Altos executivos, como CEOs, vice-presidentes de empresas e gerentes de operações, lidam com suas organizações com a ajuda do suporte administrativo executivo. Muitas vezes chamados de secretários executivos, administradores executivos ou assistentes executivos, esses profissionais lidam com as necessidades de informações e detalhes administrativos de seus chefes. Por causa do contato com os melhores funcionários de uma organização, eles podem realizar muitas tarefas de nível superior, como participar de reuniões importantes e conduzir pesquisas vitais.
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Porque eles lidam com gerentes, executivos, equipe técnica e funcionários em todos os níveis da organização, bem como clientes, os administradores executivos precisam de excelentes habilidades interpessoais. Eles devem ouvir ativamente as instruções de seus chefes, explicar informações verbalmente aos subordinados e escrever relatórios que os funcionários em geral entendam. Sua percepção social ajuda a coletar informações das pessoas e motivar os outros à ação. São necessárias boas habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo, pois elas lidam com várias tarefas ao mesmo tempo e podem funcionar para mais de um executivo. Os administradores executivos devem ter habilidades computacionais efetivas para usar software para processar, organizar e apresentar dados de forma eficaz.
Deveres
Os administradores executivos atuam como guardiões de seus executivos, examinando suas chamadas telefônicas e cartas, e recebendo mensagens. Os visitantes da empresa devem passar por eles para que possam decidir se permitem o acesso a executivos-chave. Eles também fazem planos de viagem, planejam reuniões e os atendem para registrar os minutos e compilar os dados solicitados por seus chefes. Eles revisam e escrevem correspondências e outros documentos comerciais por executivos e distribuem memorandos ou outras comunicações por escrito. Como parte de sua especialidade, eles podem operar equipamentos de escritório tão variados quanto computadores, copiadoras, aparelhos de fax e sistemas telefônicos.
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Em grandes organizações, os administradores executivos podem ser responsáveis por outros secretários, assistentes e funcionários, para que possam adicionar tarefas de gerenciamento à sua descrição de trabalho. Eles publicam descrições de cargos e, em seguida, entrevistam e verificam as qualificações dos candidatos. Eles então contratam, treinam e motivam administradores subordinados. Eles também atribuem tarefas e cronogramas, alocam espaço e suprimentos e monitoram o progresso e a qualidade do trabalho. Os administradores executivos também podem ser responsáveis por aumentos e promoções - bem como por despedimentos - subordinados.
Qualificações
O * NET OnLine mostra que 41 por cento dos administradores executivos têm algumas classes pós-secundárias, mas não têm diploma, 28 por cento têm diploma do ensino médio ou GED, e 26 por cento têm um grau de associado. Alguns administradores começam em cargos administrativos de nível inferior, mas com experiência e treinamento adicional sobem para posições de responsabilidade crescente até atingirem níveis executivos. Os graus de associado para assistentes executivos levam dois anos para serem concluídos e estão disponíveis em faculdades de administração e faculdades comunitárias. Alguns secretários executivos são graduados em administração de empresas nas universidades, o que leva quatro anos. A certificação voluntária está disponível em organizações nacionais, o que pode aumentar as oportunidades de emprego.
