Trabalhar em um escritório exige que você tenha um conjunto específico de habilidades e seja capaz de usar certos tipos de equipamentos comuns a muitos escritórios. Se você não estiver familiarizado com um equipamento, precisará aprender. O equipamento usado e as habilidades necessárias podem variar ligeiramente de escritório para escritório, mas no geral são semelhantes.
Equipamento relacionado a papel
Alguns dos equipamentos de escritório são necessários para os aspectos de papel do negócio. As máquinas de fotocópia são usadas para fazer cópias de documentos para distribuir ou para tornar os documentos mais claros ou escuros. As impressoras também são usadas para imprimir documentos e e-mails que podem ser necessários para documentação. Muitos escritórios também usam shredders para descartar documentos confidenciais que não são mais necessários. As máquinas de fax ainda podem ser encontradas nos escritórios, mas não são tão comuns. Algumas fotocopiadoras têm recursos de fax.
$config[code] not foundComputadores
Hoje, muitos escritórios usam computadores para fazer negócios. Os funcionários usam o email para comunicação entre colegas de trabalho e clientes. Os documentos são criados usando software de processamento de texto e planilhas organizadas no computador. Alguns escritórios também utilizam scanners de documentos para digitalizar documentos em papel em formato eletrônico. Esses scanners são conectados a um computador e transferem os documentos em papel para arquivos de computador, que são arquivados no computador por um operador. Os funcionários em um escritório também costumam usar seus computadores para entrada de dados, dependendo do tipo de escritório.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingHabilidades de comunicação
Para ter sucesso no ambiente de escritório, um funcionário deve ser capaz de se comunicar bem. O tipo de comunicação varia de acordo com a descrição do trabalho. Alguns funcionários precisarão ser capazes de escrever bem e se comunicar por e-mail ou, possivelmente, até por correspondência normal. A comunicação oral também pode ser importante. Alguns funcionários do escritório atendem regularmente telefonemas e conversam com os clientes sobre a empresa. Mesmo aqueles funcionários que não se comunicam com clientes externos, uma boa comunicação entre seus colegas e chefes é muito importante. Dependendo do trabalho, as negociações podem até ser necessárias.
Gestão
Mesmo aqueles funcionários que não estão em cargos de gerência precisam ser capazes de se autogerenciar em seu trabalho. Um funcionário deve ser capaz de analisar sua carga de trabalho e determinar quais tarefas são mais importantes para serem executadas primeiro e quais podem esperar. Ele também deve ser capaz de gerenciar seu tempo ao longo do dia e usá-lo para concluir o maior número de tarefas possível. Certas chamadas telefônicas devem ser feitas em um horário específico, enquanto as tarefas diárias regulares podem aguardar um pouco.
Solução de problemas
Nem todos os aspectos de um trabalho de escritório são cortados e secos. Um funcionário precisará usar habilidades de solução de problemas para ajudar a descobrir a melhor maneira de concluir tarefas e o que pode ser feito para corrigir quaisquer problemas que possam surgir. Os funcionários devem poder trabalhar juntos e usar técnicas de brainstorming para resolver problemas e concluir projetos. Um funcionário se beneficiaria do uso da criatividade para encontrar soluções e implementá-las em seus projetos.
Habilidades de computador
Muitos escritórios preferem contratar funcionários com experiência em tipos específicos de software que a empresa usa, como software financeiro. Se alguém for contratado e não tiver essas habilidades, será necessário treinamento adicional para que ele possa fazer bem o seu trabalho. Alguns escritórios também exigem que um funcionário em potencial faça um teste de digitação. Quanto mais rápido uma pessoa puder digitar com precisão, mais eficiente será o funcionário. A capacidade de aprender rapidamente e resolver problemas simples do computador também é uma habilidade importante para os funcionários.
