a multitarefa não é a chave para o gerenciamento eficaz do tempo, então o que é?
A resposta é fluxo. Como definido pelo autor e psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi, o fluxo ocorre quando você entra em um estado de concentração intensa e sem esforço na tarefa em mãos. É muitas vezes referido como "estar na zona", e os funcionários são muito mais produtivos nesse estado do que em qualquer outro momento.
Para melhorar a produtividade, os empregadores devem fazer tudo o que puderem para manter os funcionários no modo de fluxo. Isso significa promover um ambiente corporativo de silêncio e privacidade. Sempre que possível, os gerentes devem evitar sobrecarregar seus funcionários com várias tarefas ou distraí-los com e-mails e telefonemas desnecessários.
Muitos funcionários também se beneficiam de ter escritórios particulares, em vez de trabalhar em fazendas de cubículos barulhentos.
Reuniões Menos Eficazes
Um dos maiores flagelos para a gestão eficaz do tempo é a reunião corporativa. A reunião média ocupa um tempo valioso e interrompe o modo de fluxo do empregado, gerando muito pouco em termos de resultados significativos.
De acordo com uma pesquisa da Microsoft, reuniões ineficazes estão entre as que mais desperdiçam tempo na semana média de trabalho. Além disso, os funcionários passam quase seis horas por semana em reuniões e 69% dos funcionários acham que essas reuniões são improdutivas.
Para melhor administrar o tempo da empresa, os executivos só devem agendar reuniões absolutamente necessárias. As reuniões devem ter um propósito específico: tomar uma decisão ou resolver um problema. Deve haver uma agenda detalhada das questões a serem discutidas e em que ordem, e a quantidade de tempo alocada a cada uma delas.
Se uma reunião for projetada apenas para transmitir informações, considere o envio de um email. Muitas reuniões também podem ser feitas como opcionais, portanto, se um funcionário estiver nesse modo de fluxo crítico, ele poderá cancelar a interrupção.
Rastreamento de tempo
Todo executivo sabe que, para que uma empresa avance, é necessário que haja um conjunto claramente definido de objetivos e metas para o futuro. No entanto, apenas definir esses objetivos não é suficiente. Com muita frequência, os executivos e seus funcionários ficam atolados nas tarefas do dia-a-dia e nunca encontram tempo para avançar nos objetivos de longo prazo. É aqui que entra o acompanhamento eletrônico integrado do tempo.
Sistemas eficazes de controle eletrônico do tempo devem capturar os custos, bem como o tempo gasto para cada funcionário e projeto, e então integrar essas informações em uma visão abrangente da alocação de tempo da empresa. Dessa forma, você pode determinar se a alocação de tempo atual da sua empresa está alinhada com os objetivos da sua empresa. Como acontece com qualquer recurso, alocar corretamente o tempo reduzirá o desperdício e facilitará o crescimento da empresa.
Peter Druckers, o lendário consultor de gestão, disse certa vez:
O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.
No mundo dos negócios, o tempo é precioso. É do interesse de todos os empregadores promover uma cultura corporativa que os mensure, administre e valorize.
Foto improdutiva da reunião via Shutterstock
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